Surat permohonan audiensi adalah bentuk surat resmi yang ditujukan kepada pihak tertentu dalam rangka kunjungan kehormatan atau mendengar pidato atau cerama. Lantas, apa bedanya dengan surat undangan pada umumnya?
Perbedaannya adalah biasanya topik atau bahasan yang dibawa dalam acara audiensi ini adalah sesuatu yang penting atau mendesak. Selain itu, pihak-pihak yang diundang dalam audiensi ini pun merupakan pejabat atau tokoh penting yang berperan cukup besar dalam topik tersebut.
Nah, apabila Anda ingin mengadakan acara tersebut, Anda perlu membuat surat permohonan audiensi. Seperti apa contoh surat tersebut? Bagaimana format yang tepat untuk pembuatannya? Daripada penasaran, mari simak pembahasan di bawah ini untuk informasi lebih lengkap!
Contoh Surat Permohonan Audiensi
Agar Anda memiliki gambaran lebih jelas, berikut ada beberapa contoh surat permohonan audiensi yang bisa dipelajari dan dijadikan referensi:
1. Surat Permohonan Audiensi Pejabat Pemerintah
Sumber: Dicontoh.
2. Surat Permohonan Audiensi Organisasi
Sumber: Scribd.
3. Surat Permohonan Audiensi InstitusiÂ
Sumber: Scribd.
4. Surat Permohonan Audiensi Individu
Sumber: Scribd.
5. Surat Permohonan AudiensiÂ
Sumber: Scribd.
Format Surat Permohonan Audiensi yang Baik dan Benar
Sebelum menulis surat permohonan audiensi, kenali terlebih dahulu format penulisan yang baik dan benar seperti penjelasan di bawah ini:
1. Kop Surat
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, surat permohonan audiensi biasanya dikeluarkan oleh pihak resmi atau instansi tertentu. Oleh karena itu, Anda harus menyertakan kop di bagian atas isi pesan.
Kop ini berisikan informasi terkait nama instansi pengirim pesan, nomor telepon, alamat, email, dan informasi pendukung lainnya. Kop ini berperan penting dalam penulisan permohonan audiensi karena menunjukkan bahwa pihak bersangkutanlah yang secara resmi dan profesional mengeluarkan surat tersebut.
2. Identitas Penerima Surat
Bukan surat namanya apabila tidak ada identitas penerimanya. Biasanya, format ini diletakkan di bagian pembuka pesan sebelum masuk ke bagian isi. Anda bisa menuliskannya seperti di bawah ini:
Kepada Yth.
Rektor Universitas Sri Jaya
Di Tempat
Format tersebut sudah menunjukkan dengan jelas bahwa tujuan penulisan permohonan adalah kepada pihak rektorat. Jadi, pihak yang berhak dan wajib untuk membacanya adalah penerima pesan tersebut.
3. Tujuan Penulisan Permohonan
Masuk ke bagian isi, jangan lewatkan untuk menyebutkan tujuan penulisan permohonan. Penerima pesan tentu akan lebih mudah memahami apabila Anda secara jelas dan lengkap menyatakan tujuan.
Tujuan permohonan audiensi tentu akan berbeda-beda, seperti kebutuhan untuk diskusi, penyelesaian masalah, dan sebagainya. Jadi, pastikan Anda menggunakan kalimat efektif dan lugas agar tidak menimbulkan kesalahpahaman atau ambiguitas kepada pembaca.
Gunakan tatanan kalimat sesuai kaidah yang berlaku, seperti Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Dengan begitu, pembaca pun bisa langsung mengerti dan mengabulkan permohonan Anda.
4. Keterangan Jadwal Audiensi
Format penting yang tidak boleh tertinggal berikutnya adalah keterangan mengenai jadwal berlangsungnya audiensi. Pada bagian ini, Anda perlu menuliskan keterangan waktu, hari, dan tempat pelaksanaan.
Tujuan penulisan format ini adalah untuk menginformasikan kepada penerima mengenai waktu acara sehingga diharapkan pihak bersangkutan dapat hadir sesuai jadwal. Tidak ada salahnya juga apabila Anda menyertakan durasi acara agar penerima pesan mendapatkan gambaran berapa lama acara akan berlangsung. Hal ini bisa jadi pertimbangan karena mengingat pihak yang diundang kemungkinan memiliki jadwal cukup padat.
5. Kalimat Penutup
Setelah semua informasi sudah disampaikan, Anda perlu menutup surat dengan kalimat penutup. Bagian akhir ini juga berperan cukup penting untuk menunjukkan etika sopan santun dalam bersurat. Anda bisa menuliskannya seperti kalimat di bawah ini:
Demikian permohonan audiensi ini kami buat dan sampaikan. Besar harapan kami agar bapak/ibu dapat menghadiri acara yang kami buat. Atas perhatian dan partisipasinya, kami mengucapkan terima kasih.
6. Nama dan Tanda Tangan Pengirim
Terakhir, informasi mengenai identitas pengirim atau penanggung jawab permohonan tersebut pun harus dicantumkan. Maka dari itu, sertakanlah nama dan tanda tangan pengirim di bawah kalimat penutup. Formatnya adalah sebagai berikut:
Hormat Kami,
(Tanda Tangan)
Ketua Himpunan Mahasiswa 2023
Bambang Haryanto
Dalam penulisan nama dan tanda tangan ini, Anda bisa membuatnya secara langsung di atas kertas atau secara digital. Apabila secara digital, berarti Anda harus menyematkan tanda tangan elektronik (TTE).Â
Nah, dalam pembubuhan tanda tangan elektronik ini, Anda tidak bisa sembarangan. Anda perlu memastikan bahwa TTE tersebut sudah diverifikasi dan dibuat dari aplikasi yang diakui Kominfo, seperti Privy. Pasalnya, hal ini penting untuk dipertimbangkan mengingat pihak yang dituju adalah pejabat atau instansi penting.
TTE ini harus terverifikasi untuk mengurangi risiko pemalsuan data atau identitas sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.
Demikianlah 5 contoh surat permohonan audiensi yang baik dan benar untuk dijadikan acuan. Sebelum membuat permohonan, pastikan bahwa Anda sudah mengetahui format yang tepat agar pengajuan audiensi pun dapat dikabulkan.
