Ketika melakukan sebuah transaksi seperti pembelanjaan atau pembelian, pasti Anda diberikan sebuah dokumen berisi rincian pembayaran, ini disebut invoice yang difungsikan sebagai bentuk penagihan. Jadi, invoice adalah sebuah dokumen yang menunjukkan adanya transaksi antara pembeli dengan penjual (barang maupun jasa).Â
Dalam dokumen tersebut tertera berapa total transaksi, tanggal melakukannya, hingga metode pembayaran yang digunakan. Supaya lebih paham, mari membahas seputar invoice serta contohnya untuk pembayaran barang dan jasa pada bacaan kali ini.
Apa Itu Invoice?
Faktur atau invoice adalah dokumen penting untuk menunjukkan adanya transaksi antara pembeli dengan penjual. Transaksi yang dilakukan bisa dalam bentuk penjualan barang maupun jasa, tagihan kredit, dan lainnya.
Invoice bisa dalam bentuk secarik kertas maupun bukti tagihan digital (gambar atau file PDF). Biasanya dokumen tersebut sengaja dicetak dengan banyak salinan, tujuannya agar penjual maupun pembeli sama-sama memilikinya.
Dalam sebuah dokumen faktur, tertera rincian penagihan mulai jumlah pembelian, waktu transaksi, jenis barang atau jasa, hingga metode pembayaran yang digunakan. Pemberian informasi tagihan tersebut sudah dilakukan setelah konsumen menyelesaikan pemesanannya.
Selain berisi informasi terkait penagihan, dalam faktur juga tertera informasi kontak dari penjual atau perusahaan. Sehingga ketika sewaktu-waktu terjadi kesalahan, maka konsumen dapat mengajukan pengaduan ke pihak penjual/perusahaan terkait.
Guna faktur selain menunjukkan bukti transaksi secara resmi, juga berfungsi untuk memenuhi kewajiban bayar pajak. Dibuat dengan nomor seri berbeda-beda, gunanya untuk memudahkan pengarsipan ketika sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari.
Perlu diketahui pula bahwa invoice (faktur) berbeda dengan nota atau kwitansi pembayaran dalam hal timing serta tujuan penerbitannya. Faktur diterbitkan sebelum konsumen melakukan pembayaran, sedangkan nota kwitansi diterbitkan usai pembayaran diselesaikan.
Contoh Invoice Tagihan Pembayaran untuk Jasa dan Barang
Beberapa elemen harus terdapat dalam sebuah invoice supaya informasinya lebih terperinci. Macam elemen tersebut, antara lain nomor faktur, tanggal penerbitan, pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi, jumlah pajak, jatuh tempo pembayaran, sistem pembayaran, serta diskon dan syarat ketentuan pembayaran (opsional).
Jika sedang menekuni sebuah usaha dan sering terlibat dalam transaksi, sebaiknya perlu mengetahui seperti apa faktur yang diterbitkan. Lihat beberapa contoh invoice tagihan pembayaran untuk jasa dan barang di bawah ini.
1. Contoh invoice tagihan
Sumber: jurnal.id
Pada contoh faktur tagihan di atas, jumlah tagihannya sebesar 500 dolar Singapura dengan tanggal jatuh tempo 11 Februari 2013. Jadi, dapat dilihat bahwa informasi tagihan yang tertera di atas sangat lengkap, bahkan sudah disertai jumlah pajak, catatan khusus, serta pihak yang menerbitkannya.
Ketika Anda hendak menerbitkan faktur penagihan, maka setidaknya perlu mencantumkan informasi lengkap mengenai rincian tagihan yang perlu dibayar oleh konsumen. Jangan lupa menyertakan jumlah pajaknya.
2. Contoh invoice jasa
Sumber: Contohsurat
Contoh lainnya adalah invoice yang diterbitkan oleh penyedia jasa pembuatan website kepada kliennya (Karang Taruna Desa Sendangsari). Dalam tagihan pembayaran tersebut tertera apa saja yang dipesan oleh klien, termasuk jumlah dan total harga pembelian jasanya.
Selain itu, tercantum pula informasi rekening bank serta nama penyedia jasanya.
3. Contoh invoice pembayaran
Sumber: Daily Social
Ini merupakan informasi pembayaran mengenai jumlah produk yang dibeli di sebuah toko buku. Penyusunan setiap elemennya sederhana, namun tetap mencantumkan nomor order guna mempermudah pengarsipan toko.
Dalam dokumen pembayaran tersebut juga terdapat informasi nomor telepon toko. Sehingga ketika terdapat kesalahan dalam pembelian maupun pembayarannya, dapat mengajukan komplain pada kontak tertera.
4. Contoh invoice travel
Sumber: Mekari
Invoice travel sedikit berbeda dengan invoice lainnya karena harus dituliskan secara detail, mulai dari tanggal keberangkatan/kepulangan, waktu tiba, nama penumpang, jenis transportasi, jumlah pembelian, dan lain-lainnya. Kedetailan informasi tersebut sangat penting karena kaitannya dengan perjalanan penumpang.
5. Contoh invoice penjualan
Sumber: Detik Finance
Contoh di atas merupakan faktur penjualan dari sebuah Unit Dagang (UD). Dokumen tersebut dibuat secara sederhana tanpa logo toko, namun informasi penjualannya terbilang lumayan lengkap, mulai dari nomor faktur, informasi pengiriman, pembayaran, tanda tangan pihak-pihak bersangkutan, serta rincian barangnya.
6. Contoh invoice jasa perorangan
Sumber: paper.id
Faktur jasa perorangan biasanya ditujukan oleh individu kepada perusahaan yang menggunakan jasa dari individu tersebut. Contohnya ketika perusahaan membutuhkan freelancer (pekerja lepas) untuk melaksanakan proyek, seperti pada bidang kepenulisan, desain grafis, jasa pembuatan website, dan sebagainya.
7. Contoh invoice sederhana
Sumber: Mekari
Jika ingin membuat faktur secara sederhana, Anda tak perlu mencantumkan logo perusahaan maupun toko. Cukup melampirkan informasi tertulis sesuai elemen-elemen yang wajib ada dalam sebuah rincian tagihan, kemudian buat rincian pembayaran/pembeliannya dalam sebuah tabel.
8. Contoh invoice pembelian/pembelanjaan barang
Pada contoh faktur pembelanjaan di atas, pada umumnya digunakan oleh toko-toko yang menjual barang tertentu, salah satunya produk fashion. Rincian tagihan ini diterbitkan setelah pembeli menyelesaikan pesanannya agar dibayar sesuai dengan jumlah harga yang tertera.
Dapat dikatakan bahwa dokumen tersebut tidak sama dengan invoice penagihan. Sebab waktu pembayarannya harus dilakukan saat itu juga (tidak ada tanggal jatuh tempo).
9. Contoh invoice hotel
Sumber: Xendit
Invoice hotel memuat informasi-informasi tertentu ketika konsumen menggunakan jasa di hotel/penginapan tersebut, termasuk penyewaan kamar dan pajaknya. Selain itu, biasanya juga dicantumkan catatan berisi kesepakatan guna menghindari kesalahpahaman dari pihak konsumen maupun hotel.
10. Contoh invoice rental
Sumber: Scribd
Tak melulu soal pembelian, penyewaan atau rental kendaraan pun perlu memberikan faktur untuk memberitahukan informasi penagihan resmi kepada konsumen. Selain itu, adanya faktur yang dikeluarkan oleh rental juga berguna untuk mengetahui siapa konsumen yang perlu membayarkan tagihan tersebut.
Macam-macam Invoice dan Kegunaannya
Ternyata, faktur atau invoice tidak hanya perihal tagihan pembayaran saja. Ketahuilah macam-macam invoice serta masing-masing kegunaannya di bawah ini.
1. Invoice proforma
Ini merupakan dokumen faktur berisi pernyataan kesepakatan penyerahan harga barang atau jasa kepada pembeli dari penjual. Jenis faktur yang diterbitkan bukan memberitahukan soal penagihan pembayaran, melainkan sebuah pemberitahuan kepada konsumen/pembeli mengenai kapan waktunya melakukan pembayaran.
2. Invoice komersial
Bagi pengusaha yang hendak melakukan kegiatan ekspor barang, harus mengetahui pengertian invoice komersial yang digunakan dalam deklarasi komersial. Faktur jenis ini biasanya digunakan pada penjualan barang yang diekspor atau melintasi perbatasan internasional.
3. Invoice kolektif
Jenis lainnya adalah invoice kolektif, biasanya digunakan oleh perusahaan yang melaksanakan proyek skala kecil untuk klien. Jadi, dibandingkan mengeluarkan beberapa dokumen faktur, lebih efisien jika dikumpulkan secara kolektif.
Pembuatan invoice kolektif bagi perusahaan jauh lebih bermanfaat dibandingkan terpisah-pisah dokumennya. Khususnya dalam hal pengarsipan karena lebih mudah mencarinya saat dibutuhkan sewaktu-waktu.
4. Invoice interim
Jika invoice kolektif paling efektif digunakan untuk proyek berskala kecil, invoice interim justru lebih efisien ketika melaksanakan proyek klien skala besar. Sehingga, Anda tak perlu menunggu waktu proyek berakhir untuk mengeluarkan fakturnya.
Misalnya ketika perjanjian pembayarannya dilakukan per-termin, jenis invoice satu ini dapat dipakai untuk menagih biaya per-terminnya. Ini cenderung efektif karena tak perlu pusing mengelompokkannya, apalagi jika proyeknya skala besar.
5. Invoice berulang
Invoice berulang diterbitkan tanpa batas waktu secara berkala. Jadi, paling cocok digunakan bagi proyek yang dilaksanakan dalam waktu tertentu, misalnya satu tahun.
Contohnya ketika Anda berlangganan produk atau jasa tertentu. Selama masa berlangganan tersebut, Anda pasti memperoleh faktur jenis ini ketika masa jatuh tempo.
6. Invoice penahanan
Jenis faktur ini diterbitkan ketika konsumen melakukan pembayaran di muka pada produk barang maupun jasa. Kemudian jumlahnya dipotong dari pembayaran akhir ketika proyek sudah berakhir ataupun ketika pengiriman sudah dilakukan.
7. Nota kredit
Nota kredit merupakan faktur yang diterbitkan oleh perusahaan untuk mengembalikan uang konsumen atau memberikan diskon. Biasanya nota kredit digunakan ketika terjadi kesalahan pada penerbitan faktur sebelumnya.
Tak hanya itu, nota kredit pun dapat dikeluarkan oleh perusahaan apabila konsumen melakukan pengembalian barang akibat adanya kesalahan, kecacatan, ataupun kerusakan. Dalam nota tersebut dilampirkan berapa jumlah kekurangannya.
Itulah informasi seputar invoice dan contoh tagihan pembayarannya untuk barang maupun jasa. Dalam dunia bisnis, dokumen berisi rincian pembayaran tersebut sangat berguna untuk mencegah hal-hal tak diinginkan, misalnya seperti sengketa di kemudian hari.
Inilah mengapa, jika transaksi yang dilakukan terhitung dalam jumlah besar, misalnya di atas Rp5.000.000 akan lebih baik jika Anda juga membubuhkan meterai di atasnya.
Tujuannya adalah agar jika sewaktu-waktu terjadi sengketa, invoice tersebut dapat memiliki kekuatan hukum di mata pengadilan.
Agar lebih efisien, Anda juga dapat membuat invoice menggunakan aplikasi pembuat invoice lalu membubuhkan e-meterai dan tanda tangan digital langsung menggunakan Privy.
Meskipun berbentuk digital, namun Anda tidak perlu ragu karena legalitas e-meterai Privy tetap diakui di mata hukum. Tertarik mencoba? Yuk gunakan e-meterai Privy untuk bisnis Anda dan register ke akun enterprise Privy sekarang juga!
