Dalam aktivitas sekolah, pekerjaan, atau organisasi tertentu, setiap individu tidak terlepas dari kebutuhan mendadak atau terdesak, seperti sakit, tidak masuk kerja, dsb. Itulah mengapa diperlukan surat dispensasi agar individu memahami batas aturan dan tidak bisa meninggalkan tanggung jawab tanpa alasan yang jelas.
Singkatnya, surat dispensasi adalah dokumen resmi yang diberikan oleh pihak yang berwenang kepada individu, organisasi, atau instansi lainnya untuk memberikan izin atau pengecualian terhadap kondisi, peraturan, atau persyaratan tertentu. Tentunya dokumen ini tidak bisa dikeluarkan begitu saja dengan mudah.
Seseorang membutuhkan konfirmasi dan persetujuan dari pihak tertentu untuk mewujudkan keluarnya dokumen ini. Lantas, apa fungsi surat dispensasi yang sebenarnya? Apabila ingin membuatnya, bagaimana format yang benar? Mari simak informasi lebih lengkapnya pada penjelasan di bawah ini!
Fungsi Surat Dispensasi
Adapun fungsi dokumen tersebut adalah sebagai berikut:
1. Perizinan Mengikuti Kegiatan Tertentu
Jika Anda perlu mengikuti kegiatan tertentu atau dipilih oleh atasan untuk menghadiri undangan, Anda akan mendapatkan surat dispensasi. Fungsinya adalah untuk memberi informasi kepada pihak-pihak bersangkutan bahwa Anda sebagai anggota belum bisa menyelesaikan tanggung jawab secara penuh di hari dan waktu yang telah ditentukan.
Dengan begitu, organisasi/instansi/perusahaan pun bisa mengantisipasi dan mengalihkan pekerjaan atau tugas Anda kepada orang lain. Jadi, operasional instansi/perusahaan pun tetap bisa berjalan seperti biasa berkat adanya dokumen tersebut.
2. Keringanan dalam Bagian Administrasi
Dokumen ini juga ternyata berfungsi dalam bagian administrasi, seperti penangguhan pembayaran, pengajuan keringanan pembayaran uang kuliah, penundaan mata kuliah, dan masih banyak lagi.
Biasanya dokumen ini banyak digunakan di lingkup pendidikan seperti perguruan tinggi. Fakultas atau departemen akan mengajukan dokumen ini kepada petinggi perguruan tinggi guna ditinjau kembali.
Di bidang lain, seperti perbankan, asuransi, dsb, dokumen ini juga kerap kali digunakan. Pihak instansi atau perusahaan akan mengeluarkan perintah yang berisikan bahwa individu bersangkutan diberikan penangguhan administrasi sampai batas waktu yang telah disepakati dan ditentukan.
Contoh Surat Dispensasi untuk Berbagai Tujuan
Dokumen resmi ini bisa digunakan untuk berbagai tujuan seperti yang terlihat pada beberapa contoh di bawah ini:
1. Contoh Surat Dispensasi Kuliah
Sumber: Scribd.
2. Contoh Surat Dispensasi Kerja
Sumber: Pinterest.
3. Contoh Surat Dispensasi Siswa
Sumber: Berita 99 co.
4. Contoh Surat Dispensasi Organisasi
Sumber: Contoh Surat.co.
5. Contoh Surat Dispensasi Dinas
Sumber: Scribd.
6. Contoh Surat Dispensasi Tidak Masuk Kerja
Sumber: Scribd.
7. Contoh Surat Dispensasi Kepolisian
Sumber: Scribd.
Format Surat Dispensasi yang Benar
Pada dasarnya, format surat dispensasi hampir sama dengan jenis surat formal lainnya. Bagian pesan yang wajib ada di dalamnya, antara lain kepala surat (kop, nomor, tanggal, lampiran, hal/perihal, dan tujuan), isi surat (kalimat pembuka, isi, kalimat penutup), penutup surat (nama penanggung jawab atau pengirim, tanda tangan, nomor induk apabila ada).
Berikut ada format surat dispensasi yang benar untuk bisa dijadikan contoh dan referensi:
Semarang (Kota tempat surat ditulis), DD/MM/YYYY
Nomor:
Lampiran:
Perihal: Surat Dispensasi
Kepada yang terhormat,
(Nama instansi/organisasi/perusahaan)
Di
Tempat
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama Lengkap :
Jabatan :
Dengan ini memberikan surat dispensasi kepada [Nama Penerima Dispensasi] untuk [Jenis kegiatan yang akan diikuti oleh penerima dispensi]. Dispensasi ini diberikan dengan persetujuan dan otorisasi dari pihak berwenang di [Nama organisasi/perusahaan/institusi yang bertanggung jawab].
Adapun dispensasi ini memiliki rincian sebagai berikut:
1. Tanggal dan Waktu Pelaksanaan
Tanggal Mulai :
Tanggal Berakhir :
Waktu :
2. Alasan Dispensasi:
[Jelaskan secara singkat alasan diberlakukannya dispensasi]
Dispensasi ini diberikan dengan harapan bahwa penerima dispensasi akan mematuhi ketentuan yang ada dan akan bertanggung jawab atas segala konsekuensi yang timbul dari tindakan yang diizinkan oleh dispensasi ini.
Demikianlah surat dispensasi ini dibuat sesuai kesepakatan dan ketentuan yang berlaku.
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
Selalu pastikan bahwa pembuatan surat dispensasi perlu ditandatangani oleh pihak berwenang agar diakui keaslian dan keabsahannya. Anda bisa membubuhkan tanda tangan basah atau digital tergantung keperluan.
Apabila surat berbentuk elektronik, Anda bisa membubuhkan tanda tangan digital. Dalam menggunakan TTd digital tersebut, pastikan Anda membuat dan memprosesnya dari aplikasi TTd terpercaya seperti Privy. Privy sediakan fitur membuat template dokumen bagi Anda yang memiliki akun sebagai admin.
Fitur ini akan sangat berguna apabila Anda bekerja di bagian administrasi yang banyak berurusan dengan surat-menyurat seperti pembuatan dispensasi ini.
Sebagai nilai tambah, aplikasi ini juga sudah diawasi oleh Kominfo sehingga penggunaannya akan lebih aman karena diawasi oleh badan hukum. Jadi, TTd digital yang dibubuhkan pun bisa dipertanggungjawabkan dan tidak bisa sembarang orang menggunakannya.
Itulah beberapa contoh surat dispensasi yang bisa digunakan untuk berbagai tujuan. Sebelum membuatnya, pastikan Anda sudah memahami dan mengetahui format penulisan yang benar. Tujuannya agar dokumen Anda bersifat resmi dan dapat dipertanggungjawabkan.
