Kwitansi adalah salah satu dokumen jual beli yang penting untuk dimiliki sebuah perusahaan. Dokumen ini menjadi bukti pembayaran yang sah atas transaksi yang dilakukan oleh konsumen atas barang atau jasa tertentu, sehingga dokumen ini bisa menjadi alat bukti yang diajukan di pengadilan apabila terjadi kesalahan transaksi.
Oleh sebab itu, pembuatan dan pengisian kwitansi tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Berikut ini cara membuat kwitansi pembayaran dan contohnya:
Cara Membuat Kwitansi Pembayaran
Sebelum mengetahui cara membuat kwitansi pembayaran, sebaiknya Anda mengetahui komponen-komponen yang harus ada pada dokumen ini. Komponen-komponen tersebut adalah:
- Nomor kwitansi. Nomor kwitansi penting untuk melacak transaksi. Biasanya, nomor ini dituliskan dengan angka atau gabungan huruf dan angka secara berurutan sejak transaksi pertama pada awal bulan hingga transaksi terakhir.
- Identitas pembayar. Biasanya komponen ini diawali dengan kata “sudah diterima dari…”. Anda bisa menuliskan nama lengkap pembeli di bagian ini supaya rincian transaksi bisa lebih jelas.
- Nominal pembayaran. Dalam sebuah kwitansi jual beli, Anda harus menuliskan nominal pembayaran baik dalam bentuk angka maupun huruf. Usahakan untuk menulis komponen ini menggunakan huruf kapital supaya bisa lebih mudah dibaca.
- Rincian produk atau jasa yang diperdagangkan. Isi bagian ini sedetail mungkin untuk menghindari kesalahpahaman di masa depan.
- Stempel dan meterai. Karena dokumen ini merupakan dokumen resmi, maka pastikan Anda juga membubuhkan stempel perusahaan di dalamnya. Adanya stempel ini secara tidak langsung mendukung bahwa kwitansi tersebut memang diterbitkan oleh perusahaan Anda. Adapun meterai berfungsi sebagai bukti bahwa perusahaan Anda telah membayar pajak dokumen, sehingga tidak perlu melewati proses pemeteraian ulang jika dokumen ini digunakan sebagai bukti di pengadilan. Meterai hanya digunakan untuk kwitansi yang membuktikan transaksi di atas Rp5.000.000.
- Tanda tangan, tanggal dan identitas penerima dana. Komponen terakhir dari sebuah kwitansi adalah tanggal, tanda tangan dan identitas penerima dana. Untuk memastikan keabsahan dokumen ini, pastikan tanda tangan tersebut dibubuhkan di atas meterai.
Nah, setelah mengetahui komponen-komponen dari kwitansi, berikut ini cara membuat kwitansi pembayaran menggunakan aplikasi Microsoft Word:
- Unduh gambar contoh kwitansi dari internet. Gambar contoh kwitansi ini berperan sebagai patokan ukuran kwitansi yang akan Anda buat.
- Unggah gambar contoh tersebut ke aplikasi Microsoft Word Anda.
- Buat tabel dengan ukuran sesuai dengan contoh tersebut. Anda bisa klik menu insert, lalu pilih tabel dengan komposisi 2 kolom dan sesuaikan ukuran tabel tersebut.
- Masukkan komponen-komponen kwitansi di atas di dalam kolom bagian kanan. Dalam hal ini, Anda bisa membuat garis menggunakan gabungan titik-titik. Adapun jika menggunakan Google Docs, Anda bisa menambahkan garis menggunakan menu drawing.
- Buat jarak antar komponen sesuai dengan selera perusahaan Anda.
- Kwitansi telah siap. Gunakan kwitansi tersebut untuk berbagai kebutuhan transaksi perusahaan.
Membuat kwitansi pembayaran menggunakan Microsoft Word memang tidak sulit. Namun demikian kekurangannya adalah dengan membuat kwitansi di aplikasi ini, Anda tidak bisa memasukkan logo perusahaan dan desain sederhana di atas akan tampak kurang kredibel di mata pelanggan maupun calon mitra.
Untuk mengatasi masalah ini, Anda bisa menggunakan berbagai template dokumen yang disediakan secara gratis di Privy.id. Selain bisa menghasilkan template dokumen yang lebih cantik dan kredibel, dengan Privy.id Anda juga bisa membubuhkan tanda tangan dan meterai digital dengan lebih mudah.
Contoh Kwitansi Pembayaran
1. Contoh kwitansi pembayaran dari Microsoft Word
Contoh kwitansi ini dapat Anda gunakan jika Anda tidak membutuhkan kwitansi digital dengan desain yang kompleks. Format ini cocok untuk digunakan oleh para pekerja lepas (freelancer) maupun pekerja harian.
2. Contoh kwitansi sewa rumah
Salah satu hal yang sering dilupakan oleh pemilik maupun penyewa kontrakan adalah bukti transaksi sewa rumah tersebut. Padahal bukti transaksi ini penting (khususnya untuk penyewa) untuk membuktikan bahwa mereka berhak untuk tinggal di rumah tersebut pada periode waktu yang telah ditentukan. Bahkan, kwitansi sewa rumah membutuhkan meterai karena seringkali nilainya di atas Rp5.000.000.
Sebaliknya, sebaiknya kwitansi sewa rumah ini juga didukung dengan dokumen kontrak lain. Tujuannya adalah supaya pemilik memiliki hak yang sah secara hukum untuk mengusir penyewa apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, seperti kerusakan pada cat, protes dari tetangga dan lain sebagainya. Berikut ini contoh kwitansi sewa rumah untuk Anda:
Sumber: Brighton
3. Contoh kwitansi sewa kos
Sama seperti sewa rumah, sewa kamar kos juga membutuhkan kwitansi. Apalagi jika Anda menyewakan kamar kos dengan skema tahunan. Hal ini karena nilai transaksi sewa kamar kos saat ini bisa lebih dari Rp5.000.000 per tahun (tergantung daerah).
Sumber: Brighton
4. Contoh kwitansi jual beli tanah
Rumah dan tanah adalah dua aset dengan nilai pembelian dan penjualan tertinggi sepanjang hidup. Transaksi sewa dan jual beli dua aset ini harus didokumentasikan dengan baik. Salah satunya adalah dengan kwitansi. Hasil dokumentasi tersebut kemudian harus disimpan dengan baik supaya tidak hilang dan dapat digunakan sebagai bukti apabila terjadi perselisihan.
Berikut ini contoh format dan contoh pengisian kwitansi untuk keperluan ini.
Sumber: Raja Rak
Penggunaan E-Meterai pada Kwitansi Digital
Seperti yang telah dijelaskan di atas, meterai dibutuhkan sebagai bukti pembayaran pajak atas sebuah dokumen. Seiring dengan perkembangan zaman, kini meterai tidak hanya berbentuk meterai tempel saja, tetapi juga meterai elektronik (e-meterai).
Meterai elektronik ini dapat ditempelkan secara langsung ke sebuah dokumen digital. Jadi, Anda tidak perlu mencetak dokumen tersebut sebelum kemudian ditempeli dengan meterai. Hanya saja, meterai ini bisa dikatakan legal jika dan hanya jika diterbitkan oleh perusahaan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang telah disetujui oleh KOMINFO.
Hal ini penting, sebab e-meterai digital tidak hanya berupa gambar, melainkan dibuat dengan teknologi kriptografi yang memungkinkan mesin untuk merekam jejak pembuatan dan penempelan meterai tersebut. Akibatnya, keabsahan dan legalitas meterai dan dokumen yang dibuat atas meterai tersebut bisa dikatakan legal oleh pengadilan.
PT Privy Identitas Digital adalah perusahaan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) terkemuka di Indonesia. Tidak hanya menyediakan meterai digital yang diakui oleh KOMINFO dan PERURI, Privy juga menghadirkan solusi tanda tangan digital terintegrasi. Jadi, dengan menggunakan satu aplikasi saja, Anda bisa membuat template kwitansi untuk perusahaan Anda, menandatanganinya dan menempelkan meterai di atasnya.
Privy membuat administrasi perusahaan Anda jadi lebih praktis dan cepat!
