Cuti kerja adalah hak masing-masing karyawan perusahaan atau instansi. Kebanyakan karyawan mengambil jatah cuti karena adanya keperluan tertentu, misalnya ingin menikmati waktu bersama keluarga, melahirkan, sakit, maupun berbagai keperluan penting lainnya.
Tentunya, setiap perusahaan maupun instansi memiliki sistem yang berbeda-beda. Dalam hal pengajuannya, umumnya perusahaan akan meminta karyawan untuk menyerahkan surat resmi berupa surat cuti.
Sebagai panduan, yuk simak contoh dan cara membuat surat cuti dengan baik dan benar di uraian berikut ini.
Jenis-Jenis Cuti Kerja
Surat cuti kerja perlu dibuat apabila karyawan hendak mengajukan izin tidak masuk kerja untuk sementara waktu. Berdasarkan yang tercantum dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 93, di bawah ini merupakan jenis cuti kerja karyawan di Indonesia yang perlu diketahui.
Cuti bersama
Cuti bersama ketentuannya telah diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan sesuai yang tercantum dalam Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor SE.302/MEN/SJ-HK/XII/2010 pada tahun 2010, yakni untuk merayakan hari-hari besar tertentu. Misalnya hari raya keagamaan, tahun baru, dan sebagainya.
Berdasarkan kebijakan tersebut, cuti bersama termasuk bagian dalam cuti tahunan. Sehingga ketika mengajukannya, bisa jadi jatah tahunannya pun ikut terpotong. Ini berlaku terutama bagi karyawan swasta, tak ada pengurangan atau pemotongan gaji bila melaksanakannya.
Cuti berbayar
Cuti berbayar adalah permohonan izin libur kerja sementara waktu yang dapat diajukan oleh karyawan, tetapi pihak perusahaan/instansi tetap membayarkan gaji karyawan tersebut. Ketentuannya telah diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Pasal 39 Tahun 2003
Cuti berbayar terdiri dari beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
- Cuti tahunan. Ini merupakan hak setiap pegawai. Jatah maksimalnya adalah sebanyak 12 hari per tahun (atau tergantung perusahaan). Syarat mengambilnya, yakni minimal sudah bekerja selama setahun di perusahaan tersebut.
- Cuti sakit. Permohonan ini dapat diajukan jika karyawan sedang sakit, dengan jumlah tidak tentu (atau menyesuaikan perusahaan/instansi). Pengajuannya tetap membutuhkan syarat, salah satunya surat keterangan dokter atau rumah sakit tentang kondisi kesehatan pegawai. Tujuannya supaya tidak disalahgunakan.
- Cuti penting. Kepentingan yang dapat diajukan, antara lain karyawan melangsungkan pernikahan (3 hari), menikahkan anak (2 hari), khitanan anak (2 hari), membaptiskan anak (2 hari), istri melahirkan/keguguran (2 hari), berkabung (1-2 hari).
- Cuti melahirkan/keguguran. Izin ketidakhadiran ini diberikan kepada karyawati yang melahirkan atau keguguran. Jumlah izin totalnya sebanyak 90 hari, di mana 45 hari untuk sebelum melahirkan dan 45 hari sisanya untuk pasca melahirkan. Ini tak memotong gaji maupun jatah cuti tahunan.
- Cuti besar. Izin ketidakhadiran ini diberikan kepada karyawan dengan masa kerja 5 tahun atau lebih. Jumlahnya lebih panjang, yakni sekitar 21-30 hari tergantung kebijakan perusahaan. Namun, beberapa perusahaan mungkin tak menyediakannya.
Contoh Surat Cuti untuk Berbagai Keperluan
Berdasarkan penjelasan sebelumnya, adakah jenis cuti yang berencana ingin diambil? Jika ada, lihat berbagai contoh surat izin cuti di bawah ini.
1. Contoh surat cuti melahirkan
Jakarta, 20 Juli 2022
Hal : Izin Cuti Melahirkan
Lampiran : Surat Keterangan Dokter
Yth. HRD PT Nusantara Kreatif
di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini
Nama : Jasmine
NIP : 111222333
Divisi : Finance
Jabatan : Accountant
Alamat : Jl. Damai Sejahtera No. 90
Nomor HP : 0891XXXXXX
Bermaksud mengajukan permohonan cuti melahirkan sesuai ketentuan yang berlaku di perusahaan selama 2 bulan, terhitung mulai tanggal 1 Agustus 2022 hingga 1 Oktober 2022. Dalam surat ini, saya lampirkan Surat Keterangan Dokter yang berisi Hari Perkiraan Lahir (HPL).
Saya telah melakukan koordinasi dengan rekan kerja yang nantinya akan mengambil alih pekerjaan saya untuk sementara waktu. Saya pastikan semua pekerjaan terselesaikan serta teralihkan dengan baik sebelum memulai cuti.
Demikian permohonan ini saya ajukan. Terimakasih atas perhatian bapak/ibu.
Hormat saya,
Jasmine
2. Contoh surat cuti kerja
Bogor, 4 Maret 2023
Hal : Surat Izin Cuti Kerja
Lampiran : –
Yth. HRD PT Media Hijau
di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini
Nama : Andreawan Bagus
Divisi : IT
Jabatan : Software Engineer
Nomor HP : 0877XXXXXX
Bermaksud mengajukan permohonan cuti kerja selama 7 hari untuk pulang kampung ke Malang, terhitung mulai tanggal 3 April sampai 10 April 2023 (hari libur tidak terhitung). Saya pastikan semua pekerjaan terselesaikan dengan baik sebelum memulai cuti.
Demikian permohonan ini saya ajukan dengan sebenar-benarnya. Terimakasih atas perhatian bapak/ibu.
Hormat saya,
Andreawan Bagus
3. Contoh surat cuti menikah
Tangerang, 12 Februari 2023
Hal : Surat Izin Cuti Kerja
Lampiran : –
Yth. HRD PT Sarana Travel
di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ariana Geulis
Divisi : Marketing
Jabatan : Content Specialist
Nomor HP : 0818XXXXXX
Bermaksud mengajukan permohonan cuti kerja karena hendak mempersiapkan pernikahan selama 3 hari, terhitung mulai tanggal 16-20 Maret 2023 (tidak termasuk hari libur).
Oleh karena itu, saya telah mendiskusikan hal ini kepada pak Bambang selaku Manager Marketing, serta berkoordinasi dengan Rosa Setyani untuk mengalihkan pekerjaan sementara waktu.
Atas perhatian bapak/ibu saya ucapkan terimakasih. Saya berharap agar permohonan ini dapat disetujui.
Hormat saya,
Ariana Geulis
4. Contoh surat cuti karena alasan penting
Sumber: LinovHR
Berdasarkan contoh surat permohonan cuti di atas, isinya tentang izin tidak masuk kerja karena sedang dalam kondisi berkabung selama 5 hari kerja.
Mungkin tidak sesuai dengan UU Ketenagakerjaan. Tetapi, bagi perusahaan tertentu mungkin mengizinkan mengambil libur lebih lama, baik dengan potongan cuti tahunan maupun tidak tergantung kebijakan masing-masing.
5. Contoh surat cuti sakit
Sumber: Mapel
Hampir sama dengan contoh surat permohonan cuti melahirkan, jika alasannya karena sakit juga harus menyertakan surat keterangan dokter. Tujuannya supaya jatah libur tidak disalahgunakan. Jadi apabila tak melampirkannya, kemungkinan besar permohonan izin tidak disetujui perusahaan/instansi.
6. Contoh surat cuti tahunan
Sumber: Glints
Cuti tahunan adalah hak masing-masing karyawan jika sudah bekerja minimal selama satu tahun. Pada contoh surat permohonan cuti di atas, penulis surat mengambil jatahnya selama dua hari. Alasannya sendiri bervariasi, tergantung individu itu sendiri.
7. Contoh surat izin cuti pegawai honorer
Sumber: Studocu
Berdasarkan contoh surat izin cuti satu ini, pegawai honorer pun dapat mengajukannya asalkan dengan alasan jelas. Pada contoh ini, alasannya karena sedang melaksanakan ibadah umroh sesuai tanggal tertera pada surat.
Format Surat Cuti
Pengajuan surat cuti kerja harus ditulis sesuai format dan bahasa formal, sebab ini termasuk dokumen resmi. Apabila hendak mengajukannya dalam waktu dekat, lihat susunan format surat cuti berikut.
1. Tanggal pembuatan surat
Tanggal pembuatan surat harus jelas, sebab fungsinya untuk memberitahukan kepada penerima kapan dokumen tersebut dibuat.
2. Penerima tujuan
Jelaskan siapa pihak penerima surat, tuliskan jabatan serta nama perusahaannya. Surat cuti kerja biasanya ditujukan kepada pihak HRD, misalnya ‘Yth. HRD PT ABCD’.
3. Kalimat pembuka
Tuliskan kalimat pembuka singkat 1-2 baris saja. Contohnya, ‘Dengan hormat, (enter) Bersama surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini’, ataupun sejenis kalimat seperti ini.
4. Data diri karyawan dan isi surat
Tuliskan data diri karyawan yang hendak mengajukan izin tidak bekerja sementara. Data diri tersebut, meliputi nama lengkap, NIK/NIP, divisi/departemen, jabatan, alamat (opsional), serta kontak aktif yang dapat dihubungi (opsional).
Setelah itu, jelaskan alasan mengajukan cuti sejujur-jujurnya. Tuliskan pula durasinya secara spesifik, yakni berapa hari, serta mulai tanggal berapa sampai tanggal berapa.
Apabila diperlukan, Anda dapat mencantumkan siapa pihak yang melaksanakan tugas serta tanggung jawab sementara selama Anda tidak berada di tempat kerja. Pastikan sudah berkoordinasi dengan pihak tersebut supaya tak terjadi miskomunikasi.
5. Kalimat penutup
Sudah menuliskan isi surat izinnya dengan benar dan lengkap? Akhiri dengan kalimat penutup singkat serta ucapan terimakasih.
6. Tanda tangan dan nama karyawan
Terakhir, tambahkan tanda tangan dan nama pihak yang mengajukan. Jika dokumennya dibuat secara digital Anda cukup menambahkan tanda tangan digital.
Jika ingin menandatangani surat cuti kerja secara aman, Anda dapat menggunakan layanan tanda tangan digital dari Privy. Layanan ini sangat praktis karena dapat digunakan kapan saja dan di mana saja secara aman, bahkan dapat terhindar dari risiko pemalsuan dokumen.
Cara Mengajukan Cuti Kerja yang Benar
Sebelum mengajukannya, penting sekali mengetahui bagaimana cara mengajukan cuti kerja yang benar. Ini termasuk etika dasar, sebab kaitannya dengan tanggung jawab Anda sebagai seorang pekerja.
1. Cari tahu hak Anda perihal cuti
Sebelum mengajukan izin tidak bekerja sementara, cobalah mencari tahu terlebih dahulu bagaimana hak Anda terkait cuti. Setiap perusahaan dan instansi memiliki kebijakan berbeda-beda terkait hal itu.
Status karyawan pun berpengaruh. Biasanya, anak magang dengan karyawan tetap sistemnya bisa berbeda.
2. Ikuti ketentuan dari perusahaan
Kedua, pelajari bagaimana sistem dan prosedur cuti di tempat Anda bekerja. Apabila masih baru pertama kali melakukannya, tak ada salahnya bertanya langsung kepada tim HR untuk memastikan.
3. Sampaikan alasan cuti secara jujur
Alasan cuti setiap orang bisa berbeda-beda. Ada yang ingin mengambil jatah libur karena acara keluarga, alasan pribadi, menikmati liburan, menikah, melahirkan, sakit, ataupun lainnya.
Ketika Anda hendak mengajukan cuti, sampaikan alasannya secara jujur di awal apalagi jika waktunya lama. Hal ini untuk meminimalisir terjadinya masalah sewaktu-waktu dengan perusahaan.
4. Tentukan tanggal pasti dan durasinya
Hal paling penting, yakni jangan lupa menentukan tanggal pasti serta durasi izin yang diambil. Dengan begitu, perusahaan dapat mempersiapkan planning ketika Anda sedang tidak bekerja.
5. Atur jadwal bertemu atasan
Segera atur jadwal pertemuan dengan atasan untuk memberikan surat cuti kerja. Pastikan atasan tidak sedang padat jadwal atau dalam kondisi stres, sebab dikhawatirkan berdampak besar terhadap persetujuan permohonan yang diajukan.
6. Selesaikan pekerjaan sebelum cuti
Pasti ada pekerjaan tertinggal selama melaksanakan cuti. Ini merupakan hal penting karena berkaitan dengan reputasi Anda di tempat kerja.
Sebelum mengambil izin, sebaiknya segera selesaikan pekerjaan tersebut. Apabila terpaksa ada pekerjaan yang perlu dialihkan, koordinasikan terlebih dahulu dengan atasan maupun pihak yang nantinya dilimpahkan tugas sementara waktu.
Contoh surat cuti di atas serta cara mengajukannya untuk berbagai keperluan semoga dapat membantu. Sebaiknya, ajukanlah permohonan tersebut jauh-jauh hari atau maksimal dua minggu sebelum mengambil izin. Dengan demikian, perusahaan/instansi dapat mempersiapkan planning selama Anda tidak bekerja sementara nantinya.
