E-meterai adalah label tempel dalam wujud elektronik yang dapat ditempelkan pada berbagai dokumen digital menggunakan sistem tertentu. Pernyataan terkait cap digital tersebut telah tercantum dalam PP Nomor 86 Tahun 2021, yang menyatakan bahwa fungsi meterai elektronik adalah sebagai penanda apakah dokumen tersebut sah atau tidak di mata hukum.
Cara membeli e-meterai tidak harus dilakukan secara tunai secara offline, sebab sudah bisa dilakukan secara online. Penggunaannya sama saja dengan meterai pada umumnya, yakni dapat dipakai pada dokumen apapun, bisa dicetak, maupun ditambahkan tanda-tangan.
Ketahuilah cara membeli e-meterai serta tips menggunakannya berikut ini. Sangat mudah dan praktis.
Apa itu E-meterai?
E-meterai adalah suatu label atau cap dalam bentuk non fisik yang dapat ditempelkan pada dokumen digital menggunakan sistem tertentu (berdasarkan PP Nomor 86 Tahun 2021). Jadi meskipun cap tersebut tidak ada wujud fisiknya, namun kegunaan serta nilainya tetap sama dengan meterai pada umumnya.
Utamanya, fungsi e-meterai adalah sebagai penanda sebuah dokumen sah atau tidak jika dibawa ke meja hijau, sebab di dalamnya sudah memuat kode unik. Harga bea meterai sendiri dikenai tarif sebesar Rp10.000 berdasarkan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai.
Sebagai informasi tambahan, terhitung sejak tanggal 1 Januari tahun 2021 bahwa materai Rp10.000 saat ini sudah resmi menggantikan semua nominal yang sebelumnya, yakni Rp3.000 dan Rp6.000.
Masa berlakunya adalah selamanya, tetapi tidak dapat direvisi ataupun digunakan lebih dari sekali. E-materai juga dapat dicetak (print), namun tidak dapat dibubuhkan tanda tangan basah di atasnya, sebab fungsinya hanya sebagai salinan saja.
Perum Peruri lah yang ditugaskan untuk membuatnya. Selanjutnya akan ada pihak lain yang bertugas mendistribusikan e-meterai Peruri tersebut kepada pengecer (distributor) serta masyarakat umum.
Salah satu distributor e-meterai Peruri terpercaya adalah Privy. Di fitur e-Meterai dari Privy, masyarakat umum dapat membelinya untuk ditambahkan ke dokumen digital sesuai kebutuhan.
Cara Membeli E-meterai
Membeli e-meterai sebaiknya melalui distributor untuk pembelian meterai elektronik terpercaya, yaitu Privy. Masyarakat umum dapat membelinya langsung melalui situs resmi Privy.id dengan mudah karena dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja.
Berikut cara membeli e-meterai yang mudah dilakukan.
1. Buka situs penyedia e-meterai (Privy)
Cara membeli e-meterai yang pertama adalah dengan mengakses website Privy melalui browser di laptop, PC, maupun smartphone. Ini langkah-langkah melakukannya.
- Lakukan registrasi di Privy terlebih dahulu agar memiliki akun.
- Setelah mendaftar, lakukan log in dan masukkan password.
- Lanjutkan dengan mengklik foto profil, kemudian pilih menu Enterprise.
2. Pilih workflow dan unggah dokumen
Selanjutnya, pilihlah workflow lalu unggah dokumen yang ingin dibubuhkan cap tempel tersebut. Dokumen yang dapat ditempelkan e-meterai, antara lain:
- Memorandum of Understanding (MoU)
- Surat pernyataan
- Surat rekomendasi
- Akta notaris dan grosse
- Akta PPAT dan salinannya
- Surat berharga
- Dokumen lelang, berita acara
- Dokumen terkait transaksi
- Dokumen lainnya sesuai yang dimaksud pada Undang-Undang terkait bea meterai.
3. Pilih dokumen yang akan dibubuhkan e-meterai
Pada tahap ini, pilihlah dokumen yang ingin ditempelkan meterai elektronik.
Pilih “Sign with E-Meterai” jika ingin menempelkan cap pada dokumen digital yang diunggah.
4. Tempatkan e-meterai pada posisi yang diinginkan
Selanjutnya setelah dokumennya diunggah, tempatkan cap tersebut pada posisi yang diinginkan. Sama seperti meterai pada umumnya, yakni ditempatkan di atas nama dan bersebelahan dengan tanda tangan.
Apabila posisinya sudah pas, klik “Lanjutkan”. Selesai, dokumen sudah diberi meterai sebagai tanda pengesahannya. Jika prosesnya berhasil, maka ditandai dengan status ‘Completed’.
Tips Menggunakan E-meterai
Meterai dapat digunakan pada dokumen tertentu, antara lain surat perjanjian, dokumen terkait transaksi, dan lainnya sesuai yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2021. Meskipun begitu, cap bukan merupakan penentu apakah dokumen tersebut menjadi sah atau tidak. Sebab fungsinya, yaitu dapat digunakan sebagai bukti jika nantinya akan dibawa ke pengadilan.
Dalam memakai e-meterai di Privy, Anda pun perlu memperhatikan beberapa hal supaya dokumennya tetap sah (valid). Berikut ini penjelasan mengenai tips menggunakan e-meterai yang perlu diketahui.
1. Pastikan dokumen formatnya PDF, JPG, PNG, Word
Cara menggunakan e-meterai, yaitu pastikan dokumen yang diunggah formatnya dalam bentuk PDF, JPG, PNG, atau Word. Selain format tersebut, dokumen jadi tidak terbaca oleh sistem. Jangan lupa memasukkan nama-nama pihak yang akan melakukan penandatanganan secara digital pada surat atau dokumen.
Sebelum diunggah, sebaiknya rapikan serta lakukan pengecekan kembali guna meminimalisir kesalahan yang terjadi. Hal ini karena meterai digital yang sudah ditempelkan, tidak dapat dipakai kembali meskipun dokumennya sama.
2. Tidak menempelkan tanda tangan basah di atasnya
E-meterai dapat dicetak atau print. Meskipun begitu, Anda tak dapat menempelkan tanda tangan basah di atasnya secara tumpang tindih karena nanti nilainya tak akan sama lagi dengan meterai aslinya.
Selain itu, meterai digital yang diberi tanda tangan basah di atasnya justru membuat pembacaan cap tersebut tidak valid. Sebab dalam cap digital tersebut terdapat QR code yang fungsinya untuk validasi berkas. Apabila QR code tidak terbaca, maka pembacaan kodenya pun tidak maksimal.
Oleh karena itu, cara memberikan tanda tangan basah dilakukan di sebelah e-meterai. Usahakan tidak ada goresan yang mengenai cap digital tersebut agar QR code tetap bisa terbaca oleh sistem.
Apabila ingin diberi stempel lainnya, maka lakukan pada paling akhir untuk menyegel dokumen agar tetap bernilai dan kuat di mata hukum. Jangan langsung membubuhkannya secara tumpang tindih.
3. Gunakan pada dokumen yang sesuai
Perlu diketahui bahwa tidak semua berkas perlu ditambahkan meterai digital, hanya beberapa jenis dokumen saja yang membutuhkannya. Dokumen tersebut, yaitu sesuai yang tertera dalam Peraturan Pemerintah Nomor 86 Tahun 2021 pada Pasal 3 Ayat 2, antara lain:
- Memorandum of Understanding (MoU)
- Surat pernyataan, surat rekomendasi, surat berharga
- Akta notaris dan grosse
- Akta PPAT dan salinannya
- Dokumen lelang, berita acara
- Dokumen terkait transaksi
- Dokumen lainnya sesuai yang dimaksud pada UU Bea Meterai
Sedangkan, beberapa dokumen yang tak perlu menggunakan meterai telah dijelaskan dalam Pasal 7 Rancangan Undang-Undang (RUU) , antara lain sebagai berikut:
- Ijazah
- SKCK
- Pernyataan penyimpanan barang
- Kegiatan sosial, keagamaan, dan sejenisnya
- Slip Gaji
- Dana pensiun
- Pembayaran tunjangan kerja
- Surat lain berhubungan dengan pekerjaan
Pastikan pembelian e-meterai dilakukan melalui pihak resmi ataupun lewat distributor terpercaya. Jika membelinya tidak melalui pihak resmi, dikhawatirkan cap label digital tersebut palsu, sehingga surat yang dibuat jadinya tidak sah serta tak kuat untuk maju ke meja hijau.
Perhatikan pula cara menggunakan e-meterai yang benar agar dapat menempel sempurna pada dokumen digital. Teliti terlebih dahulu sebelum ditempel, sebab cap tersebut tidak dapat digunakan lebih dari satu kali.
Jadi, itulah panduan seputar cara membeli e-meterai serta tips menggunakannya. Semoga bacaan ini dapat membantu!
