Surat adalah media komunikasi antar dua pihak atau lebih baik untuk keperluan resmi maupun tidak. Oleh sebab itu, penulisan alamat surat yang tepat, sehingga surat bisa sampai dengan baik kepada pihak yang dituju.
Saat ini memang banyak pihak telah menggunakan email sebagai pengganti surat. Namun demikian, masih banyak perusahaan yang menggunakan media ini untuk menyeleksi kandidat tenaga kerja mereka, sehingga ketika melamar pekerjaan, pastikan Anda menuliskan alamat surat lamaran kerja yang Anda susun dengan benar.
Mengapa Penulisan Alamat Surat Penting?
Selain supaya tidak salah alamat sebagaimana telah dibahas di atas, menulis alamat yang tepat sesuai kaidah pada dokumen juga penting, supaya sebuah surat resmi tetap terlihat profesional. Surat resmi yang profesional tentunya harus sesuai dengan aturan yang berlaku dan bebas typo.
Adapun mengenai dokumen tidak resmi, seperti surat pribadi, umumnya bagian ini ditulis di halaman depan amplop dengan format yang lebih fleksibel dan di dalam surat hanya perlu ditulis dengan kata “di tempat”.
Namun, penulisan “di tempat” pada surat biasanya digunakan saat kita tidak mengetahui alamat pasti si penerima surat.
Dalam etikanya, saat menulis surat resmi lebih baik untuk menyebutkan alamat surat secara spesifik dan selengkap-lengkapnya. Mulai dari nama jalan, nomor bangunan, kecamatan, kabupaten, provinsi, hingga kode pos.
Aturan Penulisan Alamat Surat dan Formatnya
Lalu, bagaimana cara penulisan alamat surat yang tepat sesuai dengan kaidah? Berikut ini 6 aturan dalam menuliskan alamat surat:
1. Yth tidak perlu diikuti kata kepada
Kaidah yang pertama adalah penulisan kata “yang terhormat” atau “Yth” tidak perlu diikuti dengan kata kepada. Sebab, kata kepada merupakan kata penghubung, sehingga sebaiknya dihapus dari alamat surat. Selain itu, jika surat tersebut ditujukan kepada individu, kata Yth tidak perlu diikuti dengan kata Bapak/Ibu, sebaiknya langsung pada jabatan atau namanya.
Salah satu contohnya, berikut adalah contoh alamat surat lamaran pekerjaan dengan format yang benar:
Yth. Direktur Pemasaran PT. Lintang Jaya Sentosa
Jalan Merdeka 56
Kota Jakarta
2. Huruf kapital hanya untuk singkatan
Kata-kata dalam alamat surat tidak diperkenankan menggunakan huruf kapital. Dalam hal ini, huruf kapital hanya untuk awalan kata dan singkatan saja. Singkatan ini termasuk singkatan RT (rukun tetangga), RW (rukun warga) dan gelar pendidikan. Contoh:
Yth. Delima Pancawati, M.Sc.
Universitas Hayam Wuruk
Jalan Raya Hayam Wuruk Nomor 13
RT 02 RW 03, Desa Saptosari, Kecamatan Saptosari Kabupaten Kutaraja
3. Kode pos
Alamat sebuah surat resmi sebaiknya juga disertai dengan kode pos. Sebab, kode pos di setiap desa atau kelurahan bisa jadi berbeda meskipun letaknya berdekatan. Hal ini bertujuan untuk membantu kurir dan tim ekspedisi untuk menyortir surat sesuai dengan alamat surat yang dituju.
Misalnya, Desa Guwosari dan Desa Ringinharjo adalah dua desa yang berdekatan, namun memiliki kodepos yang berbeda, yaitu masing-masing 55751 dan 55712. Dengan demikian, pengiriman surat ke kedua daerah tersebut tidak tertukar. Contoh penulisannya adalah:
Yth. Sukowati Rajasanegara
Jalan Babadan Nomor 27
Dusun Dukuh, Kelurahan Guwosari , Kapanewon Pajangan
Kabupaten Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
55751
4. Penulisan gelar dan sapaan
Penulisan gelar dan sapaan secara bersamaan dalam alamat sebuah surat dinilai berlebihan. Oleh sebab itu, sebaiknya Anda menulis gelar saja atau sapaan saja untuk menghormati penerima surat tersebut. Biasanya, gelar yang ditulis adalah gelar pendidikan penerima surat terkait. Contoh:
Yth. Bapak Luthfi Hakim al Anshori
Jalan Ki Mangunsarkoro Nomor 179
Kota Tulungagung
Jawa Timur
Atau
Yth. K.H Luthfi Hakim al Anshori
Jalan Ki Mangunsarkoro Nomor 179
Kota Tulungagung
Jawa Timur
5. Tanda baca
Umumnya alamat surat hanya menggunakan titik dan koma sebagai tanda baca. Titik digunakan pada akhiran atau di tengah singkatan, seperti K.H, Yth, M.Sc dan lain sebagainya. Namun menurut beberapa sumber, jika surat tersebut ditujukan untuk perusahaan, status badan hukum perusahaan tersebut (PT) tidak perlu diakhiri dengan titik.
Adapun untuk tanda koma, umumnya digunakan untuk memisahkan dua gelar yang berbeda yang keduanya ditulis di bagian akhir nama. Contohnya:
Yth. K.H Luthfi Hakim al Anshori M.Sc., Ph.D.
Jalan Ki Mangunsarkoro Nomor 179
Kota Tulungagung
Jawa Timur
6. Jalan sebaiknya tidak disingkat
Salah satu salah kaprah yang banyak dilakukan di Indonesia adalah penulisan jalan yang disingkat entah itu dengan Jln atau Jl. Supaya kurir tidak salah dalam membacanya, sebaiknya tulisan jalan tidak disingkat, seperti:
Yth. Yayuk Setyowati S.E.
Jalan Kembang Boreh No. 35
Desa Bulaksumur, Kapanewon Depok, Kabupaten Sleman
Derah Istimewa Yogyakarta
Contoh Penulisan Alamat Surat yang Benar
Berikut ini contoh penulisan alamat surat yang tepat:
1. Surat lamaran kerja
Yth. Manajer Sumber Daya Manusia PT Ringin Jaya Sentosa
Jalan Merpati Putih Nomor 17
RT 04 RW 08, Kelurahan Kembang Putihan, Kecamatan Pandak
Kabupaten Bantul
577511
2. Surat dengan sapaan
Yth. Bapak Anton Sukamdono
Jalan I Gusti Ngurah Rai Nomor 76
Kelurahan Pakis, Kecamatan Surabaya Barat
Kota Surabaya
80512
3. Surat pribadi
Kepada:
Salsabila Khairun Nisa’
Jalan Panglima Sudirman No. 46
Kelurahan Terban Kapanewon Gondokusuman
Kota Yogyakarta
55223
Demikianlah uraian tentang aturan penulisan surat yang benar dan beberapa contohnya. Menulis alamat surat dengan baik dan benar akan membantu Anda mendapatkan citra yang lebih baik di mata penerima tersebut. Khususnya apabila surat tersebut merupakan surat resmi yang digunakan untuk kepentingan tertentu.
