Dalam dunia bisnis, proses perjanjian antar karyawan atau perusahaan lain adalah aktivitas yang umum terjadi. Pada dasarnya, perjanjian mengarah kepada sesuatu yang mengikat antara kedua belah pihak sehingga dibutuhkan sebuah surat atau dokumen perjanjian berupa Non-Disclosure Agreement (NDA).
Jika Anda bergerak di bidang bisnis, mungkin dokumen ini sudah tidak asing lagi bagi Anda. Namun, bagi Anda yang baru memasuki dunia kerja atau usaha, singkatnya dokumen ini berisi perjanjian yang tujuannya melindungi informasi rahasia antara dua belah pihak atau lebih.
Lalu, apa fungsi sebenarnya dari Non-Disclosure Agreement ini? Apakah perjanjian kerahasiaan ini mengikat secara hukum? Daripada penasaran, mari simak informasi di bawah ini untuk penjelasan lebih lengkap!
Pengertian Non-Disclosure Agreement
Seperti yang sudah disinggung di atas, Non-Disclosure Agreement adalah dokumen perjanjian berisikan pernyataan bahwa kedua belah pihak yang menerima informasi harus menjaga kerahasiaannya. Setiap pihak terkait yang disebutkan di dalam dokumen tersebut memiliki tanggung jawab untuk tidak mengungkapkan informasi apa pun terkait perjanjian tersebut.
Informasi dapat diberikan kepada pihak ketiga (di luar kerja sama antara dua pihak atau lebih) asalkan ada persetujuan dan izin tertulis dari pihak pemberi informasi. Jadi, jika Anda berada di posisi ini, Anda tidak bisa sembarangan atau secara sengaja membocorkan pesan rahasia.
Non-Disclosure Agreement ini sering dipakai dalam berbagai konteks dan tujuan, khususnya dalam dunia bisnis dan hubungan profesional dengan pihak lain. Bidang-bidang tersebut kerap kali membuat dokumen perjanjian ini karena sejatinya sebuah perusahaan memiliki tanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan data pribadi mereka sendiri.
Lalu, apa saja jenis data yang perlu dilindungi oleh Non-Disclosure Agreement? Umumnya, data atau informasi yang dilindungi ini berupa informasi internal perusahaan, seperti strategi pemasaran, rancangan produk atau layanan, data customer/klien, dan lain sebagainya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: 7 Aplikasi Scan Dokumen yang Gratis dan Praktis Digunakan
Fungsi Non-Disclosure Agreement
Adapun beberapa fungsi Non-Disclosure Agreement atau NDA yang bisa dirasakan oleh dua pihak yang bekerja sama antara lain:
1. Melindungi informasi sensitif dan bersifat rahasia
Tujuan utama dibuatnya Non-Disclosure Agreement tidak lain adalah untuk menjaga informasi rahasia dan sensitif. Informasi rahasia ini bisa berupa data perusahaan, data karyawan, atau bahkan data pihak lain yang terkait dengan suatu kerja sama.
Ditambah lagi, biasanya setiap pihak terkait wajib menandatangani NDA tersebut. Tanda tangan ini bisa mengarah kepada kewajiban untuk menaati hukum dan akan bermasalah jika salah satu pihak melanggar. Pasalnya, tanda tangan menunjukkan bahwa kedua belah pihak sudah paham dan tahu tanggung jawabnya masing-masing.
2. Mempertahankan hak paten perusahaan
Sebagai pemilik bisnis, tentu Anda tidak ingin strategi atau inovasi yang sedang digarap diambil dan digunakan oleh pihak lain, bukan? Untuk itulah fungsi Non-Disclosure Agreement bekerja.
Non-Disclosure Agreement membantu perusahaan untuk menjaga data penting bisnis terkait hak paten atau hak kepemilikan atas suatu produk atau layanan. Umumnya, jenis NDA seperti ini diberikan kepada karyawan yang bekerja di suatu perusahaan.
Hal ini lantaran karyawan merupakan pihak yang paling dekat dan bahkan melangsungkan proses produksi tersebut. Jadi, penting bagi pemilik bisnis untuk membuat Non-Disclosure Agreement ini sebelum menerima karyawan atau bekerja sama dengan pihak lain.
3. Bentuk perlindungan hukum
Dibuatnya dokumen Non-Disclosure Agreement bukanlah tanpa sebab. Tujuan perusahaan membuat dokumen ini adalah sebagai bentuk perlindungan hukum dari negara apabila suatu hari didapati kebocoran informasi.
Pemerintah Indonesia sendiri telah mengatur hukum ini dalam UU Nomor 30 Tahun 2000 pasal 1 ayat 1 tentang Rahasia Dagang. Peraturan tersebut mengatur tentang rahasia dagang antara dua pihak yang bekerja sama tidak diketahui oleh umum baik itu di bidang teknologi dan/atau bisnis yang mempunyai nilai ekonomi sehingga perlu dijaga kerahasiaannya.
4. Memberikan batasan yang jelas
Fungsi utama dari NDA adalah untuk menetapkan batasan yang jelas bagi karyawan atau mitra perusahaan. Dalam perjanjian ini, dijelaskan dengan detail informasi apa yang dianggap rahasia dan apa yang boleh dibicarakan secara terbuka. Dengan demikian, pihak yang menandatangani NDA memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang boleh atau tidak boleh dibagikan kepada pihak lain.
5. Pengembalian informasi
Walaupun sebelumnya disebutkan bahwa beberapa perjanjian memiliki masa berlaku tak terbatas, pertimbangan ini khusus diberikan untuk perjanjian dengan batas waktu tertentu. Biasanya, penerima perjanjian akan mengembalikan semua informasi rahasia yang diterimanya untuk kemudian dihancurkan atau dihapus agar tidak dapat disebarkan lagi.
Baca Juga: Pasal Pemalsuan Dokumen dan Cara Melaporkannya
Seberapa Penting Non-Disclosure Agreement dalam Perusahaan?
Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa, NDA adalah dokumen yang harus ditandatangani oleh karyawan atau klien sebuah perusahaan.
Walau demikian, mengapa penting bagi calon karyawan atau rekan kerja untuk menandatangani NDA?
Mengutip dari Hukum Online, berdasarkan pasal 1 ayat (1) UU no. 30 tahun 2000 tentang Rahasia Dagang (“UURD”) yang berisikan:
“Informasi yang tidak diketahui oleh umum dalam bidang teknologi dan/atau bisnis, memiliki nilai ekonomi karena berguna dalam kegiatan usaha, dan dijaga kerahasiaannya oleh pemilik informasi tersebut adalah rahasia dagang.“
Maka dari itu, dalam menjaga kerahasiaan informasi dagang tersebut, biasanya perusahaan mengatur dalam kontrak kerja karyawan hal-hal apa saja yang termasuk dalam kategori tersebut. Selain itu, NDA juga berfungsi sebagai perjanjian hukum antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Jenis Non-Disclosure Agreement
Sebelum Anda membuat Non-Disclosure Agreement, ketahui dahulu beberapa jenis dokumen perjanjian yang bisa dibuat, antara lain:
1. NDA Mutual
Jenis yang pertama ini melibatkan pertukaran informasi rahasia antara dua pihak yang terlibat. Singkatnya, kedua pihak setuju untuk saling melindungi dan menjaga kerahasiaan informasi.
Jika salah satu membocorkannya, keduanya tentu akan mengalami kerugian.
2. NDA Non-Mutual
Berbeda dari Non-Disclosure Agreement Mutual, Non-Disclosure Agreement Non-Mutual ini hanya berfokus pada salah satu pihak. Namun, dokumen ini tetap berisikan perjanjian antara dua pihak yang bekerja sama.
Bedanya adalah hanya salah satu pihak yang dapat mengungkapkan informasi rahasia. Sementara itu, pihak lainnya bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan informasi tersebut.
3. NDA Multilateral
Jenis NDA yang terakhir ini melibatkan tiga pihak atau lebih yang terlibat dalam pertukaran informasi rahasia.
Non-Disclosure Agreement Multilateral digunakan ketika beberapa pihak ingin berbagi informasi rahasia untuk tujuan kerja sama atau membangun proyek bersama. Perjanjian ini mengatur kewajiban dan tanggung jawab setiap pihak untuk menjaga kerahasiaan informasi yang diberikan oleh pihak lainnya.
Contoh Non-Disclosure Agreement
Untuk memiliki gambaran lebih jelas, berikut ada contoh Non-Disclosure Agreement dalam bisnis:
Sumber: Usaha Sosial.
Baca Juga: Dokumen Digital: Pengertian, Jenis, Contoh & Manfaatnya
Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menandatangani Non-Disclosure Agreement
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, Non-Disclosure Agreement bisa menjadi bersifat mengikat karena adanya pembubuhan tanda tangan dari pihak-pihak terkait. Untuk itu, sebelum menandatangani perjanjian tersebut, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain:
1. Mencermati isi perjanjian
Dalam menandatangani dokumen apa pun, pastikan untuk mencermati dahulu isi dokumen tersebut, khususnya dokumen perjanjian. Dengan membaca seksama informasi di dalamnya, Anda akan memiliki pengetahuan lebih luas mengenai hal apa saja yang dilarang, kewajiban apa yang harus dilakukan, dan lain sebagainya.
Selain itu, jika ada bagian yang tidak dipahami, Anda dapat segera mengonfirmasi dan menanyakannya kepada pembuat Non-Disclosure Agreement. Apabila terdapat hal yang harus diubah Anda bisa segera mengonfirmasinya. Jika Anda menggunakan aplikasi Privy dalam pembuatan non-disclosure agreement, Anda bisa meralat atau menambahkan informasi penting secara langsung tanpa mengubah dokumennya, loh!
Berikut adalah langkah-langkah penggunaan fitur sign with notes yang disediakan oleh Privy:
- Buka aplikasi Privy di perangkat Anda;
- Log in menggunakan akun Enterprise Privy Anda;
- Klik menu “Documents”;
- Pilih dan buka salah satu dokumen yang ingin diralat atau ditambahi tanda tangan;
- Dalam dokumen tersebut, pilih ikon “Notes” yang berada di sebelah pojok kanan atas;
- Kemudian, tulis catatan atau info tambahan ke dalam dokumen dan kirimkan bersama tanda tangan digital Anda.
2. Simak masa berlaku NDA yang akan ditandatangani
Pada dasarnya, NDA memiliki masa berlaku yang harus ditaati oleh setiap pihak. Masa berlaku perjanjian ini bisa dihitung berdasarkan waktu seorang karyawan bergabung dengan perusahaan. Selain itu, bisa juga berlaku sampai beberapa tahun setelah karyawan tersebut resign atau tidak bekerja lagi.
Begitu pula dengan kerja sama pihak luar, NDA memiliki masa berlaku yang dapat disesuaikan dengan kesepakatan kedua pihak.
3. Perhatikan konsekuensi atau sanksi
Terakhir, jangan lupa untuk memperhatikan konsekuensi atau sanksi yang akan diterima apabila melanggar NDA yang sudah ditandatangani.
Jika ketiga hal di atas sudah dilakukan, kini Anda bisa menandatangani Non-Disclosure Agreement dengan percaya diri. Anda bisa membubuhkan tanda tangan basah secara langsung di atas kertas atau menggunakan e-sign.
Pembubuhan tanda tangan ini kembali lagi disesuaikan dengan model dokumen yang diberikan. Jika dokumen berbentuk digital, Anda bisa membubuhkan e-sign dari Privy yang sudah terverifikasi dan diakui pemerintah Indonesia. Dengan begitu, dokumen perjanjian akan lebih mengikat lagi secara hukum.
Setelah memahami penjelasan di atas, kini perusahaan Anda bisa membuat Non-Disclosure Agreement dengan tepat guna melindungi kerahasiaan informasi bisnis. Jangan lupa juga untuk membubuhkan tanda tangan di akhir dokumen untuk menunjukkan keabsahan dan mengikat secara hukum.
