Ketika Anda duduk di bangku sekolah, mengikuti kegiatan organisasi, atau bekerja di sebuah perusahaan, kerapkali Anda akan mendapatkan surat keputusan yang dikeluarkan oleh lembaga tertentu. Surat keputusan biasanya berisikan informasi terkait peraturan, kegiatan, hingga perintah untuk melakukan sesuatu.
Ada banyak jenis surat keputusan yang bisa Anda lihat, mulai dari SK untuk pribadi hingga umum. Semua jenis itu memiliki tujuan sama, yaitu untuk memberi kepastian atau keputusan secara tertulis dari suatu organisasi atau institusi sebagai solusi atas permasalahan dengan berlandaskan undang-undang.
Lalu, apa saja unsur-unsur yang terkandung dalam SK dan apa sebenarnya fungsi dari pembuatan surat tersebut? Simak penjelasan di bawah ini untuk mengetahui jawabannya!
Pengertian Surat Keputusan
Surat Keputusan (SK) adalah suatu bentuk dokumen tertulis yang berisi keputusan atau putusan resmi yang dikeluarkan oleh seseorang atau pihak yang berwenang untuk mengatur dan menetapkan kebijakan, keputusan, atau tindakan tertentu dalam suatu lembaga.
SK seringkali diterbitkan oleh pemerintah, perusahaan, atau institusi lainnya sebagai bentuk arahan atau pengaturan internal. Surat keputusan biasanya dijadikan sebagai bukti resmi bahwa sebuah keputusan atau ketetapan telah diambil dan telah disetujui oleh pihak yang berwenang.
Unsur-Unsur Surat Keputusan
Dalam membuat SK, tentu ada unsur-unsur penyusun surat agar informasi yang disampaikan bersifat resmi dan konkret. Berikut adalah beberapa unsur dari SK:
1. Konsideran
Dalam membaca SK, mungkin Anda sudah tidak asing lagi melihat kata-kata, seperti “menimbang,”; “mengingat,”; “memperhatikan,”; “membaca,”; dan “mendengar,”. Kelima kalimat tersebut merupakan sebuah pernyataan yang disebut konsideran.
Konsideran ini berisikan landasan hukum yang menjadi pertimbangan dari pembuatan SK. Jadi, dalam bagian ini, penulis akan memuat hal-hal seperti peraturan, undang-undang, saran, keputusan-keputusan terdahulu, dan lain sebagainya.
Biasanya sebuah SK akan menuliskan kalimat “menimbang,” dan “mengingat” sebagai pembuka dasar hukum yang dipakai. Kedua kalimat ini memiliki syarat penulisan yang harus diikuti.
Syarat penulisan kalimat “menimbang”:
- Berisi tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi landasan atau latar belakang pembuatan surat keputusan.
- Pokok-pokok pikiran tersebut diuraikan menggunakan kalimat jelas dan efektif.
- Setiap pokok pikiran harus diawali dengan huruf abjad (a), (b), (c), dan seterusnya. Setelah itu, awali kalimat dengan kata “Bahwa” dan akhiri dengan tanda baca titik koma (;).
Syarat penulisan kalimat “mengingat”:
- Memuat peraturan, perundang-undangan, atau hukum yang menjadi landasan dasar kewenangan pembentukan sebuah surat keputusan.
- Urutan penulisan peraturan atau UU ditulis secara berurutan dengan diawali angka (1), (2), (3), dst. Peraturan tersebut perlu dicantumkan secara kronologis berdasarkan tanggal pembuatan atau penetapannya.
- Akhiri setiap poin peraturan dengan tanda baca titik koma (;).
2. Desideratum
Berikutnya, bagian isi sebuah SK bisa disebut dengan desideratum. Pada bagian ini, surat berisikan apa sebenarnya tujuan pembuatan SK. Tujuan ini bisa saja lebih dari satu tergantung kebutuhan dan urgensi dari surat tersebut.
3. Diktum
Setelah tujuan pembuatan surat telah dijabarkan, kini Anda perlu menyampaikan keputusan atau ketetapan akhir dari penulisan surat tersebut. Isi keputusan diawali dengan kata “Memutuskan” dan “Menetapkan”.
Fungsi Surat Keputusan
Berikut adalah beberapa fungsi dari adanya pembuatan surat keputusan:
1. Mengarahkan pada tindakan tertentu
SK ditujukan untuk mengarahkan individu atau pihak tertentu melakukan sebuah tindakan. Arahannya ini dapat berupa menetapkan kebijakan, membuat tata tertib baru, pengangkatan pegawai atau anggota baru, atau pemberhentian pegawai atau anggota.
Dengan adanya SK, secara resmi seseorang yang dituju tersebut wajib melaksanakan perintah yang tercantum di dalamnya.
2. Jaminan secara hukum
Seperti yang sudah disebutkan pada bagian unsur, SK memiliki landasan hukum yang disebutkan dalam konsideran.
Hukum atau perundang-undangan ini berfungsi untuk memberikan jaminan kepada pihak penerima surat bahwa keputusan yang dibuat dilandaskan dengan peraturan resmi. Jadi, surat yang dituliskan pun memiliki jaminan legalitas hukum secara tertulis dan bukan dibuat secara sembarangan.
Contoh Surat Keputusan
Setelah mengetahui unsur dan fungsi dari SK, berikut ada beberapa contoh penulisan SK yang biasa dibuat oleh organisasi/perusahaan/institusi:
1. Contoh SK pengangkatan karyawan tetap
Sumber: Kita Lulus.
2. Contoh SK pengangkatan karyawan kontrak
Sumber: Slide Share
3. Contoh surat keputusan organisasi
Sumber: FTI Unmerpas.
4. Contoh surat keputusan direksi
Sumber: Academia Edu.
5. Contoh surat keputusan perusahaan
Sumber: Lez Get Real.
Cara Membuat Surat Keputusan
Pembuatan surat keputusan ternyata tidak sesederhana seperti membuat surat resmi atau surat dinas pada umumnya. Anda perlu memiliki pemahaman khusus mengenai regulasi penulisan surat resmi, misalnya seperti dalam hal penomoran surat resmi, struktur, serta penggunaan istilah-istilah tertentu di dalamnya. Untuk mempermudah pemahaman Anda, simak penjelasan berikut tentang cara membuat surat keputusan:
1. Bagian pembuka
Pada bagian pembuka dan awalan surat, perlu dicantumkan kop atau kepala surat dan kalimat pembuka.
Sama seperti surat resmi pada umumnya, surat keputusan juga perlu memiliki kop untuk menunjukkan identitas dan formalitas. Bagian ini berisi informasi nama organisasi/instansi, logo, nomor telepon, dan alamat.
Setelah itu, tuliskan konsideran yang diawali kalimat “membaca,”; “menimbang,”; dan sebagainya seperti yang sudah disebutkan di atas.
2. Bagian isi
Setelah bagian pembuka selesai, cantumkan tujuan Anda membuat SK dengan kalimat yang lugas dan efektif. Bagian isi atau desideratum ini perlu jelas penulisannya agar pihak yang dituju tidak salah paham dan dapat segera melaksanakan perintah atau arahan dari pengirim.
Gunakan kalimat sesuai Ejaan yang Disempurnakan (EYD) dan bahasa Indonesia baku.
3. Bagian penutup
Pada penutup ini, Anda bisa menuliskan bahwa ada kemungkinan antisipasi bila terjadi kekeliruan atau perubahan keputusan yang telah dibuat. Namun, bagian ini biasanya jarang dituliskan.
Jadi, pastikan landasan hukum dan tujuan Anda sudah jelas agar tidak perlu lagi melakukan perubahan perintah kepada pihak yang dituju.
4. Tembusan
SK umumnya selalu diikuti dengan tembusan karena penulisan surat ini menyangkut banyak pihak. Dengan begitu, pihak-pihak tersebut perlu diberitahu mengenai adanya kebijakan baru agar informasi bisa tersebar merata.
Demikianlah beberapa informasi terkait pengertian, unsur-unsur, fungsi, contoh, hingga cara pembuatan surat keputusan yang bisa Anda terapkan. Pastikan Anda memiliki landasan hukum yang kuat sebelum menuliskan SK sehingga informasi yang diberikan bersifat mengikat dan dapat dibuktikan kredibilitasnya.
