E-meterai adalah label tempel dalam wujud elektronik yang dapat ditempelkan pada berbagai dokumen digital menggunakan sistem tertentu.
Sama seperti meterai fisik, fungsi e-meterai juga sebagai penanda bahwa sebuah dokumen sah dibawa ke meja hijau. Dalam kata lain, dokumen tersebut memiliki nilai di mata hukum.
Nah, karena merupakan sebuah inovasi baru, beberapa di antara kita masih bingung terkait mekanisme pembelian e-meterai hingga cara menggunakannya. Nah, agar Anda tau di mana bisa membeli e-meterai dan cara menggunakannya, yuk simak uraiannya di artikel berikut ini!
Apa itu E-Meterai?
E-meterai adalah suatu label atau cap dalam bentuk non fisik yang dapat ditempelkan pada dokumen digital menggunakan sistem tertentu (berdasarkan PP Nomor 86 Tahun 2021). Jadi meskipun cap tersebut tidak ada wujud fisiknya, namun kegunaan serta nilainya tetap sama dengan meterai pada umumnya.
Pernyataan terkait cap digital tersebut telah tercantum dalam PP Nomor 86 Tahun 2021, yang menyatakan bahwa fungsi meterai elektronik adalah sebagai penanda apakah dokumen tersebut sah atau tidak di mata hukum.
Harga bea meterai sendiri dikenai tarif sebesar Rp10.000 berdasarkan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai.
Lantas, apakah e-meterai dapat didownload? E-meterai atau meterai elektronik biasanya tidak dapat diunduh secara langsung. Untuk menggunakannya pada dokumen digital Anda, Anda perlu membeli dari penyedia e-meterai resmi yang telah bekerja sama dengan PERURI.
Cara Membeli E-meterai
Cara membeli e-meterai dapat dilakukan melalui distributor terpercaya, contohnya seperti Privy. Agar lebih mudah, Anda dapat membelinya melalui situs resmi privy.id.
Lebih jelasnya, berikut ini adalah langkah-langkah beli meterai online di Privy:
1. Buka situs penyedia e-meterai (Privy)
Cara membeli e-meterai yang pertama adalah dengan mengakses website Privy melalui browser di laptop, PC, maupun smartphone. Ini langkah-langkah melakukannya.
- Lakukan registrasi di Privy terlebih dahulu agar memiliki akun.
- Setelah mendaftar, lakukan log in dan masukkan password.
2. Top Up Balance E-Meterai
Lantas, bagaimana cara mendapatkan e-meterai di Privy? Untuk mendapatkannya, Anda perlu melakukan top-up terlebih dahulu. Jika top up melalui aplikasi Privy, caranya adalah klik tombol “Top up e-Meterai”.
3. Tulis Jumlah E-Meterai yang Ingin Dibeli
Setelah itu, Anda dapat mengetik jumlah e-meterai yang ingin dibeli di kotak seperti berikut. Nantinya, akan ada harga yang otomatis muncul sesuai dengan jumlah e-meterai yang dibeli.
4. Lakukan Pembayaran
Untuk pembayaran e-meterai, Anda dapat melakukannya melalui beberapa pilihan, yakni virtual account maupun GoPay/GoPay Later.
5. Pilih workflow dan unggah dokumen
Nah, jika proses top up sudah selesai, selanjutnya pilihlah workflow lalu unggah dokumen yang ingin dibubuhkan cap tempel tersebut. Dokumen yang dapat ditempelkan e-meterai, antara lain:
- Memorandum of Understanding (MoU)
- Surat pernyataan
- Surat rekomendasi
- Akta notaris dan grosse
- Akta PPAT dan salinannya
- Surat berharga
- Dokumen lelang, berita acara
- Dokumen terkait transaksi
- Dokumen lainnya sesuai yang dimaksud pada Undang-Undang terkait bea meterai.
6. Pilih dokumen yang akan dibubuhkan e-meterai
Pada tahap ini, pilihlah dokumen yang ingin ditempelkan meterai elektronik. Pilih “Sign with E-Meterai” jika ingin menempelkan cap pada dokumen digital yang diunggah.
7. Tempatkan e-meterai pada posisi yang diinginkan
Selanjutnya setelah dokumennya diunggah, tempatkan cap tersebut pada posisi yang diinginkan. Sama seperti meterai fisik, yakni ditempatkan di atas nama dan bersebelahan dengan tanda tangan.
Apabila posisinya sudah pas, klik “Lanjutkan”. Selesai, dokumen sudah diberi meterai sebagai tanda pengesahannya. Jika prosesnya berhasil, maka ditandai dengan status ‘Completed’.
Tips Menggunakan E-meterai
Dalam memakai e-meterai di Privy, Anda pun perlu memperhatikan beberapa hal supaya dokumennya tetap sah (valid). Berikut ini penjelasan mengenai tips menggunakan e-meterai yang perlu diketahui.
1. Pastikan dokumen formatnya PDF, JPG, PNG, Word
Agar dokumen yang dibubuhi meterai online tetap sah, pastikan dokumen yang diunggah dalam bentuk PDF, JPG, PNG, atau Word. Sebab, selain format tersebut, dokumen jadi tidak terbaca oleh sistem. Jangan lupa memasukkan nama-nama pihak yang akan melakukan penandatanganan secara digital pada surat atau dokumen.
Sebelum diunggah, sebaiknya rapikan serta lakukan pengecekan kembali guna meminimalisir kesalahan yang terjadi. Hal ini karena meterai digital yang sudah ditempelkan, tidak dapat dipakai kembali meskipun dokumennya sama.
2. Tidak menempelkan tanda tangan basah di atasnya
E-meterai memang dapat dicetak atau print. Meskipun begitu, Anda tidak dapat menempelkan tanda tangan basah di atasnya secara tumpang tindih karena nanti nilainya tak akan sama lagi dengan meterai aslinya.
Selain itu, meterai digital yang diberi tanda tangan basah di atasnya justru membuat pembacaan cap tersebut tidak valid. Sebab dalam cap digital tersebut terdapat QR code yang fungsinya untuk validasi berkas. Apabila QR code tidak terbaca, maka pembacaan kodenya pun tidak maksimal.
Inilah mengapa, direkomendasikan untuk menandatangani dokumen digital bermeterai online dengan tanda tangan digital juga. Fungsinya adalah agar nilai dari meterai tersebut tidak rusak dan dokumen tetap sah di mata hukum. Agar lebih mudah, Anda dapat sekaligus membubuhkan tanda tangan digital dari Privy melalui fitur Privysign.
Apabila ingin diberi stempel lainnya, maka lakukan pada paling akhir untuk menyegel dokumen agar tetap bernilai dan kuat di mata hukum. Jangan langsung membubuhkannya secara tumpang tindih.
3. Gunakan pada dokumen yang sesuai
Perlu diketahui bahwa tidak semua berkas perlu ditambahkan meterai digital, hanya beberapa jenis dokumen saja yang membutuhkannya. Dokumen tersebut, yaitu sesuai yang tertera dalam Peraturan Pemerintah Nomor 86 Tahun 2021 pada Pasal 3 Ayat 2, antara lain:
- Memorandum of Understanding (MoU)
- Surat pernyataan, surat rekomendasi, surat berharga
- Akta notaris dan grosse
- Akta PPAT dan salinannya
- Dokumen lelang, berita acara
- Dokumen terkait transaksi
- Dokumen lainnya sesuai yang dimaksud pada UU Bea Meterai
Sedangkan, beberapa dokumen yang tak perlu menggunakan meterai telah dijelaskan dalam Pasal 7 Rancangan Undang-Undang (RUU) , antara lain sebagai berikut:
- Ijazah
- SKCK
- Pernyataan penyimpanan barang
- Kegiatan sosial, keagamaan, dan sejenisnya
- Slip Gaji
- Dana pensiun
- Pembayaran tunjangan kerja
- Surat lain berhubungan dengan pekerjaan
Terakhir, pastikan pembelian e-meterai dilakukan melalui pihak resmi ataupun lewat distributor terpercaya. Jika membelinya tidak melalui pihak resmi, dikhawatirkan cap label digital tersebut palsu, sehingga surat yang dibuat jadinya tidak sah serta tak kuat untuk maju ke meja hijau.
Perhatikan pula cara menggunakan e-meterai yang benar agar dapat menempel sempurna pada dokumen digital. Teliti terlebih dahulu sebelum ditempel, sebab cap tersebut tidak dapat digunakan lebih dari satu kali.
Jadi, itulah panduan seputar cara membeli e-meterai serta tips menggunakannya. Semoga artikel ini dapat membantu!
