Berhentinya seseorang dari jabatannya sebagai pejabat desa bisa disebabkan oleh berbagai alasan. Proses pemberhentian ini sudah diatur dalam Permendagri Nomor 83 Tahun 2015.
Dalam peraturan tersebut, tertera bahwa perangkat desa yang dapat berhenti dari jabatannya adalah seseorang yang sudah meninggal dunia, permintaan sendiri, diberhentikan karena kesalahan tertentu, dan memasuki usia pensiun. Untuk itu, diperlukan surat pemberhentian agar seluruh perangkat lainnya dan masyarakat pun tahu tentang berita tersebut.
Lalu, bagaimana cara membuat surat pemberhentian tersebut? Apa saja komponen yang terdapat di dalamnya? Mari cari tahu jawabannya dari penjelasan di bawah ini!
Komponen Surat Pemberhentian Perangkat Desa
Penulisan surat pemberhentian perangkat desa pada umumnya hampir sama dengan surat keputusan pada umumnya. Berikut ini adalah beberapa komponen yang terdapat di dalamnya:
1. Kepala atau kop surat
Komponen pertama ini penting dimasukkan agar pembaca tahu siapa yang mengeluarkan pesan tersebut. Pada bagian kop ini, Anda perlu mencantumkan informasi tentang institusi desa terkait, seperti logo desa, nama, alamat, nomor telepon, dan email institusi.
2. Nomor dan tanggal surat
Bagian kedua biasa dituliskan untuk mengetahui urutan dari surat yang keluar. Di samping nomor, Anda perlu menuliskan juga tanggal pembuatan pesan sebagai bukti pengarsipan.
Dengan begitu, baik pihak internal maupun eksternal, keduanya bisa memiliki bukti dan riwayat yang sah mengenai pesan keluar dan masuk.
3. Sifat surat
Perbedaan dari pesan pada umumnya adalah adanya komponen sifat pada struktur surat pemberhentian. Sifat di sini menunjukkan seberapa penting atau gentingnya pesan itu dibuat dan diinfokan kepada khalayak umum.
Sifat pesan bisa dituliskan seperti di bawah ini:
Sifat: Penting
4. Lampiran
Sebelum membuat surat pemberhentian, tentu ada surat keputusan (SK) yang melandasi keputusan tersebut. Biasanya, SK ini disematkan di halaman terpisah yang disebut dengan lampiran.
Pada bagian lampiran ini, Anda bisa menyertakan dokumen atau bukti-bukti yang mendukung keputusan dibuatnya surat berhenti tersebut. Dengan begitu, pembaca pun dapat mengetahui dasar hukum atau latar belakang dengan lebih jelas.
Tuliskan juga seberapa banyak lampiran yang disematkan. Anda bisa menulisnya sebagai berikut:
Lampiran: 3
5. Hal/Perihal
Bagian hal/perihal ini menunjukkan tujuan dari penulisan sebuah surat. Seseorang akan segera mengetahui apa isi surat tersebut dengan hanya membaca bagian hal/perihal.
Dalam kasus penulisan surat pemberhentian ini, Anda bisa menuliskannya seperti ini:
Hal: Pemberhentian Perangkat Desa
6. Alamat penerima
Setiap kali membuat surat, tentu ada seseorang yang dituju dengan harapan mereka akan membaca informasi di dalamnya. Untuk itu, Anda perlu menuliskan alamat penerima dalam surat yang dibuat, tak terkecuali untuk pemberhentian perangkat desa.
Misalnya, Anda ingin membuat pesan untuk memberhentikan kepala desa. Anda bisa menuliskannya seperti di bawah ini:
Kepada
Sdr. Kepala Desa
Di
Jalan Anyer 5
7. Isi surat
Bagian utama dalam penulisan surat pemberhentian adalah isi surat. Dalam bagian isi ini, Anda perlu memperhatikan penggunaan kalimat dan pemilihan bahasa yang tepat. Gunakan ejaan bahasa Indonesia yang benar, kalimat lugas, dan kalimat efektif.
Tujuannya adalah agar pembaca tidak salah paham dengan tujuan dari penulisan pesan tersebut dan bisa segera mengonfirmasi hal yang perlu dilakukan.
Pada bagian ini, tuliskan alasan pemberhentian seseorang dari jabatannya dengan jelas dan objektif. Sertakan juga tanggal di mana seseorang tersebut sudah resmi berhenti dari jabatannya. Jadi, perangkat desa yang dituju bisa langsung mengetahui keseluruhan informasi dan tahu kapan harus berhenti.
8. Salam penutup
Salam penutup dituliskan dengan tujuan untuk mengarahkan pembaca melakukan perintah atau arahan dari sebuah pesan. Anda dapat membuatnya seperti ini:
Demikianlah surat pemberhentian ini disampaikan. Terima kasih atas kerja samanya.
9. Tanda tangan
Sebuah surat akan menjadi lebih valid jika ada tanda tangan pengirim pesan tersebut. Tujuannya adalah untuk menunjukkan bahwa surat itu resmi dikeluarkan oleh institusi terkait dan ada pihak yang bertanggung jawab.
Jadi, jenis surat berhenti ini juga perlu ditandatangani oleh kepala desa atau pejabat desa lainnya. Selain itu, biasanya jenis pesan ini juga diikuti dengan cap resmi desa di bawah tanda tangan.
Contoh Surat Pemberhentian Perangkat Desa
Agar memiliki gambaran jelas mengenai bentuk surat pemberhentian perangkat desa, simak beberapa contohnya di bawah ini:
1. Contoh surat pemberhentian akibat kesalahan sesuatu
Sumber: Media Desa.
2. Contoh surat pemberhentian akibat habis masa jabatan
Sumber: Scribd.
Penandatanganan Surat Pemberhentian Perangkat Desa
Penandatanganan surat pemberhentian ini harus dilakukan oleh kepala desa atau pejabat desa lainnya yang berwenang. Mereka memiliki hak untuk mengeluarkan pesan tersebut dan menandakan bahwa pesan itu bersifat resmi.
Penandatanganan ini menunjukkan bahwa keputusan pemberhentian disetujui oleh pihak yang berwenang. Selain itu, pesan tersebut juga memiliki dasar dan kekuatan hukum yang sah sehingga bersifat penting dan wajib untuk ditaati.
Adanya tanda tangan ini juga menunjukkan bahwa surat tersebut memang benar dikeluarkan oleh institusi resmi dan tidak ada unsur penipuan atau pemalsuan. Oleh karena itu, penandatanganan harus dilakukan dengan mencantumkan nama jelas dan jabatan penandatangan. Bisa juga dilengkapi dengan cap resmi desa.
Proses tanda tangan ini bisa dilakukan secara manual dengan membubuhkan tanda tangan basah atau juga secara digital. Jika Anda ingin menuliskannya secara online, Anda bisa menggunakan aplikasi pembuat tanda tangan digital seperti Privy.Â
Kelebihan dari menggunakan media digital adalah tanda tangan Anda tidak akan mudah dimanipulasi. Dengan begitu, Anda dapat mengurangi risiko pemalsuan tanda tangan atas surat pemberhentian perangkat desa.Â
Kini Anda sudah mengetahui komponen dan contoh surat pemberhentian perangkat desa. Perlu diperhatikan bahwa sebelum mengirimkan pesan tersebut pastikan Anda membaca dan mengulas kembali isi pesan tersebut. Jangan lupa juga sertakan tanda tangan di akhir pesan untuk menunjukkan kevalidan sebuah pesan.
