Contoh Surat Perizinan Tempat, Struktur & Cara Membuatnya

Tidak jarang, seseorang atau sebuah organisasi menggunakan fasilitas umum untuk keperluan pribadi. Hal ini biasanya keperluan pribadi tersebut membutuhkan ruang yang lebih luas dibandingkan dengan ruang yang dimiliki oleh individu atau organisasi tersebut. Jika demikian, maka sebaiknya mereka mengajukan surat izin tempat sebelum menggunakan tempat tersebut. 

Fungsi Surat Perizinan

Surat perizinan adalah surat resmi yang diajukan untuk memohon izin atas sesuatu. Dalam konteks surat izin tempat, pembuat dokumen ini ditujukan untuk mengajukan izin menggunakan sebuah fasilitas umum dalam jangka waktu tertentu. 

Surat ini dibutuhkan supaya otoritas terkait bisa melakukan tindakan yang dibutuhkan untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan yang bisa timbul akibat adanya acara tersebut. Misalnya, BEM mengajukan surat perizinan penggunaan sebuah ruang kelas di kampus untuk rapat tahunan ke bagian tata usaha kampus tersebut. Maka, bagian TU bisa melakukan hal seperti pemberian kunci dan menjaga agar ruang tersebut tidak digunakan untuk hal-hal lain sebelum acara dimulai. 

Contoh Surat Perizinan Tempat

Berikut ini beberapa contoh permintaan izin penggunaan tempat untuk berbagai kegiatan:

1. Surat izin penggunaan jalan untuk pernikahan

Saat ini di berbagai daerah di Indonesia, jalan-jalan desa dan kabupaten masih sering dijadikan sebagai tempat menyelenggarakan hajatan. Biasanya hal ini karena pemilik acara tersebut tidak memiliki ruang yang cukup untuk menyelenggarakan resepsi di rumahnya dan tidak memiliki anggaran yang cukup untuk menyelenggarakan resepsi di gedung. 

Anda memang bisa menyelenggarakan hajatan dengan menggunakan sebagian ruas jalan. Namun H-7 sebelum acara dilaksanakan, Anda sudah harus mengajukan surat izin tempat ke Kapolsek atau Kapolres terkait (tergantung jenis jalan yang digunakan). Hal ini bertujuan supaya polisi bisa mengalihkan pengendara ke jalan alternatif dan memastikan tidak ada kecelakaan selama acara berlangsung. Berikut ini contoh surat izin penggunaan jalan untuk pernikahan:

Menurut lama Hukumonline, selain surat ini sebaiknya Anda juga ke kantor polisi dengan membawa fotokopi KTP, surat rekomendasi dari kepala desa atau perangkat kabupaten yang membidangi fasilitas umum dan jika Anda ingin menggunakan ruas jalan sepenuhnya, maka Anda harus membawa denah jalur alternatif. 

2. Surat izin penggunaan ruang kuliah

Ruang kuliah atau berbagai fasilitas kampus lainnya biasanya bisa dipinjam oleh mahasiswa atau organisasi kemahasiswaan untuk keperluan tertentu, seperti rapat. Tentu peminjaman ruang kuliah ini harus disesuaikan dengan jadwal perkuliahan terkait. 

Jika surat ini diterbitkan oleh organisasi, pastikan Anda mencantumkan lambang organisasi Anda di bagian atas kop, sebab walau bagaimanapun surat izin tempat adalah surat resmi. Namun, tidak menutup kemungkinan kampus atau universitas Anda memiliki format surat izin penggunaan tempat tersendiri.

3. Surat izin penggunaan tempat untuk shooting

Dalam banyak kasus, pengambilan gambar untuk keperluan film atau series dilakukan di fasilitas umum, entah itu di jalan atau di tempat-tempat lainnya dan tidak jarang proses pengambilan gambar ini terpaksa harus mengganggu ketertiban. Hal ini karena banyaknya pemain yang harus direkam, banyaknya kru dan banyaknya alat yang harus dibawa. 

Oleh sebab itu, surat izin penggunaan tempat untuk pengambilan gambar juga harus dibuat dan diserahkan kepada otoritas terkait, termasuk polisi jika Anda menggunakan jalan. Berikut ini salah satu contoh permintaan izin penggunaan tempat untuk shooting. 

4. Surat izin penggunaan lapangan untuk parkir

Meskipun tampak sederhana, namun keberadaan tempat parkir yang memadai adalah hal yang penting, khususnya jika jumlah pengunjung acara Anda diperkirakan akan cukup besar. Tidak hanya kepada lurah, jumlah pengunjung yang besar untuk acara-acara seperti pengajian umumnya juga membutuhkan surat izin yang ditujukan kepada polisi karena berpotensi mengganggu arus lalu lintas, apalagi jika acara diselenggarakan di daerah dekat jalan besar. 

Struktur Surat Perizinan Tempat

Format surat izin tetap sama halnya dengan surat resmi lainnya, yaitu terdiri dari:

1. Kop surat

Hal ini khususnya jika surat izin tersebut diterbitkan oleh organisasi atau lembaga. Sebab, di kop ini akan terdapat identitas dari lembaga tersebut. Adapun untuk orang pribadi, identitas ini bisa dituliskan secara singkat sebagaimana contoh nomor 1 di atas atau ditulis lengkap termasuk data alamat dan nomor KTP. Selain kop surat, sebaiknya pemohon organisasi atau lembaga juga melengkapi awalan surat dengan nomor, supaya memudahkan proses rekapitulasi. 

2. Tujuan surat

Untuk surat perizinan, tujuan surat adalah hal yang penting sebab setiap otoritas memiliki wilayah kerja tersendiri. Pada contoh surat izin penggunaan jalan untuk pernikahan di atas misalnya, Anda harus mengajukan surat izin ke kepala desa selaku pengelola aset desa dan kepada polisi untuk mengatur lalu lintas dan menjaga keamanan. 

3. Rincian waktu dan lokasi

Fasilitas umum, seperti jalan, lapangan desa atau ruang kuliah tidak bisa digunakan untuk keperluan pribadi seenaknya. Oleh sebab itu dalam surat izin penggunaan tempat harus ada rincian waktu dan lokasi penggunaan. Tujuannya adalah supaya otoritas terkait bisa mengatur antrain penggunaan lokasi tersebut (jika ada), dan mengatur faktor keamanan. 

4. Tanda tangan pemohon

Tanda tangan berperan penting dalam keabsahan sebuah surat. Dengan adanya coretan ini, penandatangan harusnya sadar dan menyetujui penerbitan dokumen tersebut, sehingga tidak ada keraguan atasnya. Surat ini bisa ditandatangani oleh ketua pelaksana atau organisasi saja atau juga ditandatangani oleh sekretaris acara tersebut. 

Cara Membuat Surat Perizinan Tempat

1. Buat kop surat

Dalam kop ini, Anda bisa memasukkan nama, alamat dan logo perusahaan atau lembaga Anda. Logo umumnya diletakkan di bagian kiri kop. Penulisan kop ini umumnya juga dilakukan dengan membuat nama organisasi lebih besar dan tebal dibandingkan dengan rincian alamatnya. Selain itu, di bagian bawah rincian alamat diberi garis bawah. Garis bawah ini bisa Anda atur tingkat ketebalannya menggunakan aplikasi Microsoft Word. 

2. Judul dan nomor surat

Kemudian, perhatikan juga penulisan penomoran surat. Pada contoh-contoh di atas, judul surat diletakkan di bagian pinggir dan nomor diletakkan di bagian tengah. Namun demikian, Anda juga bisa meletakkan keduanya di pinggir semua atau di tengah semua misalnya:

Surat Izin Penggunaan Tempat

No: 14/KP/6790/2019

3. Pembuatan isi surat

Jangan lupa untuk memasukkan lokasi tempat yang ingin digunakan, waktu dan tanggal penggunaan tempat tersebut di bagian ini. Jika Anda membuat dokumen ini secara pribadi, identitas diri Anda juga bisa dimasukkan di sini. 

4. Pembuatan tanda tangan

Supaya bisa lebih cepat dan efektif, Anda bisa membuat template-nya langsung di Privy, kemudian menandatangani surat izin tempat ini menggunakan e-sign dari Privy juga. Dengan menggunakan tanda tangan digital ini, Anda tidak perlu mencetak dokumen tersebut hanya untuk menandatanganinya. Setelah dokumen ditandatangani, Anda bisa langsung mengirim dokumen tersebut ke PrivyID atau email milik orang yang dituju. 

Anda tidak perlu khawatir soal legalitas tanda tangan ini, sebab Privy merupakan penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE) yang sudah diakui oleh Kominfo dan berbagai instansi pemerintah lainnya.