Setiap tahunnya, pebisnis dihadapkan dengan yang namanya inflasi. Inflasi adalah peningkatan umum harga barang. Tak bisa dipungkiri, tentu setiap barang akan naik harganya seiring dengan berjalannya waktu.
Adanya inflasi yang menyebabkan harga bahan baku naik terpaksa juga menaikkan harga barang. Memang, kenaikan harga barang memiliki beberapa faktor. Selain inflasi, permintaan yang tinggi dengan penawaran terbatas dan kebijakan pemerintah juga bisa menjadi penyebabnya.
Konsumen yang berkepentingan dalam usaha memiliki hak untuk mengetahui adanya kenaikan harga ini. Salah satu cara yang efektif adalah menggunakan surat pemberitahuan kenaikan harga produk, barang dan jasa. Jadi, saat konsumen mengirimkan surat pesanan barang, mereka sudah mengetahui update harga barang pesanan yang diinginkan.
Untuk mengetahui bagaimana langkah-langkah membuatnya, yuk simak selengkapnya dalam artikel berikut ini!
Pengertian Surat Pemberitahuan Kenaikan Harga Produk
Surat pemberitahuan kenaikan harga produk adalah dokumen tertulis yang berisi pengumuman mengenai adanya kenaikan harga dari usaha Anda entah itu berbentuk produk, barang atau jasa ditujukan kepada konsumen atau pelanggan.
Dokumen ini sebagai pemberitahuan resmi untuk pelanggan mengenai adanya perubahan harga, supaya di kemudian hari tidak ditemukan komplain apabila di tanggal yang sudah ditentukan harga produk, barang dan jasa sudah naik. Biasanya dicantumkan juga alasan mengapa harga naik dalam surat pemberitahuan, tentu alasan yang logis bisa diterima oleh pelanggan Anda.Â
Surat pemberitahuan kenaikan harga produk biasanya ditempel di toko beberapa waktu sebelum Anda menaikkan harga barang. Misalnya, Anda hendak menaikkan harga pada tanggal 1 Juni, maka sejak bulan sebelumnya yaitu di bulan Mei harus sudah ada dokumen pengumuman untuk pelanggan.
Fungsi Surat Pemberitahuan Kenaikan Harga Produk
Setelah mengetahui pengertian dari surat pemberitahuan kenaikan harga produk, Anda juga harus tahu fungsinya. Tentu setiap dokumen dalam bisnis memiliki fungsinya sendiri-sendiri. Berikut fungsi surat pemberitahuan kenaikan harga produk untuk Anda.
1. Bentuk transparansi kepada pelanggan
Fungsi surat pemberitahuan mengenai adanya perubahan harga adalah sebagai bentuk transparansi kepada pelanggan. Konsumen tentu tidak menyukai perubahan harga tiba-tiba tanpa adanya pengumuman. Pemberitahuan ini sebagai upaya transparansi supaya konsumen tidak kaget dan bisa mengambil keputusan.
2. Menghindari konflik dengan pelanggan di kemudian hari
Fungsi lainnya dari dokumen ini adalah menghindari konflik dengan pelanggan di kemudian hari. Sebab perubahan harga adalah suatu hal yang cukup sensitif bagi konsumen, jika ada yang dikemudian hari tidak terima karena merasa tidak membaca pengumuman apapun tentu ini akan jadi konflik. Surat pemberitahuan ini sebagai informasi resmi menghindari masalah tersebut.
3. Sarana komunikasi dua arah dengan pelanggan
Selain sebagai bentuk transparansi dan menghindari konflik, dokumen ini juga berfungsi menjadi sarana komunikasi dua arah dengan pelanggan. Misalnya ada keluhan, masukan, atau saran membangun bisa disampaikan. Begitu pun dukungan dari konsumen juga bisa didapatkan.
Cara Membuat Surat Pemberitahuan Kenaikan Harga Produk
Pada dasarnya membuat surat pemberitahuan kenaikan harga cukup sederhana. Anda hanya perlu memperhatikan struktur yang benar. Jika masih bingung, berikut langkah-langkah membuatnya!
1. Awali dengan format surat formal
Seperti surat formal pada umunya, anda perlu mencantumkan kop perusahaan beserta informasi lengkap, tanggal dibuat, hingga informasi penerima. Hal ini untuk meyakinkan konsumen bahwa dokumen ini merupakan pemberithuan resmi dan bukan prank atau candaan.Â
2. Beri kalimat pembuka
Selanjutnya, Anda bisa mengawali surat dengan kalimat pembuka. Umumnya yang digunakan adalah ‘dengan hormat’. Anda juga bisa gunakan pembuka lainnya seperti ‘salam sejahtera’ dan lain sebagainya. Beri tambahan kalimat pembuka yang merupakan tujuan Anda membuat surat ini.
3. Sampaikan perubahan harga dan alasan
Setelah menyampaikan bahwa ada kenaikan harga di kalimat pembuka, selanjtunya bisa dipertegas kapan harga baru berlaku. Tambahkan juga alasan logis mengapa ada perubahan, tentu alasannya yang bisa diterima oleh pelanggan.
4. Jelaskan manfaat tambahan jika ada
Selain menjelaskan alasan logis, Anda juga bisa menambahkan manfaat barang jika setelah perubahan harga memang ada tambahan manfaat. Misalnya bahan lebih berkualitas sehingga lebih baik ketika dikonsumsi.
5. Beri penutup
Diawali dengan kalimat pembuka, Anda tentunya harus mengakhiri dengan kalimat penutup. Anda bisa beri apresiasi ada pelanggan yang sudah memaklumi dan menerima perubahan harga berupa ucapan terimakasih. Bubuhkan juga tanda tangan dan nama perusahaan.
6. Tambahkan lampiran jika diperlukan
Terakhir, Anda bisa menambahkan lampiran berupa katalog harga baru jika memang dibutuhkan. Ini bisa jadi opsii jia memang banyak produk yang berubah harga, sehingga jelas dan detail seluruhnya diketahui oleh pelanggan.
Contoh Surat Pemberitahuan Kenaikan Harga Produk
Kini Anda sudah memahami pengertian, fungsi dan cara membuatnya. Supaya lebih jelas lagi Anda mungkin perlu membaca contohnya. Berikut contoh surat pemberitahuan kenaikan harga produk untuk Anda.
Contoh 1
PT JAYA SUKSES ELEKTRONIKA
Jalan Imogiri, Bantul
+62 8234 9087 6543
Jayasukseselektronika@gmail.com
Bantul, 26 Februari 2025
Yth. Departement Pengadaan Barang
PT ABDC Setia
Salam Sejahtera,
Kami dengan hormat memberitahukan bahwa ada kenaikan harga pada beberapa produk yang kami tawarkan. Perubahan ini disebabkan oleh berbagai faktor yang mempengaruhi biaya produksi dan pengadaan bahan baku.
Kami telah melakukan evaluasi menyeluruh terkait kenaikan harga ini, dan dengan berat hati kami harus menyesuaikan harga produk kami. Berikut adalah rincian kenaikan harga yang berlaku efektif mulai [Tanggal Berlaku]:
- Kulkas 2 pintu : Kenaikan harga sebesar 2%
- AC: Kenaikan harga sebesar 2%
- Microviwe: Kenaikan harga sebesar 2%
Kami memahami bahwa perubahan ini dapat mempengaruhi anggaran Anda. Namun, kami ingin menegaskan bahwa kenaikan harga ini sejalan dengan usaha kami untuk terus meningkatkan kualitas produk dan layanan yang kami berikan kepada pelanggan kami.
Sebagai komitmen kami dalam memberikan kepuasan kepada pelanggan, kami juga ingin menginformasikan bahwa sebagai konsekuensi dari kenaikan harga, kami telah meningkatkan fitur berupa masa garansi lebih lama 3 bulan untuk memberikan manfaat tambahan kepada Anda.
Kami menghargai kesetiaan dan dukungan Anda selama ini, dan kami berharap dapat melanjutkan kerjasama yang saling menguntungkan di masa depan. Jika Anda memiliki pertanyaan, kekhawatiran, atau memerlukan penjelasan lebih lanjut terkait dengan kenaikan harga ini, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui kontak yang tertera di bawah ini.
Terima kasih atas perhatian dan pengertian Anda dalam hal ini.
Hormat kami,
PT JAYA SUKSES ELEKTRONIKA
Jalan Imogiri, Bantul
+62 8234 9087 6543
Contoh 2
Boba Segar Wonosari
Jalan Sumarwi no 55, Gunung Kidul
Perhatian: Kenaikan Harga
Kepada Pelanggan yang Terhormat,
Kami dengan ini ingin memberitahukan kepada Anda bahwa kami akan melakukan penyesuaian harga pada sejumlah produk kami. Peningkatan harga ini disebabkan oleh faktor-faktor seperti kenaikan biaya produksi, logistik, dan pasokan bahan baku.
Kami memahami bahwa perubahan harga ini dapat mempengaruhi Anda sebagai pelanggan setia kami. Namun, kami ingin menegaskan bahwa penyesuaian ini diperlukan untuk memastikan kelangsungan operasional kami dan terus memberikan produk berkualitas kepada Anda.
Mulai tanggal 1 Juni 2023, harga produk kami akan mengalami kenaikan sebesar Rp 2.000. Kami telah berupaya semaksimal mungkin untuk menjaga peningkatan harga tetap wajar dan kompetitif dalam industri ini.
Kami berkomitmen untuk memberikan layanan terbaik kepada Anda dan terus berinovasi untuk memenuhi kebutuhan Anda. Sebagai bentuk apresiasi atas kepercayaan dan dukungan Anda selama ini, kami juga akan terus meningkatkan kualitas produk dan memberikan pengalaman berbelanja yang memuaskan.
Terima kasih atas pengertian, dukungan, dan kesetiaan Anda sebagai pelanggan kami. Kami berharap dapat terus menjalin hubungan yang baik dan saling menguntungkan dalam jangka panjang.
Hormat kami,
Boba Segar Wonosari
Nah, berikut di atas merupakan contoh surat pemberitahuan kenaikan harga produk dan barang, bisa disesuaikan juga untuk jasa. Kini Anda bisa mulai menerapkan komunikasi yang baik dengan pelanggan, jadi pelanggan akan lebih loyal pada produk atau jasa.
Nah, jika Anda membuat surat pemberitahuan kenaikan harga secara digital, akan lebih efisien jika menggunakan tanda tangan digital dari Privy. Selamat mencoba!
