Sejarah penyebaran informasi melalui tulisan oleh umat manusia terus berubah. Sebelum ditemukannya kertas oleh Cai Lun pada abad ke-2 masehi, manusia menyebarkan informasi secara tertulis menggunakan tanah liat, ukiran di batu, dan menggunakan papirus.
Setelah kertas ditemukan dan percetakan masal dimulai, persebaran informasi secara tertulis mulai masif dengan munculnya buku dan koran yang dijual secara bebas. Kini teknologi memungkinkan penyebaran informasi menjadi lebih masif lagi menggunakan dokumen digital.
Pengertian Dokumen Digital
Dokumen digital adalah dokumen cetak yang diganti formatnya menjadi digital dan disimpan dalam media digital pula. Berkas digital ini bisa terdiri dari berbagai format dan ekstensi, mulai dari gambar (jpf, jpeg, png), tulisan (doc, docx, pdf) hingga audio visual (mp3, mp4).
Tidak hanya digunakan untuk menyimpan dan menyebarkan informasi pribadi dan ringan, inovasi ini juga digunakan untuk menyimpan dan menyebarkan informasi penting sebuah bangsa dan negara. Beberapa museum di Indonesia menggunakan teknologi ini untuk menyimpan naskah dan foto penting bersejarah secara digital. Tujuannya adalah supaya cerita dan nilai-nilai yang terkandung dalam dokumen tersebut tidak hilang seiring dengan rusaknya berkas aslinya.
Jenis-Jenis Dokumen Digital
Dokumen merupakan kata yang bermakna luas. Namun demikian, berikut ini beberapa jenis dokumen digital yang banyak digunakan dalam sebuah perusahaan:
1. Microsoft Word Document (DOC)
Anda tentunya sudah akrab dengan format berkas yang satu ini. Dengan tampilan yang mirip kertas, dokumen dengan format doc adalah dokumen tertulis yang bisa diedit dengan mudah baik menggunakan komputer, laptop maupun handphone.
2. Portable Document Format (PDF)
Jenis kedua dokumen digital adalah PDF. Tidak hanya bisa digunakan untuk berkas dua dimensi, kini PDF juga bisa dipakai untuk menyimpan dokumen tiga dimensi. Selain itu, PDF juga disukai oleh banyak instansi karena umumnya isi berkas ini tidak bisa diedit dengan tanpa menggunakan aplikasi atau website convert tambahan.
3. Plain Text (TXT)
Plain text atau teks biasa adalah dokumen yang hanya berisi tulisan dengan tanpa mengikuti bahasa pemrograman komputer. File dengan format ini akan Anda dapatkan ketika menyimpan berkas dari aplikasi tulisan, seperti notepad.
4. Hypertext Markup Language (HTML)
HTML adalah berkas yang berisi kode dan bahasa pemrograman, baik itu pemrograman untuk membuat website, aplikasi dan lain sebagainya. File ini dapat dibuka di aplikasi search engine, seperti Google Chrome dan Opera Mini.
5. Joint Photographic Experts Group (JPG/JPEG)
JPG adalah berkas yang berisi gambar yang telah dikurangi ukurannya (compress), sehingga ukurannya relatif kecil. Gambar yang tersimpan dalam format ini tidak bisa diedit meskipun bisa dimasukkan ke dalam dokumen lain, seperti word.
6. Portable Network Graphic (PNG)
PNG adalah ekstensi untuk berkas dalam format gambar. Berbeda dengan JPG, gambar yang tersimpan dalam format ini cenderung lebih memiliki ketajaman warna yang lebih baik dan ukuran berkas yang lebih besar. Maka dari itu, tidak heran jika gambar dengan format ini lebih banyak digunakan di dalam sebuah website.
7. Tagged Image File Format (TIFF)
Gambar dengan format berkas TIFF memiliki ukuran berkas yang lebih besar dibandingkan dengan PNG. Selain itu, umumnya gambar ini juga merupakan hasil jepretan kamera. Umumnya gambar yang tersimpan dalam format ini dicetak untuk keperluan poster atau baliho.
8. MPEG-1 Audio Layer 3 (MP3)
MP3 tentu sudah tidak asing di telinga masyarakat Indonesia. Pasalnya, file audio dengan format ini berukuran kecil dan bisa diputar dengan aplikasi atau gawai pemutar audio apapun.
9. Waveform Audio Format (WAV)
Bagi Anda yang bekerja di bidang audio atau audio visual, dokumen digital dengan format WAV tentu sudah tidak asing lagi. Pasalnya, berkas dengan format ini biasanya merupakan file audio mentah dengan kualitas suara yang baik dan siap untuk diedit. Berbeda dengan MP3, WAV merupakan dokumen dengan ukuran besar, sehingga bisa jadi tidak dapat diputar di aplikasi-aplikasi tertentu.
10. MP4 dan M4A
MP4 adalah pengembangan dari MP3 yang tidak hanya bisa digunakan untuk menyimpan file dalam bentuk audio saja, tetapi juga video. Adapun M4A sama seperti MP4, cuma lebih dikhususkan untuk file dalam format audio. Lebih khusus lagi, M4A digunakan untuk format audio yang diunggah atau diunduh dari iTunes.
Selain 10 jenis dokumen digital di atas, tentunya Anda sudah cukup akrab dengan format dokumen digital kompresi, seperti ZIP atau RAR. Setiap format ini memiliki kapabilitas dan penggunaan yang berbeda-beda.
Contoh Dokumen Digital
Berikut ini adalah beberapa contoh dokumen digital yang sering kita temui.
- E-KTP.
- Faktur online.
- Formulir online.
- E-book.
- E-Journal.
Manfaat Menggunakan Dokumen Digital
Dibandingkan dengan dokumen fisik, ada beberapa kelebihan yang dimiliki oleh dokumen digital, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Backup data aman
Dokumen fisik, khususnya yang terbuat dari kertas relatif cepat rusak. Hal ini karena kertas terbuat dari serbuk kayu, sehingga mudah dimakan oleh rayap. Selain itu, dokumen yang tersimpan dalam bentuk fisik juga rentan dengan bencana, seperti kebakaran atau banjir.
Di sisi lain, dokumen digital disimpan di gawai elektronik dan pusat data (jika Anda menyimpannya di cloud). Meskipun membutuhkan tenaga ahli, namun dokumen digital yang tersimpan di gawai masih bisa dipulihkan apabila gawai tersebut rusak. Sama halnya jika disimpan di cloud, dokumen tersebut akan tetap aman meskipun rumah Anda terkena bencana alam. Kalaupun data center tempat penyimpanan tersebut rusak, umumnya sudah disediakan fasilitas backup data otomatis, sehingga dokumen Anda akan tetap aman.
2. Keamanan yang lebih baik
Ketika Anda menyimpan dokumen fisik, maka Anda harus meletakkannya di almari dengan kunci yang hanya dimiliki oleh orang-orang tertentu. Meskipun demikian, dokumen tersebut masih terpapar risiko pencurian, misalnya ada orang yang membuka lemari tersebut dengan cara membobol kunci menggunakan kawat.
Dokumen digital, di sisi lain memiliki keamanan berlapis. Misalnya, ada sandi yang harus dimasukkan untuk membuka laptop dan akun Anda lalu dokumen tersebut memiliki enkripsi sehingga para peretas susah untuk meretas dokumen tersebut.
Kemudian ada juga sistem-sistem pelindung lainnya, salah satunya seperti 2 factor authentication yang juga digunakan untuk menjaga kredibilitas sebuah dokumen.
3. Menghemat ruang dan biaya
Dengan dokumen digital, Anda tidak perlu mencetak berkas dan menyimpannya di ruang arsip atau gudang. Hal ini tentunya akan menghemat biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan Anda.
4. Mempermudah proses pencarian dokumen
Dengan dokumen digital, Anda tidak perlu lagi memutar-mutar kertas untuk memastikan isi dari kertas tersebut. Dengan perkembangan teknologi ini, Anda tinggal memasukkan nama dokumen atau kata kunci tertentu ke komputer, dan dokumen tersebut akan muncul hanya dalam sepersekian detik.
5. Mempermudah kolaborasi
Kolaborasi antar stakeholder kini lebih mudah dengan dokumen berbasis digital. Karyawan perusahaan Anda tidak perlu lagi mencetak dokumen untuk meminta tanda tangan manajer atau mitra. Cukup menggunakan layanan tanda tangan digital tersertifikasi dari Privy, Anda dapat membubuhkan tanda tangan dan mengirimkannya ke stakeholder terkait. Setelah itu, stakeholder tersebut bisa membubuhkan tanda tangannya juga dan mengirimkannya kembali dengan tanpa harus mencetak berkas tersebut.
Tidak hanya untuk perusahaan, pembuatan dokumen berbasis digital juga penting untuk preservasi kekayaan budaya. Hal ini karena untuk merawat naskah-naskah kuno umumnya dibutuhkan ruang khusus dan teknik perawatan khusus juga. Dengan adanya versi digital dari dokumen tersebut, masyarakat awam bisa lebih mudah mengaksesnya dengan tanpa datang ke museum dan harapannya, proses pewarisan nilai dari dokumen tersebut ke generasi selanjutnya juga bisa berjalan dengan lebih baik.
