Pada saat ini, banyak dokumen yang dikirim melalui internet, baik itu dokumen resmi maupun tidak resmi. Di satu sisi, hal ini membuat korespondensi antar masyarakat menjadi lebih mudah dan praktis. Namun di sisi lain, pengiriman dokumen resmi melalui internet membutuhkan perhatian khusus supaya data-datanya tidak dicuri oleh orang yang tidak bertanggungjawab.
Aplikasi tanda tangan online (online signature) adalah salah satu solusinya. Dengan aplikasi ini, Anda dapat membubuhkan tanda tangan ke dokumen online secara praktis dan cepat dengan tanpa khawatir data-data pribadi Anda akan digunakan oleh pihak yang berkepentingan buruk.
Kini ada banyak sekali aplikasi tanda tangan digital yang bertebaran di internet. Lantas, manakah yang terbaik? Simak selengkapnya berikut ini:
1. Privy
Privy adalah aplikasi tanda tangan online terbaik karena memiliki fitur terlengkap serta aman digunakan. Aplikasi yang diterbitkan oleh PT Privy Identitas Digital ini menawarkan fitur keamanan berlapis sebelum dan sesudah dokumen tersebut ditandatangani. Dengannya, Anda bisa mempercepat proses administrasi pada bisnis.
Saat ingin menandatangani sebuah dokumen, Anda harus memasukkan username dan password terlebih dahulu untuk login. Setelah dokumen selesai ditandatangani, langkah selanjutnya adalah memasukkan kode OTP yang telah dikirimkan ke nomor handphone atau memverifikasi dokumen tersebut menggunakan fitur biometrik otomatis yang ada di handphone Anda.
Tidak berhenti di situ, Privy juga akan melakukan enkripsi terhadap dokumen yang telah ditandatangani tersebut. Tujuannya adalah supaya dokumen tersebut terjamin validitas dan legalitasnya.
Berikut ini fitur lain yang dimiliki oleh PrivySign:
- Fleksibel dari manapun dan kapanpun. PrivySign bisa diakses di aplikasi Android, iOS maupun desktop. Dengan demikian Anda tidak perlu khawatir jika ada permintaan signature mendadak. Saat ini aplikasi Privy sudah diunduh oleh lebih dari 1 juta pengguna di Google Play Store dan mendapatkan review 4.8 dari 5 bintang di platform tersebut.
- Bisa cek riwayat aktivitas penandatanganan. Jadi, Anda tidak perlu khawatir jika merasa lupa telah atau belum menandatangani sebuah dokumen. Tinggal cek di bagian riwayat akun, lalu selesai.
- Bisa meminta tanda tangan ke orang lain. Untuk melakukan hal ini, Anda tinggal memasukkan id Privy atau email penerima (bisa personal atau perusahaan) dan memasukkan posisi penerima tersebut.
- Memiliki fitur chat room. Ingin memberitahu teman atau dosen bahwa dokumen yang perlu ditandatangani sudah dikirim? Gampang! Di PrivySign ada fitur chat room yang memungkinkan Anda untuk berkomunikasi langsung dengan teman atau rekan kerja Anda.
- Cocok untuk perusahaan. Tidak hanya untuk pengguna individu, PrivySign juga cocok untuk perusahaan (enterprise). Hal ini karena di aplikasi ini, Anda bisa menyesuaikan template sesuai kaidah formalitas perusahaan, menetapkan deadline penandatanganan, memungkinkan tanda tangan secara massal dan lain sebagainya. Bahkan, ada juga Privy API Suite yang bisa diintegrasikan dengan website atau aplikasi CRM perusahaan. Menarik, bukan?
- Legalitas Privy terjamin. Hal ini karena aplikasi ini diakui oleh 3 lembaga yang berkewajiban terhadap transaksi digital, yaitu Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo), Bank Indonesia (BI) dan Otoritas Jasa Keuangan (OJK). Legalitas ini penting karena menyangkut data-data pribadi Anda dan perusahaan Anda.
Tidak hanya online signature, Privy juga menyediakan berbagai produk lain yang bisa membuat proses administrasi bisnis Anda jadi lebih cepat dan praktis, seperti produk e-Meterai dan PrivyPass. Dengan berbagai kelebihan di atas, aplikasi ini cocok untuk digunakan oleh pengguna individu maupun perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan, kesehatan dan lain sebagainya.Â
2. SmallPdf
Aplikasi atau website lain yang bisa Anda manfaatkan untuk membuat tanda tangan online gratis adalah SmallPdf. Bagi banyak orang, nama ini mungkin sudah tidak asing lagi. Sebab selain menyediakan layanan ini, SmallPdf juga dikenal sebagai website convert PDF ke dalam format lainnya dan sebaliknya dan sering dipakai untuk memperkecil ukuran dokumen.
Kelebihannya adalah website ini dapat Anda akses secara gratis dimanapun dan kapanpun.
Namun kekurangannya adalah:
- Hanya menerima dokumen dalam bentuk PDF.
- Tidak bisa meminta tanda tangan ke orang lain.
- Tingkat keamanannya diragukan.
- Tidak bisa mengubah template.
- Tanda tangan dibuat secara manual, sehingga kurang cocok untuk pengguna yang memiliki tanda tangan rumit.
3. Odoo Sign
Sedikit berbeda dengan dua aplikasi sebelumnya, Odoo Sign adalah aplikasi online signature yang terintegrasi dengan aplikasi CRM perusahaan, sehingga dalam satu aplikasi Anda sudah bisa melakukan banyak tugas manajerial. Meskipun demikian, tampilan Odoo Sign yang cukup sederhana tidak akan membuat Anda kebingungan.
Hanya saja, aplikasi ini memiliki beberapa kekurangan. Pertama, tidak didukung dengan verifikasi biometrik sebelum atau sesudah proses penandatanganan. Kedua, fasilitas yang ditawarkan dalam CRM ini dijual secara terpisah dan hanya memiliki free trial selama 15 hari saja. Ketiga, aplikasi ini lebih cocok untuk digunakan pengguna perusahaan alih-alih individu, dan keempat sejauh ini legalitas Odoo Sign masih untuk pengguna di Amerika Serikat dan Eropa saja.
4. DocHub
DocHub adalah platform yang menggabungkan aplikasi tanda tangan online dengan aplikasi edit PDF. Di platform ini, Anda bisa membuat template PDF khusus, mengedit PDF yang sudah ada, menggabungkan dua dokumen PDF dan lain sebagainya. Dari segi fitur online signature, DocHub memungkinkan Anda untuk memasukkan data penerima, meminta tanda tangan kepada penerima dokumen tersebut, dan mengunggah dokumen langsung dari database Google Anda.
Aplikasi ini memiliki versi gratis dan berbayar. Untuk yang gratis, Anda bisa mengedit dokumen setebal 2.000 halaman, menerima 3 permintaan online signature per bulan dan menandatangani 5 dokumen per bulan. Adapun untuk yang versi berbayar, biaya langganannya adalah sebesar $10 per bulan (jika ambil paket tahunan) dan $14 (jika ambil paket bulanan).
5. eSignatures.io
eSignatures.io adalah aplikasi tanda tangan digital dengan konsep one stop solution. Hanya dengan membayar sebesar $0.49 untuk setiap kontrak yang ditandatangani, Anda tidak hanya akan bisa menandatangani dan mengirim dokumen, tetapi juga bisa mengakses eSignatures.io API untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, dan diintegrasikan dengan berbagai aplikasi lain yang digunakan oleh perusahaan.
Namun demikian, metode pembayaran seperti ini juga memiliki kekurangan. Ini artinya, semakin banyak dokumen yang ditandatangani, semakin besar pula biaya yang harus dibayar. Tentu hal ini kurang efektif jika sebuah perusahaan perlu menandatangani banyak dokumen sekaligus. Selain itu, eSignatures.io juga hanya memiliki lisensi di Australia, Amerika Serikat, Eropa dan Kanada, sehingga operasinya di Indonesia masih diragukan legalitasnya.
6. pdfFiller
pdfFiller adalah platform edit PDF yang dilengkapi dengan fitur tanda tangan online yang cukup lengkap. Dengan platform ini, Anda bisa meminta tanda tangan ke beberapa orang sekaligus, menyesuaikan data mereka dalam berbagai status penerima, dan mengedit dokumen tersebut sesuai dengan keperluan perusahaan.
Hanya saja, platform ini didesain untuk digunakan oleh perusahan dengan jumlah pekerja yang kecil. Dengan biaya langganan sebesar $15 per bulan, Anda hanya bisa melibatkan 5 orang anggota tim untuk menggunakan platform ini, termasuk untuk mengakses fitur online signature.
7. WPS Office
Aplikasi untuk membuat tanda tangan online gratis ke-7 adalah WPS Office. Sesuai dengan namanya, aplikasi ini mirip dengan Microsoft Office. Hanya saja bedanya adalah di aplikasi ini Anda bisa mengedit dokumen dalam bentuk PDF dan membagikannya dengan rekan kerja di kantor.
Adapun perihal tanda tangan digital, aplikasi ini menyediakan fitur ini hanya untuk pelanggan premium. Biaya yang diperlukan untuk langganan ini adalah sebesar minimal Rp289.000 untuk 6 bulan. Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda bisa membuat tanda tangan secara manual, memilih nama sebagai tanda tangan resmi, atau mengunggah file tanda tangan yang telah ada sebelumnya.
8. KeepSolid Sign
KeepSolid Sign adalah aplikasi tanda tangan digital yang didirikan pada tahun 2013. Meskipun sudah didirikan cukup lama, namun aplikasi ini masih belum memiliki sertifikasi untuk penandatanganan sertifikat resmi. Kekurangan lain dari platform ini adalah user interface yang susah untuk digunakan oleh tim dengan jumlah besar dan tugas yang rumit.
Dengan biaya langganan $9.99-$64.99 per bulan (tergantung dengan jumlah tim), Anda bisa mendapatkan keamanan yang didukung dengan enkripsi yang umumnya digunakan untuk kegiatan militer, yaitu AES-256, interface yang mudah dipahami dan template tambahan yang memudahkan pengguna untuk menyusun dokumen.
9. Preview for macOS
Preview for macOS adalah aplikasi tanda tangan online dan edit PDF terbaik yang bisa Anda coba jika menggunakan mac OS untuk beraktivitas. Selain gratis, Anda juga bisa langsung membubuhkan file tanda tangan yang sebelumnya telah disimpan di komputer ke bagian file PDF yang diinginkan.
Kekurangan dari aplikasi ini adalah, pertama hanya bisa digunakan di mac OS dan tidak bisa dipakai di Windows. Kedua, tidak bisa digunakan untuk semua jenis dokumen. Ketiga, tidak memiliki penyimpanan berbasis cloud, sehingga Anda tidak bisa meminta orang lain untuk menandatangani file tersebut. Oleh sebab itu, aplikasi ini lebih cocok untuk pembubuhan tanda tangan online pribadi dibandingkan perusahaan.
10. SignWell
SignWell adalah platform tanda tangan online yang cocok untuk usaha mikro kecil dan menengah (UMKM). Pasalnya, biaya langganan untuk aplikasi ini cukup terjangkau yaitu $24 per bulan untuk 3 orang pengguna (menambah pengguna menambah biaya), user interface nya yang mudah dipahami, tingkat keamanan yang baik bahkan untuk akun gratis dan banyak template yang bisa dimanfaatkan sesuai dengan keperluan.
Akan tetapi, aplikasi ini hanya memiliki sertifikasi operasi di Eropa dan Amerika Serikat saja, Selain itu, biaya-biaya tersebut di atas wajib dibayarkan untuk 1 tahun sekaligus, sehingga akan terasa cukup mahal dan kurang pas kalau hanya untuk mencoba.
Ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan saat memilih aplikasi tanda tangan digital. Tidak hanya fitur dan interface, Anda juga harus memastikan legalitas, keterjaminan keamanan data-data pribadi dan layanan pendukung lainnya. Sebab, walau bagaimanapun, tanda tangan digital tetap terkait dengan dokumen dan data-data penting pribadi dan perusahaan yang sudah sepantasnya harus dilindungi.
