Walaupun teknologi sudah serba digital, penulisan surat ternyata masih tetap eksis di kalangan lembaga, organisasi, perusahaan, atau institusi lainnya. Hal ini lantaran karena surat masih dianggap sebagai media penyampaian pesan yang kredibel dan berisikan informasi yang lugas.
Ketika sebuah lembaga atau perusahaan mengeluarkan sebuah surat, pesan tersebut akan dinamakan surat dinas. Dinamakan demikian karena merujuk pada pihak berwenang yang menuliskan pesan tersebut.
Lalu, sebenarnya apa pengertian dari surat dinas itu sendiri? Bagaimana ciri-ciri dan unsur-unsur dari surat tersebut? Mari simak penjelasan di bawah ini untuk mengetahuinya lebih lanjut!
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah salah satu bagian dari surat resmi yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga pemerintah yang ditujukan kepada pihak lain dalam satu lingkungan organisasi atau di luar lingkungan kerja.
Tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi, permohonan, perintah, atau pengumuman secara formal.
Surat dinas juga biasanya mencantumkan identitas pengirim, tanggal, nomor surat, dan tanda tangan dari pejabat yang berwenang.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Untuk membedakannya dengan jenis pesan lainnya, surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Dilengkapi kop surat dan menggunakan format penulisan resmi
Surat dinas biasanya memiliki kop yang berisi nama lembaga atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan fax.
Selain itu, pesan ini juga mengikuti aturan format tertentu yang biasanya diatur oleh perusahaan atau lembaga tertentu. Format ini meliputi bagian pembuka, bagian isi, dan penutup.
2. Bahasa formal dan baku
Salah satu ciri dari jenis pesan ini adalah bahasa yang digunakan formal dan sopan. Tujuannya tidak lain adalah agar terlihat profesional dan menghormati pihak yang menerima surat tersebut.
3. Terdapat stempel lambang organisasi atau perusahaan
Ciri lainnya dari jenis pesan ini adalah adanya tanda tangan oleh pejabat atau pihak atasan yang berwenang dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan pesan tersebut.
Unsur-Unsur Surat Dinas
Sama seperti surat dengan pesan resmi pada umumnya, surat dinas juga memiliki beberapa unsur penting yang harus dicantumkan dalam penulisannya. Berikut adalah beberapa unsur-unsur tersebut:
1. Kepala atau kop surat
Untuk menandakan profesionalitas dan keresmian sebuah pesan, surat dinas perlu dicantumkan kop di bagian header atau kepala. Tujuan dari pembuatan kop ini adalah untuk menginformasikan kepada pembaca bahwa lembaga/organisasi/perusahaan yang bersangkutanlah yang menuliskan pesan.
Kop biasanya terdiri dari informasi penting seperti alamat perusahaan atau organisasi, nama lembaga, logo, nomor telepon, dan fax (jika ada).
2. Nomor dan tanggal surat
Setiap lembaga atau perusahaan pastilah memiliki kode atau urutan penulisan nomor pesan yang sudah diatur. Agar lebih jelas, di bawah ini adalah contoh panduan penulisan nomor surat dan tanggalnya yang bisa Anda ikuti.
No : 20/3/UM/2023
Urutan tersebut merupakan nomor surat, kode, dan tahun. Kode tersebut bisa berupa singkatan dari jenis pesan yang masuk atau sejenisnya.
3. Hal atau perihal
Untuk memberikan gambaran kepada pembaca mengenai isi sebuah pesan, surat dinas biasanya mencantumkan bagian hal/perihal. Contohnya bisa Anda lihat di bawah ini:
Hal: Undangan Rapat Kerja
4. Lampiran
Jika dalam surat dinas diperlukan melampirkan informasi lain seperti susunan acara, rincian biaya, dan lain sebagainya, Anda bisa menuliskan berapa banyak lampiran tersebut. Contohnya seperti ini:
Lampiran: 2
5. Alamat tujuan penulisan surat
Tentunya dalam penulisan pesan harus tahu alamat yang dituju. Di sini, Anda tidak perlu menuliskan alamat lengkap secara keseluruhan. Anda hanya diminta untuk menuliskan nama penerima pesan, nama jalan, dan kota tempat tinggal penerima.
Contoh:
Yth. Direktur PT Kencana Abadi
Jalan Kemerdekaan No.18
Jakarta Timur
6. Bagian pembuka
Masuk ke bagian pembuka, pesan dinas perlu diawali dengan ucapan salam seperti “Salam bahagia,”; “Dengan hormat,”; dan sebagainya.
Setelah itu, pada bagian ini juga Anda harus memberitahukan latar belakang penulisan pesan sebelum masuk ke inti atau tujuan surat. Misalnya, jika Anda ingin memberikan pengumuman atau pemberitahuan, tuliskan kalimat seperti: “Dengan ini kami sampaikan …”; “Bersama dengan ini kami beritahukan bahwa …”; dan lain sebagainya.
7. Bagian isi
Setelah mengawali dengan latar belakang, kini saatnya Anda harus menuliskan tujuan pesan di bagian isi. Gunakan kalimat yang efektif dan tidak bertele-tele untuk menghindari kesalahpahaman dan kebingungan kepada pembaca.
Sampaikan tujuan pesan secara lugas menggunakan bahasa Indonesia baku dan formal.
8. Bagian penutup
Bagian akhir, tutuplah pesan dinas dengan ucapan terima kasih atau harapan yang ingin Anda dapatkan seusai pembaca memahami pesan Anda. Anda bisa menulisnya seperti di bawah ini:
“Demikianlah surat ini kami sampaikan. Kami ucapkan terima kasih atas perhatiannya dan kami mengharapkan kehadiran bapak/ibu di acara kami.”
9. Complimentary closes
Setelah semuanya sudah rampung, Anda juga perlu menuliskan salam penutup seperti “Salam hangat,”; “Hormat kami,”; dan seterusnya. Setelah itu, bubuhkan tanda tangan disertai nama dan jabatan bila diperlukan.
Surat dinas juga biasanya menggunakan cap atau stempel resmi perusahaan/lembaga untuk menambah bukti formalitas.
Fungsi Surat Dinas
Selain ditujukan untuk kepentingan perusahaan/lembaga, ada fungsi lain dari penulisan surat dinas seperti yang akan dijelaskan di bawah ini:
1. Sarana informasi dan komunikasi antar-individu atau organisasi
Pada sebuah perusahaan/institusi/organisasi berskala besar, menginformasikan sebuah pengumuman atau perintah kepada seluruh karyawan akan sulit dilakukan dengan pertemuan langsung. Maka dari itu, tidak jarang pihak perusahaan memilih menggunakan surat dinas sebagai sarana komunikasi.
Selain sebagai bentuk formal dan profesional, surat dinas juga dirasa lebih efektif karena seluruh informasi dapat disampaikan dengan baik tanpa perlu menyediakan waktu untuk pertemuan.
2. Memberi perintah atau arahan yang bersifat mengikat
Dengan adanya surat dinas, seseorang yang menerima pesan tersebut biasanya sudah mengetahui bahwa informasi di dalamnya adalah penting, konkret, dan bersifat mengikat.
Dalam hal ini, pesan yang disampaikan merupakan arahan dari beberapa pihak berwenang dan sudah disepakati bersama. Jadi, keputusan yang ada dalam surat dinas bisa segera dijalankan oleh sang penerima pesan.
3. Bukti tertulis atas suatu perintah dan bisa dipertanggungjawabkan
Selain sebagai media penyampaian informasi, surat dinas juga bisa dijadikan bukti tertulis bila terjadi suatu permasalahan. Hal ini lantaran pesan yang dituliskan tersebut sudah disetujui oleh pihak berwenang dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Jenis-Jenis Surat Dinas
Surat dinas dibagi lagi ke dalam beberapa jenis, yaitu:
1. Surat dinas berdasarkan tujuan penulisan
Jenis pesan dinas ini berupa surat undangan, edaran, perintah, pengumuman, keputusan, instruksi, dan lain sebagainya.
2. Surat dinas berdasarkan tingkat kerahasiaannya
Dalam penulisannya, informasi dalam pesan dinas juga dibedakan berdasarkan tingkat kerahasiaannya. Mulai dari biasa hingga sangat rahasia.
Bila pesan sudah bersifat sangat rahasia, artinya hanya pihak tertentu saja yang boleh membuka dan membacanya. Begitu pula sebaliknya.
3. Surat dinas berdasarkan tingkat urgensinya
Ketika ada informasi mendadak dan perlu arahan segera, surat dinas segera dibuat untuk menyesuaikan kebutuhan. Informasi yang perlu disampaikan secepat mungkin akan masuk kategori pesan sangat segera.
Semakin kecil urgensinya, semakin biasa pula tingkat kepentingan pesan tersebut harus disampaikan.
Contoh Surat Dinas
Berikut adalah beberapa contoh pesan dinas yang biasa ditemui pada sebuah organisasi atau perusahaan:
1. Surat tugas
Sumber: Pelajaran.co.id
2. Surat izin
Sumber: Scribd
Setelah membaca penjelasan di atas, Anda juga sudah memahami apa saja fungsi pesan dinas beserta pembagian jenis-jenisnya. Penulisan surat dinas biasanya dilakukan oleh pihak berwenang dari sebuah organisasi atau perusahaan dengan memperhatikan unsur-unsur yang sudah diatur.
