Selain surat pengunduran diri, surat lain yang sering digunakan dalam ranah kepegawaian adalah surat perpanjangan kontrak kerja.
Surat ini biasanya digunakan saat seorang pegawai yang sudah habis kontrak ingin memperpanjang masa kerjanya kembali.
Ketentuan pembuatan dokumen ini sebenarnya telah diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan atau Omnibus Law Undang-Undang Cipta Kerja. Jadi beberapa hal perlu diperhatikan dalam membuatnya.
Perlu membuat perpanjangan kontrak? Lihat beberapa contoh surat perpanjangan kontrak kerja dan cara membuatnya berikut ini sebagai referensi.
Apa itu Surat Perpanjangan Kontrak Kerja?
Surat perpanjangan kontrak kerja adalah dokumen yang dibutuhkan ketika hendak memperpanjang masa kerja dengan suatu alasan atau kepentingan tertentu. Dokumen tersebut diajukan oleh karyawan kepada pihak pemberi kerja.
Ini merupakan dokumen penting dan melibatkan perjanjian. Sehingga perlu ditandatangani oleh pihak yang terlibat, yaitu pihak pekerja dan pemberi kerja.
Pengajuan dokumen untuk memperpanjang kontrak ini dapat menguntungkan pihak karyawan maupun perusahaan. Fungsi surat perpanjangan kontrak kerja, antara lain sebagai berikut.
- Pengingat bagi perusahaan atau instansi untuk memperpanjang kontrak.
- Menunjukkan bahwa karyawan yang mengajukan menikmati kontrak sebelumnya, sehingga ingin memperpanjangnya.
- Dokumen resmi untuk memperpanjang kontrak kerja dan perjanjiannya.
Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja
Jika Anda saat ini sedang mencari contoh surat perpanjangan kontrak kerja, bisa melihat beberapa referensinya di bawah ini. Lengkap untuk karyawan swasta, kedinasan, hingga honorer.
1. Contoh surat perpanjangan kontrak kerja karyawan swasta
Sumber: Studocu
Pada contoh surat permohonan perpanjangan kontrak kerja untuk karyawan swasta di atas dapat dijadikan referensi. Dalam surat tersebut terlihat bahwa Anda perlu melampirkan data diri serta jabatan. Ini berguna supaya tim HRD dapat mempertimbangkan bagaimana kinerja Anda sebelumnya.
Selain itu, tampilkan pula kapan hari pertama memulai serta kapan waktu berakhirnya kontrak tersebut. Tuliskan pula nomor surat perjanjian kerja yang sebelumnya Anda terima jika diperlukan.
2. Contoh surat perpanjangan kontrak kerja pegawai dinas
Sumber: Scribd
Ini merupakan contoh untuk pegawai dinas yang dapat dijadikan referensi. Pegawai dinas termasuk yang bekerja di lingkungan kesehatan, pendidikan, pariwisata, dan lainnya.
Sesuai judulnya, surat tersebut ditujukan kepada Kepala Dinas tempat bekerja. Sama seperti sebelumnya, Anda perlu menuliskan data diri termasuk jabatan.
Jangan lupa melampirkan beberapa berkas yang dibutuhkan, seperti surat pernyataan, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, ijazah, KTP, dan sebagainya. Berkas tersebut nantinya dapat digunakan sebagai bahan pertimangan apakah kontrak dilanjut atau tidak.
3. Contoh surat perpanjangan kontrak kerja pegawai honorer
Sumber: Scribd
Selain pegawai dinas, tenaga honorer jika ingin memperpanjang kontrak perlu membuat surat permohonan. Dokumen tersebut ditujukan ke petinggi tempat Anda mengabdi sebagai tenaga honorer.
Lampirkan berkas-berkas pendukung agar dapat dijadikan pertimbangan. Contohnya KTP, ijazah terakhir, daftar riwayat hidup (curriculum vitae), sertifikat profesi, dan lain-lain sesuai ketentuan.
4. Contoh surat perpanjangan kontrak kerja tenaga pendidik atau guru
Sumber: Scribd
Adapun contoh lainnya, yaitu untuk para tenaga pendidik atau guru yang ingin melanjutkan kontraknya. Sedikit berbeda karena perlu mencantumkan NRG (Nomor Registrasi Guru).
Jelaskan pula di sekolah mana tempat Anda mengabdikan diri sebagai tenaga pendidik. Setelah itu, lampirkan berkas-berkas pendukung, termasuk Surat Keputusan Pengangkatan dari Kepala Dinas Pendidikan terkait.
5. Contoh surat perpanjangan kontrak kerja dokter atau tenaga kesehatan lainnya
Sumber: Slide Share
Contoh di atas untuk dokter (ataupun tenaga kesehatan lainnya). Hampir sama seperti guru, jika ingin memperpanjang kontrak sebagai tenaga kesehatan perlu melampirkan surat/sertifikat terkait profesi yang ditekuni, seperti STR (Surat Tanda Registrasi), SIP (Surat Izin Praktik), dan lainnya.
6. Contoh surat perpanjangan kontrak kerja dengan kop resmi
Sumber: Scribd
Contoh ini diambil dari Dinas Kesehatan Brebes, tepatnya di Puskesmas Siwuluh Kecamatan Bulakamba. Dalam dokumen tersebut, terlihat bahwa dokumen perpanjangan kontrak pekerja dapat menggunakan kop resmi. Isinya tidak jauh berbeda dengan lainnya, perbedaannya hanya terletak pada kop.
Aturan Hukum Perpanjangan Kontrak Kerja
Sebenarnya, surat perpanjangan kontrak bagi pekerja sudah dibuat aturan hukumnya dalam Undang-Undang Cipta Kerja pada Pasal 59 Ayat 4. Dalam Undang-Undang tersebut dikatakan bahwa ketentuan lebih lanjut perpanjangan kontrak diatur dalam Peraturan Pemerintah.
Tepatnya pada Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021. Intinya, pada PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) dapat dilakukan sampai maksimal 2 tahun, setelah itu tidak dapat diperpanjang lagi. Maka ketika masanya habis, status karyawan tersebut berubah menjadi karyawan tetap.
Dalam Pasal 59 Undang-Undang Cipta Kerja pun tertulis pula ketentuan pengajuan surat permohonan memperpanjang kontrak kerja, yakni diajukan paling lambat satu minggu sebelum berakhir. Masa PKWT maksimal dua tahun dan hanya dapat diajukan satu kali perpanjangan PKWT dengan waktu maksimal satu tahun.
Cara Membuat Surat Perpanjangan Kontrak Kerja
Secara garis besar, begini cara membuat surat perpanjangan kontrak yang baik dan benar. Gunakan bahasa formal karena ini merupakan dokumen resmi.
1. Buat judul surat
Pertama-tama buatlah judul surat terlebih dahulu. Tidak harus menggunakan kop resmi, Anda bisa langsung menuliskan judul surat tersebut, yaitu “Surat Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja” (tanpa tanda petik).
Tulisan disarankan dalam bentuk cetak tebal (bold) sebagai bentuk penegasan. Sebaiknya ditulis dalam huruf kapital di tengah-tengah (centered).
2. Tuliskan perihal dan tujuan penerima
Selanjutnya, tuliskan maksud Anda memberikan surat permohonan tersebut, yaitu “Perihal: Perpanjangan kontrak”. Jangan lupa mencantumkan berapa jumlah berkas yang dilampirkan pada dokumen tersebut, misalnya 1 lembar, 3 lembar, dan sebagainya.
Tambahkan tujuan penerima. Nama penerima hendaknya dijelaskan dalam jabatan, lanjutkan dengan menuliskan nama perusahaan dan alamatnya. Contohnya Yth. Manager Operasional (enter) PT ABCD Tbk. (enter) Jakarta.
3. Cantumkan data diri
Setelah menuliskan perihal dan tujuan penerima, cantumkanlah data diri. Awali dengan kata “Dengan hormat, saya yang bertanda tangan di bawah ini…” kemudian lanjutkan mencantumkan data diri Anda.
Data diri yang perlu dicantumkan dalam surat permohonan untuk memperpanjang kontrak pekerja, antara lain nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, jabatan saat ini, surat/sertifikat keterangan profesi (khusus jabatan tertentu), dan lainnya tergantung perusahaan atau tempat bekerja.
4. Tuliskan waktu berakhirnya masa kerja
Hal yang tak kalah penting dalam pembuatan surat permohonan ini, jangan lupa menuliskan waktu habisnya masa kerja. Anda bisa menggunakan kalimat seperti, “Melalui surat ini, saya bermaksud untuk mengajukan perpanjangan kontrak, yang akan berakhir pada (tanggal) (bulan) (tahun) berdasarkan perjanjian kontrak pada surat nomor (nomor surat).”
5. Lampirkan berkas yang dibutuhkan
Beberapa perusahaan mungkin membutuhkan lampiran berkas jika ada karyawan yang ingin memperpanjang kontraknya. Biasanya berkas yang perlu dilampirkan, antara lain KTP, daftar riwayat hidup (CV), ijazah terakhir, surat/sertifikat keterangan profesi, dan sebagainya.
6. Penutup
Tuliskan kalimat penutup dengan bahasa formal yang sopan karena termasuk dokumen resmi. Tuliskan kalimat penutup secara singkat atau maksimal cukup dua baris saja, seperti “Demikian permohonan ini saya ajukan. Atas perhatian dari Bapak/Ibu saya mengucapkan terimakasih”.
7. Tambahkan tanda tangan dan nama terang
Hal paling penting ketika Anda mengajukan permohonan untuk memperpanjang kontrak kerja, yaitu tanda tangan dan nama terang karena ini termasuk surat resmi. Fungsi tanda tangan adalah untuk menunjukkan identitas diri sekaligus menunjukkan keabsahan suatu dokumen.
Jika dokumennya dalam bentuk digital, Anda dapat menggunakan layanan tanda tangan digital dari Privy untuk menandatangani kontrak kerja. Tujuannya supaya tim HR lebih mudah dalam menjangkau kandidat yang berada di luar daerah, seperti freelancer maupun karyawan yang bekerja secara WFH (work from home).
Cara membuat surat permohonan perpanjangan kontrak kerja dan contohnya di atas semoga dapat dipahami. Gunakan beberapa contoh di atas sebagai referensi, jadi bisa ditambahkan atau dikurangi kata-katanya sesuai kebutuhan.
