Dalam keseharian kita bekerja di kantor, minimal 8 jam kita habiskan untuk melakukan berbagai pekerjaan. Tentu semua pekerja ingin waktu itu dihabiskan untuk mengerjakan semua pekerjaan secara efisien.
Tapi pada kenyataannya waktu selama 8 jam itu seringkali tidak digunakan secara efisien untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan.
Efisiensi bekerja yang terhambat ini bisa disebabkan oleh berbagai hal. Kesulitan mengatur waktu karena berbagai deadline yang menumpuk, kesulitan mengakses data-data yang diperlukan, hingga proses penandatanganan dokumen yang harus dilakukan secara tatap muka. Untuk menyelesaikan hal-hal ini diperlukan waktu yang lama, sementara waktu tersebut bisa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan lain.
Lalu, bagaimana caranya untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan di perusahaan Anda secara keseluruhan? Anda bisa memulainya dengan melakukan proses digitalisasi untuk berbagai macam pekerjaan Anda di kantor setiap hari.
Berikut adalah beberapa proses digitalisasi yang bisa Anda terapkan untuk membuat pekerjaan Anda jadi lebih efisien.
1. Melakukan video conference meeting
Pernahkah Anda mengalami kesulitan dalam mengatur meeting tatap muka dengan klien atau rekanan kerja? Mulai dari dihambat kemacetan untuk meeting dengan klien di kantornya, tidak mendapatkan ruangan rapat yang dibutuhkan, hingga susahnya mencocokkan jadwal anggota rapat.
Meeting memang sudah jadi bagian penting yang tidak bisa dipisahkan dari banyak pekerjaan kita. Karena itu, untuk memudahkan dan membuat meeting Anda jadi lebih efisien, Anda bisa mulai melakukan meeting menggunakan teknologi video conference.
Majalah Forbes sendiri telah memberikan lima alasan kenapa video conference meeting harus mulai diadaptasi, di antara lainnya karena terbukti lebih efisien dan mampu menghubungkan berbagai anggota perusahaan dengan lebih mudah.
Investasi yang dikeluarkan untuk membeli perlengkapan video conference juga jauh lebih hemat dalam jangka panjang dibandingkan dengan mengeluarkan biaya transportasi dan menyewa tempat meeting di luar kantor.
2. Menggunakan teknologi komputasi awan untuk menyimpan dan mengakses data
Apakah Anda masih menggunakan flashdisk atau hard-disk untuk menyimpan dan berbagi data? Atau Anda masih menggunakan email untuk mengirimkan data pekerjaan? Jika ya, sudah saatnya Anda meninggalkan dua metode tersebut untuk berbagi file pekerjaan.
Dengan maraknya berbagai layanan komputasi awan yang hadir di pasaran, Anda tidak perlu lagi repot untuk menyimpan dan mengakses data bagi perusahaan dalam bentuk fisik.
Menurut majalah bisnis Inc., komputasi awan adalah teknologi masa depan yang mendorong inovasi dan efisiensi perusahaan. Tidak hanya meningkatkan efisiensi, teknologi komputasi awan juga hadir dengan harga yang semakin bersaing sehingga perusahaan Anda tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk mulai menggunakannya.
Teknologi komputasi awan juga memungkinkan kita untuk berkolaborasi dengan rekan kerja kita dalam memodifikasi suatu dokumen dalam waktu bersamaan. Pembaruan apapun yang terjadi pada dokumen akan tersimpan secara real time sehingga kita tidak perlu bolak-balik mengirimkan dokumen yang baru direvisi.
Kapasitas penyimpanan di server komputasi awan juga terbilang cukup besar, sehingga Anda bisa langsung menyimpan banyak data sekaligus tanpa perlu cemas memikirkan ukuran file. Semua data yang tersimpan di dalam server awan bisa dengan mudah diakses oleh karyawan yang memiliki aksesnya dari mana saja, apapun gawai yang digunakannya.
Dengan demikian, seluruh pekerjaan bisa dikerjakan di mana saja tanpa harus berada di kantor.
3. Menggunakan analisis data untuk mengambil keputusan
Kita kerap bertanya-tanya mengenai tingkat efisiensi dan kesehatan bisnis perusahaan kita. Jawaban dari pertanyaan ini bisa didapatkan dari analisis data perusahaan yang kita miliki. Adanya transformasi digital di industri finansial mengharuskan perusahaan lebih memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan keuntungan.
Analisis data perusahaan bisa kita gunakan untuk berbagai hal, mulai dari mengukur kesuksesan kampanye promosi, memprediksi tren penjualan, hingga menentukan key performance indicator untuk masing-masing departemen perusahaan.
Pengambilan keputusan bisnis yang didasarkan pada data yang valid akan membawa perusahaan menuju kemajuan yang lebih pesat dengan cara yang lebih tepat.
4. Menggunakan layanan tanda tangan digital
Urusan penandatanganan dokumen bisa memakan waktu yang lebih lama dari dugaan. Misalkan atasan yang hendak dimintai tanda tangannya sedang berada di luar kantor, atau bahkan klien yang akan menandatangani surat perjanjian lokasinya di luar kota.
Menunggu dokumen dikirim ke luar kota lalu menunggunya dikirim kembali ke kantor memakan waktu yang sangat lama. Belum lagi biaya yang harus dikeluarkan untuk mencetak dokumen dan biaya pengirimannya.
Mungkin tidak seberapa jika hanya dilakukan sekali-dua kali, tapi apabila dilakukan berkali-kali dalam setiap hari jelas akan memakan biaya yang besar.
Oleh karena itu, sudah saatnya perusahaan beralih ke tanda tangan digital. Dengan tanda tangan digital, jarak tidak lagi jadi masalah, dan waktu serta biaya yang dikeluarkan pun akan jauh lebih efisien.
Apabila Anda masih bingung untuk memulai proses digitalisasi, pilihlah yang menurut Anda paling mudah untuk diterapkan terlebih dahulu.
Dengan adanya PrivyID sebagai penyedia layanan tanda tangan digital di Indonesia, Anda bisa langsung memulai digitalisasi perusahaan Anda lewat tanda tangan digital.
PrivyID sendiri telah diakui oleh Kominfo sebagai perusahaan yang memiliki otoritas untuk menerima pendaftaran, memverifikasi, dan menerbitkan tanda tangan digital bagi seluruh warga Indonesia.
Seluruh tanda tangan digital yang dibuat lewat aplikasi PrivyID memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sama dengan tanda tangan basah.
Tidak hanya itu, tanda tangan digital di PrivyID juga dibuat dengan teknologi asymmetric cryptography dengan standar keamanan tingkat internasional, yang menjamin data-data dan tanda tangan digital Anda tersimpan secara aman.
Segera daftarkan perusahaan Anda ke PrivyID untuk meningkatkan efisiensi perusahaan lewat tanda tangan digital yang membuat seluruh transaksi perusahaan jadi lebih efisien.
Kunjungi websitenya di www.privy.id atau download aplikasi PrivyID sekarang juga!
