Dalam setiap organisasi, instansi, atau perusahaan, kegiatan surat-menyurat berperan cukup penting untuk memberikan informasi seputar perintah, tugas, atau hal lainnya. Melalui surat, informasi yang disampaikan di dalamnya bisa berkesan wajib dan profesional, terutama surat tugas.
Namun, terkadang pesan yang tertulis dalam surat tugas tidak sepenuhnya dipahami oleh sang penerima. Maka dari itu, hadirlah lembar disposisi yang berfungsi sebagai perwakilan pejabat atau pemimpin tertentu untuk memperjelas informasi dalam pesan.
Nah, tetapi, apakah sebenarnya Anda sudah mengetahui apa itu lembar disposisi? Apa saja fungsinya? Bagaimana cara mengisinya? Daripada penasaran, mari simak informasi lebih lengkapnya di bawah ini!
Apa itu Lembar Disposisi?
Seperti yang sudah disinggung sedikit di atas, lembar disposisi adalah pendapat atau tembusan dari seorang pejabat atau pemimpin mengenai informasi yang terdapat dalam surat dinas atau surat tugas. Singkatnya, lembar ini berfungsi untuk mempertegas arahan yang harus dilakukan oleh seseorang.
Tujuan utama pembuatan lembar disposisi ini sendiri adalah agar penerima pesan segera melaksanakan atau menindaklanjuti perintah yang tertera di dalam surat. Dengan begitu, tugas bisa diselesaikan dengan cepat dan maksimal.
Fungsi Lembar Disposisi
Adapun fungsi dari lembar disposisi itu sendiri antara lain:
1. Memberikan arahan lebih jelas
Walaupun pada surat tugas sudah dituliskan secara umum tugas yang harus dilakukan oleh seseorang, informasi tersebut terkadang belum sepenuhnya dipahami dan tidak lengkap.
Pada bagian lembar disposisi, ada kolom bertuliskan “Instruksi/Informasi.” Pada bagian tersebut, atasan akan menuliskan dengan detail hal apa yang harus dilakukan oleh orang yang ditugaskan. Dengan begitu, penerima pesan bisa lebih paham dan langsung menuju sasaran sesuai tugas yang dibebankan kepadanya.
2. Mempercepat pengambilan keputusan
Dengan adanya lembar disposisi, tugas yang diperintahkan dan segala keputusannya bisa segera ditindaklanjuti. Hal ini disebabkan karena lembar ini dibuat oleh atasan sebuah organisasi/instansi sehingga secara tidak langsung sifatnya adalah memaksa dan wajib dilaksanakan.
Selain itu, lembar diposisi juga bisa dijadikan sarana oleh para penerima tugas untuk menanyakan hal terkait saran atau masukan. Saran ini berupa hal apa yang harus dilakukan ketika menghadapi suatu masalah, kesepakatan apa yang harus dibuat, dan lain sebagainya disesuaikan dengan kebutuhan.
3. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antarbagian
Untuk menemui atasan, para karyawan atau anggota terkadang kesulitan karena jadwal atasan yang padat. Di sinilah lembar disposisi berfungsi sebagai media komunikasi dan koordinasi antarbagian.
Walaupun terkesan sangat formal dan kaku, ternyata penulisan lembar ini terbilang cukup efektif. Pasalnya, antarbagian dalam perusahaan atau organisasi bisa saling mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu. Hal ini disebabkan karena pada bagian lembar disposisi, ada kolom bertuliskan:
“Sesudah digunakan harap segera kembali
Kepada:
Divisi:”
4. Memastikan perintah atau tugas berjalan dengan baik
Fungsi yang terakhir adalah perusahaan atau organisasi dapat memastikan bahwa tugas yang dibebankan kepada seseorang bisa berjalan dengan baik. Hal ini disebabkan karena informasi sudah disampaikan dengan lebih jelas dan lengkap. Dengan begitu, harapannya, penerima tugas ini bisa menjalankannya dengan baik sesuai arahan yang dituliskan dalam lembar disposisi
Cara Mengisi Lembar Disposisi
Berikut adalah beberapa cara mengisi lembar disposisi yang bisa dilakukan oleh pemimpin di perusahaan/organisasi/instansi Anda:
1. Tanda tangan lembar terima surat
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah menandatangani lembar tanda terima surat. Langkah ini wajib untuk dilakukan sebagai bukti bahwa Anda sudah menerima surat tugas atau dinas sesuai tujuan.
Biasanya, staff atau divisi yang menerima surat ini adalah bagian administrasi. Jadi, surat tidak langsung diserahkan kepada Anda, tetapi melalui administrasi terlebih dahulu.
2. Mengisi agenda atau nomor urut surat
Selanjutnya, sebagai pemimpin, Anda juga harus mengisi nomor urut surat berdasarkan jumlah yang masuk. Pengisian nomor ini bisa dikoordinasikan bersama bagian sekretaris atau administrasi agar antara surat tugas dan lembar disposisi keduanya memiliki keselarasan.
3. Centang kategori surat
Terdapat beberapa kolom kategori surat, yaitu:
- Rahasia;
- Penting;
- Segera;
- Biasa;
Centang salah satu kolom berdasarkan urgensi atau kebutuhan surat. Misalnya, lembar disposisi ditujukan untuk urusan mendesak. Maka, Anda bisa mencentang kotak “Segera” yang ada di lembar tersebut.
4. Tulis tanggal pembuatan surat
Berikutnya, jangan sampai ketinggalan juga untuk menulis tanggal dan penomoran surat. Tanggal surat dituliskan sesuai tanggal pembuatan lembar disposisi tersebut. Pastikan Anda tidak salah menuliskan hari, tanggal, bulan, dan tahun agar tidak menimbulkan kesalahpahaman ke depannya.
5. Jelaskan instruksi atau informasi
Setelah itu, Anda harus menuliskan juga instruksi atau informasi penting apa yang akan disampaikan kepada penerima perintah. Tuliskan instruksi dengan singkat, padat, dan jelas agar mudah dipahami oleh penerima pesan. Dengan begitu, perintah bisa segera dijalankan dengan cepat dan maksimal tanpa harus mengonfirmasi banyak hal terlebih dahulu.
6. Tuliskan Hal (Code)
Dalam lembar pengarahan perintah, ada beberapa kode yang diurutkan sesuai daftar klasifikasinya. Biasanya kode ini dituliskan dengan angka numerik di depannya. Kode dalam lembar disposisi mencakup beberapa hal, seperti:
- Mohon mendapat saran;
- Mohon petunjuk;
- Mohon keputusan;
- Untuk perhatian;
- Siapkan konsep;
- Dsb.
Tuliskan angka-angka di depan klasifikasi tersebut pada bagian “Hal (Code)” yang tertera pada lembar disposisi.
Contoh Lembar Disposisi
Agar Anda memiliki gambaran lebih jelas, berikut ada contoh yang bisa diikuti:
Sumber: Kejuruan
Demikianlah pembahasan mengenai lembar disposisi mulai dari pengertian, fungsi, cara mengisi, hingga contohnya. Maksimalkan penulisan lembar pengarahan ini dengan memahami hal-hal apa saja yang harus tercantum di dalamnya!
