Contoh Surat Perjanjian Konsinyasi Lengkap dan Cara Membuatnya

Dalam dunia bisnis, bagi pengusaha pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah perjanjian konsinyasi. Dokumen perjanjian konsinyasi memiliki peran penting bagi sebuah bisnis selama menjalankan usahanya secara individu maupun kemitraan, termasuk dalam hal penitipan barang.

Konsinyasi itu sendiri merupakan bentuk kerjasama bisnis yang dilakukan oleh produsen (pemilik barang) dengan distributor (penyalur) terkait penjualan produk. Termasuk perjanjian penting untuk kelancaran bisnis, lihat beberapa contoh surat perjanjian konsinyasi di bawah ini serta simak pula cara membuatnya.

Apa itu Surat Perjanjian Konsinyasi?

Surat perjanjian konsinyasi adalah suatu dokumen perjanjian kerjasama bisnis yang melibatkan produsen (consignor) dan penyalur/distributor (consignee) terkait barang atau produk yang diperdagangkan. Dalam surat perjanjian ini berarti pihak consignor menitipkan barangnya kepada consignee untuk dijual kembali.

Tujuan dibuatnya surat konsinyasi adalah untuk meminimalisir terjadinya upaya kecurangan dalam bisnis, sebab sifat surat tersebut mengikat dan ditulis sebagai surat perjanjian di atas meterai. Itulah mengapa dokumen ini berperan penting bagi sebuah bisnis, baik yang dijalankan secara individu maupun kemitraan.

Tentunya, surat konsinyasi memiliki dasar hukum. Ketentuan konsinyasi diatur dalam Pasal 1330-1337 KUHP. Dalam pasar tersebut syarat konsinyasi, antara lain terdapat kesepakatan dan kecakapan pihak yang terlibat, perjanjiannya jelas, serta memiliki sebab yang halal dan tidak bertentangan dengan Undang-Undang.

Selain dasar hukum, adapun komponen surat konsinyasi yang harus ada dalam perjanjian tersebut. Beberapa komponen tersebut, antara lain:

• Pendahuluan
• Deskripsi barang/produk konsinyasi
• Cara serta biaya kirim
• Jangka waktu pengiriman
• Potensi kerugian
• Akhir perjanjian
• Jaminan
• Klausul arbitrase

Apabila Anda sudah memahami formatnya, membuat surat perjanjian kerjasama bukanlah hal susah. Dengan adanya perjanjian kerjasama ini, perselisihan antara pihak produsen dan distributor dapat diminimalisir.

Komponen Surat Perjanjian Konsinyasi

Surat perjanjian konsinyasi harus memuat beberapa komponen penting untuk memastikan semua aspek kerja sama diatur dengan jelas. Komponen-komponen tersebut antara lain:

• Identitas Kedua Belah Pihak: Sertakan nama, alamat, dan kontak dari pemilik barang (konsinyor) dan pihak penjual (konsinyi).

• Rincian Barang Konsinyasi: Deskripsikan barang yang akan dijual, termasuk nama, jumlah, kualitas, dan spesifikasi barang.

• Sistem Keuntungan dan Pembayaran: Jelaskan persentase pembagian keuntungan dan metode pembayaran yang disepakati.

• Durasi Perjanjian: Tentukan periode waktu konsinyasi, termasuk tanggal mulai dan berakhirnya perjanjian.

• Ketentuan Tambahan: Sertakan ketentuan mengenai pengembalian barang jika tidak terjual, serta mekanisme penyelesaian konflik yang mungkin terjadi.

Dengan mencantumkan komponen-komponen ini, surat perjanjian konsinyasi akan menjadi dokumen yang lengkap dan jelas, sehingga dapat mengurangi risiko terjadinya perselisihan.

Contoh Surat Perjanjian Konsinyasi

Jika baru pertama kalinya terlibat kontrak bisnis perdagangan, maka contoh dokumen tertulis surat konsinyasi ini bisa jadi referensi. Lihat contoh surat perjanjian konsinyasi yang lengkap di bawah ini!

1. Contoh surat konsinyasi makanan

SURAT PERJANJIAN KONSINYASI

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Budi

Jabatan : Owner PT ORGANIC FOOD

Alamat : Jl. Jembatan Besar No. 300

No. Telepon : 0821 XXXX XXXX

Dalam surat perjanjian ini disebut sebagai PIHAK PERTAMA.

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Adi

Jabatan : Distributor Resmi

Alamat : Jl. Keramaian No. 05

No. Telepon : 0891 XXXX XXXX

Dalam surat perjanjian ini disebut sebagai PIHAK KEDUA.

Pada tanggal 15 Juni 2022, pihak pertama dan kedua bersama-sama melaksanakan kesepakatan konsinyasi sebagai berikut:

Kami, PT ORGANIC FOOD, dengan ini mengirimkan surat perjanjian kerja sama konsinyasi ini untuk menyatakan pengiriman barang-barang berikut kepada pihak kedua untuk dijual atas nama kami sebagai pihak konsinyor.

Rincian Barang:

Selada Romaine Organic

• Jumlah: 10 kg
• Harga Jual: Rp15.000 per 250 gram

Beras Merah Premium

• Jumlah: 100 kg
• Harga Jual: Rp50.000/kg

Kondisi:

• Barang-barang tersebut dikirim dalam keadaan baru dan siap untuk dijual.
• Pihak kedua bertanggung jawab atas barang-barang tersebut dan diharapkan menjaga keamanan dan kebersihan barang-barang tersebut selama dalam periode konsinyasi.
• Pihak kedua diizinkan untuk menjual barang-barang tersebut atas nama PT ORGANIC FOOD, namun kepemilikan barang tetap berada pada PT ORGANIC FOOD sampai terjadi penjualan.

Pembayaran:

• Pembayaran akan dilakukan berdasarkan kesepakatan antara pihak pertama dan pihak kedua. Kami setuju untuk menerima pembayaran setelah terjadi penjualan barang-barang tersebut.

Pengembalian Barang:

• Jika ada barang yang tidak terjual setelah periode konsinyasi berakhir, barang-barang tersebut harus dikembalikan ke pihak pertama dalam kondisi yang sama saat pengiriman.

Kami berharap bahwa konsinyasi ini akan menjadi kerjasama yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Mohon menghubungi kami jika ada pertanyaan atau perlu klarifikasi lebih lanjut.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Owner PT ORGANIC FOOD Distributor Resmi

Budi Adi

2. Contoh surat konsinyasi barang

Sumber: Scribd

3. Contoh surat konsinyasi makanan ringan dan siap saji

Sumber: RomaDecade

4. Contoh surat konsinyasi perdagangan

Sumber: RomaDecade

5. Contoh surat konsinyasi bagi hasil

Sumber: RomaDecade

Cara Membuat Surat Perjanjian Konsinyasi

Secara garis besar, berikut ini cara membuat surat perjanjian tertulis konsinyasi menggunakan format yang benar.

1. Gunakan bahasa formal

Sebagaimana pada penjelasan di atas, surat kerjasama atau konsinyasi merupakan dokumen resmi atau surat penting yang sifatnya resmi. Oleh karena itu, wajib menggunakan bahasa formal baik dalam bahasa Indonesia maupun asing.

Penggunaan bahasa formal dalam surat resmi menunjukkan profesionalitas. Menjalankan bisnis pasti berhubungan dengan banyak orang profesional, tentu hal ini sangat penting.

2. Tuliskan judul kontrak

Judul dokumen kontrak perjanjian kerjasama harus dituliskan secara jelas dan singkat. Apabila fungsinya untuk konsinyasi, cukup tuliskan ‘SURAT PERJANJIAN KONSINYASI’ dalam huruf kapital bercetak tebal.

3. Latar belakang pembuatan perjanjian konsinyasi

Cara membuat surat konsinyasi, yakni menuliskan latar belakang perjanjian kerjasama bisnis. Latar belakang atau pendahuluan yang ditulis harus mencakup penjelasan tentang pihak consignor dan consignee.

Selain latar belakang kedua belah pihak, isi pendahuluan pada konsinyasi juga perlu memuat informasi mengenai peran keduanya. Dengan begitu, kerjasama yang dilakukan dapat terbaca jelas ke mana arahnya.

4. Cantumkan identitas kedua pihak

Gunakan sebutan ‘pihak pertama’ untuk produsen (consignor), lalu ‘pihak kedua’ untuk penyalur atau distributor (consignee). Cantumkan identitas pihak kedua belah pihak secara lengkap, mulai dari nama, alamat domisili, jabatan/posisi, serta kontak aktif yang dapat dihubungi.

5. Buat deskripsi produk konsinyasi lengkap

Selanjutnya, di perjanjian buatlah deskripsi produk konsinyasi secara lengkap. Hal yang perlu dideskripsikan, antara lain nama barang, jumlahnya, harganya, serta informasi terkait pengiriman.

Mendeskripsikan barang konsinyasi penting dilakukan untuk menghindari terjadinya kecurangan. Jadi, harus dibuat serinci mungkin. Jika perlu, gunakan tabel agar lebih mudah membacanya. 

6. Tentukan batas waktu pengiriman produk serta cara pengirimannya

Pada perjanjian kerjasama, Anda perlu menentukan batas waktu pengiriman barang dilakukan sekaligus bagaimana cara pengirimannya. Tambahkan pula siapa pihak yang bertanggung jawab atas ongkos kirim serta komisi yang diterima oleh pihak consignor dari setiap penjualan.

7. Buat mekanisme perjanjian dan jaminannya

Surat konsinyasi berarti harus membuat mekanisme perjanjian serta jaminannya secara lengkap dan jelas. Anda harus menentukan bagaimana menjalankan perjanjian tersebut hingga bagaimana mengakhirinya. Jelaskan pula bagaimana barang konsinyasi ditangani dari awal hingga akhir perjanjian tersebut.

Apabila diperlukan, buatlah mekanisme perjanjiannya dengan pasal-pasal. Tentunya, harus dirundingkan terlebih dahulu bersama kedua pihak agar sama-sama menguntungkan.

Tujuan adanya mekanisme kontrak konsinyasi ini adalah supaya pihak produsen dan penyalur dapat taat pada aturan. Selain itu, juga mencegah terjadinya kerugian yang tak dapat diprediksi.

8. Tambahkan klausul arbitrase sebagai pengikat

Mekanisme perjanjian memang penting, namun tak kalah penting menambahkan klausul arbitrase yang fungsinya sebagai pengikat dalam kontrak dagang. Pada bagian ini, tuliskan pernyataan bahwa kedua pihak harus tunduk pada aturan yang dibuat.

9. Tambahkan tanda tangan dan nama di atas meterai

Hal penting yang tak boleh dilewatkan dalam dokumen perjanjian adalah tanda tangan serta nama. Tanda tangan diletakkan di atas meterai, bisa dalam bentuk meterai elektronik maupun fisik untuk mengesahkan dokumen tersebut sekaligus membuatnya terikat secara hukum.

Tips Membuat Surat Perjanjian Konsinyasi

Berikut beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam membuat surat perjanjian konsinyasi yang efektif:

• Gunakan Bahasa Formal dan Jelas: Pastikan bahasa yang digunakan dalam surat perjanjian konsinyasi adalah bahasa formal dan mudah dipahami.

• Pastikan Identitas Kedua Belah Pihak Lengkap dan Akurat: Cantumkan informasi identitas kedua belah pihak secara lengkap dan benar.

• Rincian Barang Konsinyasi Harus Jelas dan Spesifik: Deskripsikan barang konsinyasi dengan detail, termasuk nama, jumlah, dan spesifikasinya.

• Sistem Keuntungan dan Pembayaran Harus Jelas dan Transparan: Jelaskan secara rinci bagaimana keuntungan akan dibagi dan metode pembayaran yang akan digunakan.

• Durasi Perjanjian Harus Jelas dan Spesifik: Tentukan dengan jelas periode waktu perjanjian konsinyasi.

• Ketentuan Tambahan Harus Jelas dan Spesifik: Sertakan ketentuan tambahan seperti pengembalian barang dan mekanisme penyelesaian konflik.

Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat membuat surat perjanjian konsinyasi yang jelas, lengkap, dan mengikat secara hukum.

Resiko Jika Tidak Ada Surat Perjanjian Konsinyasi

Jika tidak ada surat perjanjian konsinyasi, kedua belah pihak dapat menghadapi beberapa risiko yang merugikan, antara lain:

• Kesalahpahaman dan Perselisihan: Tanpa perjanjian tertulis, kesalahpahaman mengenai hak dan kewajiban masing-masing pihak lebih mudah terjadi, yang dapat memicu perselisihan.

• Kerugian Finansial: Perselisihan yang tidak terselesaikan dapat menyebabkan kerugian finansial bagi kedua belah pihak.

• Kegagalan dalam Menjalankan Kerja Sama Konsinyasi: Tanpa perjanjian yang jelas, kerja sama konsinyasi berisiko gagal karena tidak adanya pedoman yang mengatur hubungan kerja sama.

• Kehilangan Kepercayaan: Ketidakjelasan dalam kerja sama dapat menyebabkan hilangnya kepercayaan antara pemilik barang dan pihak penjual, yang berdampak negatif pada hubungan bisnis jangka panjang.

Oleh karena itu, sangat penting untuk memiliki surat perjanjian konsinyasi yang jelas dan lengkap untuk menghindari risiko-risiko tersebut dan memastikan kerja sama berjalan dengan baik.

Penandatanganan dokumen perjanjian supaya lebih praktis dapat menggunakan tanda tangan digital. Anda dapat memanfaatkan layanan tanda tangan digital Privy yang aman sekaligus praktis pengaplikasiannya.

Tanda tangan digital Privy dilengkapi enkripsi, sehingga memiliki tingkat keamanan tinggi agar terhindar dari segala bentuk kecurangan maupun pemalsuan dokumen. Bahkan, tanda tangan yang dibuat pun terikat secara hukum.

Itulah beberapa contoh surat perjanjian konsinyasi serta cara membuatnya sesuai format. Intinya, perjanjian konsinyasi dibuat sebagai kontrak resmi tertulis antara pihak produsen dengan distributor/penyalur. 

Tujuan membuat kontrak perjanjian tersebut agar bisnis perdagangan dapat dijalankan dengan lancar sekaligus menghindari terjadinya kecurangan (fraud). Itulah mengapa, dokumennya harus diberi cap meterai dan tanda tangan supaya dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.