Produktivitas dan efisiensi kinerja karyawan adalah hal yang penting bagi sebuah perusahaan. Tanpa karyawan yang produktif dan efisien, sebuah perusahaan tidak akan bisa bertahan dan berkembang sesuai dengan kebutuhan zaman. Berikut ini beberapa ide cara perusahaan meningkatkan efisiensi pekerjaan karyawannya:
1. Menciptakan SMART Goals
Salah satu hal yang paling penting dalam menciptakan kinerja yang efektif dan efisien dalam sebuah perusahaan adalah manajer perusahaan tersebut harus mampu menciptakan Key Performance Indicator (KPI) atau Objectives and Key Results (OKR) yang SMART. Kata SMART disini adalah singkatan dari:
- Specific : KPI yang diterapkan oleh perusahaan harus spesifik merujuk pada objek pekerjaan tertentu. Misalnya, alih-alih target hanya tertulis penjualan meningkat hingga 10%, lebih baik ditulis penjualan barang A meningkat 10%.
- Measurable. KPI yang diterapkan oleh perusahaan juga harus bisa diukur dengan metrik-metrik bisnis. Tujuannya adalah, supaya progress karyawan perusahaan tersebut dapat dievaluasi dengan lebih obyektif.
- Achievable. Target yang ditetapkan oleh perusahaan harus disesuaikan dengan kemampuan karyawannya. Sebab, penetapan target yang terlalu tinggi akan percuma apabila karyawan tidak bisa memenuhinya.
- Relevant. KPI dan target yang ditetapkan oleh perusahaan juga harus relevan dengan nilai-nilai dan tujuan yang diusung oleh perusahaan tersebut dalam jangka panjang.
- Time-bound. KPI dan OKR perusahaan harus memiliki jangka waktu tertentu. Misalnya, KPI untuk bulan Januari atau KPI untuk paruh awal tahun 2024. Hal ini supaya pada akhir periode tersebut, hasil dari penerapan KPI itu bisa dievaluasi dengan lebih baik.
Jika karyawan diberi SMART Goals di atas, maka mereka akan mengerti apa yang harus mereka capai, sampai kapan target tersebut berlangsung dan yakin bahwa target tersebut bisa mereka dicapai dengan baik.
2. Menciptakan Kompensasi yang Baik
Karyawan tidak akan bisa bekerja secara efisien apabila gaji dan kompensasi yang diberikan oleh perusahaan kurang baik. Sederhananya, apabila pendapatan dari perusahaan kurang mencukupi, maka seorang karyawan bisa berpotensi untuk mencari pendapatan tambahan di waktu luang mereka, sehingga kinerjanya di perusahaan tersebut menjadi kurang efisien.
Peningkatan gaji dan kompensasi inilah yang diterapkan oleh Mantan Direktur PT. KAI, Ignasius Jonan pada awal masa kerjanya di perusahaan tersebut pada tahun 2009. Ketika pertama kali menjabat pada tahun 2009. Ketika itu, gaji Kepala Stasiun yang notabene mengelola seluruh aset dan sumber daya manusia di stasiun hanya sebesar Rp2.700.000, sebuah nilai yang cukup kecil untuk memenuhi kebutuhan hidup di Jakarta.
Seiring dengan perubahan manajemen KAI pada tahun 2009-2014, gaji Kepala Stasiun juga meningkat bahkan hingga 10 kali lipat. Dengan peningkatan gaji dan kompensasi ini, diharapkan karyawan bisa fokus bekerja di perusahaan, tidak memikirkan kebutuhan sehari hari saat bekerja dan tidak perlu mengambil pekerjaan sampingan di luar jam kerja.
3. Menciptakan Peraturan dan Budaya Kerja yang Mendorong Efisiensi
Ada banyak hal-hal kecil yang bisa mengganggu efisiensi kinerja seorang karyawan. Hal-hal kecil tersebut, seperti suara dering handphone atau gosip antar karyawan. Oleh sebab itu, perusahaan perlu menerapkan peraturan dan budaya kerja yang mendorong efisiensi, misalnya melarang karyawan untuk membunyikan handphone saat bekerja, melarang karyawan untuk memiliki hubungan asmara satu sama lain atau menimbulkan kegaduhan di ruang kerja.
Hal ini bertujuan untuk mengurangi potensi distraksi dan drama yang tidak diperlukan dalam kantor. Namun demikian, perusahaan tetap tidak bisa mengatur interaksi antar karyawan apabila terjadi pada jam istirahat atau di luar jam kerja.
4. Meningkatkan Work Life Balance
Mendorong karyawan untuk hidup dengan seimbang antara kehidupan pribadi dan pekerjaan adalah hal yang penting untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kinerja karyawan tersebut. Sebab, ketika keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi tersebut semakin baik, karyawan akan terbebas dari stres dan bisa lebih kreatif dalam bekerja.
Lalu bagaimana cara menciptakan work life balance tersebut? Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh perusahaan. Beberapa diantaranya adalah pertama, perusahaan bisa menyediakan fasilitas yang diperlukan untuk menjaga karyawan supaya tidak stres, seperti fasilitas gym, makan siang, jajanan dan lain sebagainya. Kedua, perusahaan mendorong karyawan untuk pulang tepat waktu dengan cara tidak memberikan beban kerja berlebih. Ketiga, perusahaan tidak menghubungi karyawan pada akhir pekan, ketika mereka sakit atau cuti.
5. Terus Meningkatkan Skill dan Pengetahuan Karyawan
Cara perusahaan meningkatkan efisiensi pekerjaan seorang karyawan yang ke-5 adalah dengan terus meningkatkan skill dan pengetahuan karyawan tersebut. Harapannya adalah, skill dan pengetahuan baru tersebut dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas kinerja karyawan.
Dalam contoh perubahan awal manajemen PT. KAI misalnya, banyak karyawan baik pada level low maupun mid management yang dibiayai oleh perusahaan untuk melakukan studi banding ke hotel. Tujuannya adalah supaya karyawan salah satu perusahaan transportasi terbesar di Indonesia ini dapat mempelajari standar pelayanan di hotel dan menerapkannya ketika melayani penumpang kereta api.
6. Menggunakan Teknologi Terkini
Sudah bukan rahasia lagi kalau penggunaan teknologi terbaru dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kinerja karyawan. Dalam teori dan sejarah perkembangan ekonomi, kemunculan dan penggunaan teknologi baru hampir selalu meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Penemuan mesin dan kereta uap pada tahun 1820 misalnya, memungkinkan perjalanan bisnis dan barang menjadi lebih cepat dan efisien, sehingga mendorong peningkatan produktivitas dan perdagangan antar wilayah.
Salah satu teknologi terkini yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan efisiensi kinerja karyawan Anda adalah tanda tangan digital. Dengan menggunakan tanda tangan digital, manajer dapat dengan segera membubuhkan persetujuannya atas sebuah dokumen setelah dokumen tersebut dikirimkan oleh staff-nya, meskipun manajer tersebut sedang berada di luar kantor.
Selain itu, manajer juga bisa membubuhkan tanda tangan ke beberapa dokumen sekaligus dengan satu kali klik (bulk sign). Dengan demikian, produktivitas manajer maupun karyawan di perusahaan Anda akan meningkat.
Namun untuk menikmati fasilitas ini, Anda harus menggunakan tanda tangan digital dari perusahaan Penyedia Sertifikat Elektronik (PSrE) yang resmi di Indonesia, seperti Privy. Sebab, tanda tangan digital yang diterbitkan oleh perusahaan ini memiliki sertifikat digital khusus yang telah dilengkapi dengan keamanan tingkat tinggi, sehingga susah untuk diretas dan dipalsukan. Hal ini ditujukan supaya dokumen tersebut memiliki kekuatan hukum yang penuh di pengadilan.
Jadi, tunggu apa lagi?! Tingkatkan efisiensi kinerja karyawan Anda dengan menggunakan tanda tangan digital dari Privy. Klik tautan berikut ini untuk informasi lebih lanjut:
