Saat mengadakan acara penting, seperti rapat atau pertemuan, selain mempersiapkan tempat dan dekorasi, hal yang harus dipersiapkan adalah surat undangan. Surat undangan harus dibuat sebaik mungkin agar komunikatif dan mudah dimengerti.
Misalnya, surat undangan rapat keputusan direksi atau untuk kepala sekolah atau pihak terkait lainnya perlu mencantumkan tujuan yang jelas, seperti pembahasan suatu program atau kegiatan tertentu. Hal ini bertujuan untuk memastikan semua pihak yang diundang dapat memahami agenda dan bersedia menghadiri rapat sesuai waktu yang telah ditentukan. Kalau begitu tanpa berpanjang lebar lagi, langsung simak contoh surat undangan rapat dan cara membuatnya berikut ini!
Cara Membuat Surat Undangan Rapat
Berikut diatas merupakan contoh dari surat undangan rapat untuk berbagai keperluan. Lalu bagaimana sih langkah-langkah membuatnya. Simak berikut ini!
1. Buat Tujuan dan Pendahuluan Surat
Langkah pertama membuat surat undangan rapat adalah mencantumkan tujuan dan pendahuluan surat. Sebutkan kepada siapa undangan ditujukan, seperti anggota, karyawan, mitra, atau individu tertentu.
Selain itu, sertakan juga kalimat pembuka yang menyatakan tujuan dari surat undangan. Misalnya, “Dengan ini kami mengundang Anda untuk hadir dalam rapat penting…”
2. Cantumkan Rincian Acara
Cantumkan tanggal, waktu, dan lokasi pelaksanaan rapat secara jelas. Juga, berikan deskripsi singkat mengenai agenda atau topik yang akan dibahas. Sebisa mungkin memberikan informasi yang jelas agar audiens tahu urgensi rapat.
3. Akhiri dengan Informasi Tambahan dan Penutup
Tambahkan informasi kontak yang bisa dihubungi untuk konfirmasi kehadiran atau informasi lebih lanjut. Ini bisa berupa nomor telepon, alamat email, atau media komunikasi lainnya. Terakhir, ucapkan terima kasih atas perhatian dan kehadiran yang diharapkan.
4. Jangan Lupa untuk Membubuhi Tanda Tangan dan Identitas
Selesaikan surat dengan tanda tangan dari pihak yang berwenang atau perwakilan resmi. Sertakan nama lengkap dan jabatan sebagai identifikasi.Tanda tangan dalam surat undangan berperan penting memberikan rasa percaya kepada pihak yang diundang.
Format Surat Undangan Rapat yang Harus Ada
Format surat undangan rapat harus mencakup beberapa elemen penting agar tujuan rapat dapat tersampaikan dengan jelas. Pertama, surat harus mencantumkan kop surat yang berisi nama perusahaan atau organisasi yang mengundang. Kemudian, diikuti dengan tanggal pembuatan surat dan nomor surat untuk referensi.
Selanjutnya, bagian penerima surat harus mencantumkan nama lengkap dan jabatan penerima undangan. Dalam isi surat, perlu disebutkan tujuan rapat, agenda rapat, serta waktu dan tempat pelaksanaan rapat, termasuk tanggal, jam, sekaligus lokasi yang jelas.
Jangan lupa untuk mencantumkan pihak yang mengundang dan siapa yang bisa dihubungi untuk konfirmasi kehadiran, serta apakah ada dokumen atau persiapan khusus yang perlu dibawa. Terakhir, surat harus ditutup dengan ucapan terima kasih dan tanda tangan dari pihak yang berwenang.
Contoh Surat Undangan Rapat
Surat undangan sering digunakan untuk berbagai keperluan. Setiap keperluan tentu berbeda-beda. Berikut contohnya untuk referensi Anda.
1. Contoh surat undangan rapat perusahaan
2. Contoh surat undangan rapat musyawarah
3. Contoh surat undangan rapat RT
4. Contoh surat undangan rapat organisasi
5. Contoh surat undangan rapat OSIS
6. Contoh surat undangan rapat orang tua murid SD
7. Contoh surat undangan rapat karang taruna
8. Contoh surat undangan rapat resmi
Jika dokumen Anda online maka akan repot untuk membubuhkan tanda tangan langsung. Anda bisa gunakan Privy Sign sebagai penggantinya melalui tanda tangan digital. Anda bisa memanfaatkan tanda tangan digital yang dijamin keamanannya. Jadi tunggu apalagi? Yuk segera daftarkan diri Anda untuk bisa mengakses tanda tangan digital di Privy Sign!
Nah, berikut di atas merupakan contoh surat undangan rapat dan cara membuatnya. Kini tidak perlu bingung lagi jika tiba-tiba dimintai tolong membuatnya. Selamat mencoba!
