Menyusun offering letter menjadi langkah penting dalam proses rekrutmen karyawan baru. Offering letter ini tidak hanya berfungsi sebagai dokumen resmi yang menegaskan penawaran kerja, tetapi juga sebagai sarana untuk mengomunikasikan harapan perusahaan serta rincian pekerjaan kepada karyawan baru.
Melalui offering letter, Anda sebagai perwakilan perusahaan, dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai posisi yang ditawarkan, manfaat yang akan diterima, serta budaya kerja di perusahaan Anda.
Pada panduan ini, Privy akan membantu Anda dalam menyusun offering letter yang efektif dan profesional, memastikan semua informasi penting tersampaikan dengan baik dan mendorong calon karyawan untuk menerima penawaran kerja Anda. Kalau begitu, langsung saja simak selengkapnya di bawah ini.
Langkah-Langkah Menyusun Offering Letter
Menyusun offering letter yang efektif membutuhkan perhatian terhadap detail dan kejelasan komunikasi. Berikut ini langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk memastikan offering letter Anda mencakup semua informasi penting dan memberikan kesan profesional kepada calon karyawan.
1. Pembukaan dan Ucapan Selamat
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan dalam menyusun offering letter yaitu memberikan ucapan selamat kepada calon karyawan. Sampaikan rasa terima kasih atas minat dan partisipasi mereka dalam proses seleksi.
Misalnya, Anda bisa menulis, “Kami dengan senang hati menginformasikan bahwa Anda telah dipilih untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].” Bagian pembukaan ini penting untuk memberikan sambutan hangat dan membangun hubungan positif sejak awal.
2. Rincian Posisi yang Ditawarkan
Setelah pembukaan, langkah berikutnya adalah menjelaskan secara rinci tentang posisi yang ditawarkan. Sebutkan judul pekerjaan, departemen, dan tanggung jawab utama yang akan diemban oleh karyawan baru. A
nda juga dapat menyertakan informasi mengenai kepada siapa mereka akan melapor dan tim yang akan bekerja sama. Informasi ini membantu calon karyawan mendapatkan gambaran yang jelas tentang peran di perusahaan.
3. Informasi Kompensasi dan Benefit
Salah satu bagian terpenting dari offering letter yaitu rincian tentang kompensasi dan benefit yang akan diterima oleh karyawan. Jelaskan secara spesifik mengenai gaji pokok, bonus, dan tunjangan lainnya seperti asuransi kesehatan, cuti tahunan, dan program pensiun.
Informasi ini harus disampaikan dengan jelas untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan calon karyawan mengetahui apa yang akan didapatkan sebagai imbalan dari kontribusi mereka.
Baca Juga: Perbedaan Rekrutmen dan Seleksi yang Harus Dipahami
4. Syarat dan Ketentuan Kerja
Bagian ini mencakup informasi tentang syarat dan ketentuan kerja yang berlaku, seperti durasi kontrak (jika ada), periode percobaan, dan jam kerja. Anda juga dapat menyertakan kebijakan perusahaan terkait dengan kerahasiaan, kode etik, dan aturan lainnya yang relevan. Menyampaikan syarat dan ketentuan ini sejak awal akan membantu calon karyawan memahami harapan perusahaan dan persyaratan yang harus dipenuhi.
5. Informasi Tentang Budaya dan Nilai Perusahaan
Menjelaskan budaya dan nilai-nilai perusahaan dalam offering letter dapat membantu calon karyawan memahami lingkungan kerja. Sertakan informasi tentang visi dan misi perusahaan, nilai-nilai inti, dan budaya kerja yang dijunjung tinggi. Hal ini tidak hanya membantu calon karyawan menilai apakah mereka cocok dengan perusahaan, tetapi juga menginspirasi mereka untuk berkontribusi sesuai dengan nilai-nilai tersebut.
6. Fasilitas dan Lingkungan Kerja
Informasi mengenai fasilitas dan lingkungan kerja yang akan didapatkan oleh karyawan baru juga penting untuk disertakan. Sebutkan fasilitas kantor seperti ruang kerja, ruang istirahat, kantin, dan area rekreasi jika ada.
Jika perusahaan Anda menerapkan fleksibilitas kerja seperti work from home atau jam kerja fleksibel, pastikan untuk menyertakan informasi tersebut. Fasilitas dan lingkungan kerja yang nyaman dapat menjadi nilai tambah yang menarik bagi calon karyawan.
7. Kebijakan Pengembangan Karier
Jelaskan kebijakan perusahaan terkait pengembangan karier dan pelatihan. Sebutkan peluang untuk mengikuti pelatihan, seminar, atau program pengembangan diri yang disediakan oleh perusahaan. Dengan menyertakan informasi ini, Anda menunjukkan komitmen perusahaan untuk membantu karyawan berkembang dan maju dalam karier mereka, yang bisa menjadi daya tarik tambahan bagi calon karyawan.
8. Jadwal dan Lokasi Mulai Kerja
Sertakan informasi yang jelas tentang tanggal mulai kerja dan lokasi kerja karyawan baru. Pastikan calon karyawan mengetahui kapan dan di mana mereka harus hadir pada hari pertama kerja. Informasi ini sangat penting untuk membantu karyawan baru mempersiapkan diri dengan baik dan mengurangi kecemasan yang mungkin dirasakan menjelang hari pertama bekerja.
9. Instruksi Selanjutnya dan Kontak
Akhiri offering letter dengan memberikan instruksi mengenai langkah selanjutnya yang harus diambil oleh calon karyawan. Misalnya, mereka mungkin perlu menandatangani dan mengembalikan salinan offering letter sebagai bentuk persetujuan.
Selain itu, sediakan kontak yang bisa dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut. Mengakhiri surat dengan informasi ini menunjukkan kesiapan perusahaan untuk membantu dan mempermudah proses transisi bagi karyawan baru.
10. Penegasan Ulang dan Penutupan
Ucapkan kembali selamat dan ungkapkan harapan bahwa mereka akan menjadi bagian dari tim yang sukses dan berkembang. Contoh kalimat penutupan bisa seperti, “Kami sangat menantikan kontribusi Anda dan berharap bisa bergabung dengan tim kami untuk mencapai keberhasilan bersama.” Penutupan yang positif dan hangat akan meninggalkan kesan yang baik bagi calon karyawan.
Baca Juga: Contoh Surat Komitmen Kerja serta Cara Membuatnya
Contoh Offering Letter
Sebagai gambaran, berikut contoh offering letter yang dikirim melalui email yang bisa Anda gunakan:
Subject: Penawaran Kerja untuk Posisi Content Writer di PT Alam Sejahtera
Kepada Yth. Wilhelmina Algaitsa Kulsum,
Kami dengan senang hati menginformasikan bahwa Anda telah dipilih untuk posisi Content Writer di PT Alam Sejahtera. Setelah melalui proses seleksi yang ketat, kami yakin Anda memiliki kualifikasi dan potensi yang sesuai dengan kebutuhan dan visi perusahaan kami.
Berikut ini rincian penawaran kerja dari kami:
Rincian Posisi yang Ditawarkan
- Posisi: Content Writer
- Departemen: Marketing
- Laporan Kepada: Kepala Departemen Marketing
- Tanggung Jawab Utama: Membuat konten tulisan yang menarik untuk berbagai platform, termasuk website, blog, media sosial, dan materi pemasaran lainnya.
Informasi Kompensasi dan Benefit
- Gaji Pokok: Rp 7.000.000 per bulan
- Bonus Tahunan: Berdasarkan kinerja individu dan perusahaan
- Tunjangan Kesehatan: Asuransi kesehatan untuk karyawan dan keluarga inti
- Cuti Tahunan: 12 hari kerja per tahun
- Manfaat Lainnya: Tunjangan transportasi, program pengembangan profesional
Syarat dan Ketentuan Kerja
- Durasi Kontrak: Kontrak awal 1 tahun, dengan kemungkinan perpanjangan
- Periode Percobaan: 3 bulan
- Jam Kerja: Senin – Jumat, 09:00 – 17:00
- Kerahasiaan: Karyawan diharapkan menjaga kerahasiaan informasi perusahaan
- Kode Etik: Mematuhi semua kebijakan dan prosedur yang berlaku di PT Alam Sejahtera
Kami mengharapkan Anda dapat mulai bekerja pada 1 Juli 2024. Lokasi kerja Anda akan berada di kantor pusat PT Alam Sejahtera, Jalan Kebon Jeruk No. 123, Jakarta Barat.
Kami mohon agar Anda menanggapi email ini dan menyatakan persetujuan terhadap penawaran ini paling lambat pada 14 Juni 2024. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi Bapak Ahmad di nomor 0812-3456-7890 atau melalui email di ahmad@alamsejahtera.co.id.
Kami sangat menantikan kontribusi Anda dan berharap dapat bergabung dengan tim kami untuk mencapai keberhasilan bersama. Selamat sekali lagi, dan kami yakin bahwa Anda akan menjadi aset berharga bagi PT Alam Sejahtera.
Hormat kami,
Ahmad Fadli
Kepala Departemen HRD
PT Alam Sejahtera
ahmad@alamsejahtera.co.id
0812-3456-7890
Terima kasih atas perhatian Anda. Kami menantikan kabar baik dari Anda.
Hormat kami,
Ahmad Fadli
Baca Juga: Tahapan Rekrutmen Karyawan: Panduan Langkah demi Langkah untuk Sukses
Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja
Jika Anda bertanya-tanya mengenai apa perbedaan offering letter dan kontrak kerja, maka berikut ini adalah beberapa perbedaan utama antara offering letter dan kontrak kerja:
1. Mengikat Secara Hukum
Offering letter adalah surat yang menyatakan minat perusahaan untuk merekrut seorang kandidat. Dokumen ini menjadi awal dari kesepakatan kerja antara perusahaan dan calon karyawan.
Penandatanganan offering letter menunjukkan persetujuan karyawan terhadap syarat-syarat yang ditetapkan oleh perusahaan dan kesediaan untuk bekerja.
Di sisi lain, kontrak kerja merupakan perjanjian yang memiliki kekuatan hukum lebih kuat, mengikat antara pemberi kerja dan pekerja. Kontrak ini mencakup secara rinci syarat-syarat kerja, hak, dan kewajiban kedua belah pihak.
2. Kepastian Status Ketenagakerjaan
Kontrak kerja memberikan kepastian mengenai status ketenagakerjaan, apakah bersifat PKWTT (permanen) atau PKWT (kontrak). Biasanya, kontrak kerja menyertakan klausul yang mendefinisikan status tersebut. Poin ini juga mencakup ketentuan mengenai pemutusan hubungan kerja, termasuk jangka waktu pemberitahuan yang diperlukan.
3. Isi
Isi offering letter dan kontrak kerja juga berbeda. Offering letter biasanya hanya mencantumkan informasi dasar, seperti tanggal mulai bekerja dan rincian gaji. Sementara itu, kontrak kerja berisi informasi yang lebih mendetail tentang aturan ketenagakerjaan, durasi pekerjaan, serta persyaratan kerja lainnya. Oleh karena itu, menandatangani offering letter belum menjadikan seseorang sebagai karyawan resmi. Status resmi baru diberikan setelah menandatangani kontrak kerja, yang biasanya memerlukan legalitas berupa meterai.
4. Waktu Diberikan
Offering letter biasanya diberikan terlebih dahulu, dan setelah ditandatangani oleh calon karyawan dan perusahaan, barulah kontrak kerja diserahkan untuk ditandatangani.
5. Rincian Hak dan Kewajiban
Kontrak kerja memuat rincian hak dan kewajiban karyawan secara lebih mendalam, termasuk komponen gaji, benefit, aturan perusahaan, dan sistem kerja. Karena mencakup banyak detail, kontrak kerja umumnya memiliki lebih banyak halaman dibandingkan dengan offering letter.
6. Rincian Job Description
Selain hak dan kewajiban, kontrak kerja juga mencakup rincian job description yang lebih spesifik. Perusahaan biasanya akan langsung menginformasikan siapa atasan yang akan menjadi supervisor dan kepada siapa karyawan akan melaporkan pekerjaannya.
Itulah beberapa hal yang perlu Anda pahami tentang offering letter. Pastikan untuk selalu membaca dokumen ini dengan cermat sebelum menandatanganinya!
Gunakan Tanda Tangan Digital dari Privy untuk Offering Letter Anda
Dalam menyusun offering letter yang efektif, penting untuk mencakup semua informasi krusial yang dibutuhkan calon karyawan, mulai dari rincian posisi, kompensasi dan benefit, syarat dan ketentuan kerja hingga instruksi selanjutnya.
Untuk mempermudah proses penerimaan penawaran kerja ini, kami merekomendasikan penggunaan layanan tanda tangan on premise dari Privy. Bersama Privy, Anda bisa menandatangani offering letter secara elektronik, cepat, aman, dan dari mana saja.
Menggunakan tanda tangan dari Privy juga akan menghemat banyak waktu Anda pada masa mendatang. Urusan administrasi pasti efisien dan terverifikasi karena Privy terjamin legal bahkan hingga ranah hukum serta pengadilan. Jadi, tunggu apalagi? Kunjungi Privy sekarang juga.
