Seluruh aktivitas yang dilakukan menggunakan sistem informasi sepenuhnya akan tercatat dalam database (pusat data) perangkat tersebut. Para pengguna internet mungkin tidak asing lagi dengan fitur history di mana seluruh aktivitas terkait website atau platform yang dikunjungi bisa tercatat di sana.
Pencatatan aktivitas ini juga ternyata diterapkan dalam tanda tangan elektronik yang dikenal dengan fitur audit trail. Pernahkah Anda mendengar istilah tersebut? Apabila belum, fitur ini pada dasarnya berfungsi untuk mencatat seluruh aktivitas yang berkaitan dengan tanda tangan elektronik yang digunakan.Â
Lebih daripada itu, fitur ini memiliki pemahaman lebih luas serta berikan beberapa keuntungan dalam penggunaannya. Apa sajakah itu? Daripada penasaran, mari simak pembahasan lebih lengkapnya pada penjelasan di bawah ini!
Apa itu Fitur Audit Trail?
Fitur audit trail adalah fitur dalam sistem komputer yang berfungsi untuk mencatat dan melacak aktivitas pengguna dalam satu waktu. Tujuan utamanya adalah sebagai bukti dan transparansi apabila ada permasalahan di kemudian hari.
Dalam penerapan di tanda tangan elektronik (TTE), audit trail ini memiliki peran cukup penting. Penggunaan TTE tentunya tidak bisa dilakukan oleh sembarangan orang. Hanya pemilik tanda tanganlah yang bisa mengakses, membubuhkan, atau menyebarluaskannya.
Dengan fitur ini, pemilik tanda tangan bisa mengecek dan memantau aktivitas penggunaan TTE yang pernah dilakukan. Hal ini bertujuan untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam penggunaan tanda tangan tersebut.
Apabila pemilik merasa tidak pernah melakukan penandatanganan pada satu waktu tertentu, pemilik tersebut bisa mengevaluasi dan menganalisisnya kembali. Jadi, secara tidak langsung, fitur ini memberikan keamanan tambahan pada sistem atau aplikasi tertentu, khususnya dalam aplikasi tanda tangan elektronik.
Fitur ini sangat bermanfaat untuk berbagai bidang industri yang banyak menggunakan TTE sebagai media transaksi, seperti industri perbankan, asuransi, fintech, dan masih banyak lagi.
Komponen-Komponen Audit Trail
Agar fitur ini berjalan optimal, ada beberapa komponen pendukung guna menjalankan sistem, yaitu:
1. Data Manipulation Language (DML)
Komponen pertama yang ada pada fitur ini adalah adanya perintah penambahan record. Apakah itu? Pada dasarnya, setiap aktivitas yang dilakukan pengguna tentu perlu direkam atau dicatat dalam bentuk data. Dalam hal ini, sistem akan memberi perintah penambahan di setiap Query Insert, Update, Delete. Ketiga query tersebut masuk dalam kategori DML (Data Manipulation Language) yang merupakan bagian dari SQL (Structured Query Language).
Komponen ini berfungsi untuk memanipulasi, mengubah, atau mengganti isi dari database. Nantinya, catatan aktivitas atau peristiwa ini berisi informasi terkait aktivitas itu sendiri, seperti waktu, jenis peristiwa, ID pengguna yang terlibat, dan detail lainnya yang relevan dengan aktivitas atau log yang terjadi.
2. Database Management System (DBMS)
Komponen berikutnya yang tidak boleh terlewatkan adalah adanya Database Management System (DBMS). Fitur audit trail berkaitan erat dengan database sehingga perlu ada trigger untuk mengumpulkan seluruh informasi yang ada.
DBMS ini nantinya akan menyimpan log pada Insert, Update, dan Delete dari sebuah database (tabel).
Keuntungan Menggunakan Audit Trail dalam Tanda Tangan Elektronik
Fitur ini tentunya berikan sejumlah manfaat bagi penggunaan tanda tangan elektronik, antara lain:
1. Dilindungi secara Hukum
Pada dasarnya, penggunaan tanda tangan elektronik sudah diatur dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008. Dalam aturan tersebut, dikatakan bahwa TTE sudah dilindungi UU khususnya TTE tersertifikasi.
TTE tersertifikasi berarti tanda tangan tersebut sudah terhubung dan terverifikasi dengan data dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). PSrE itu sendiri adalah badan hukum pemerintah yang berfungsi dalam memberikan dan mengaudit Sertifikat Elektronik.Â
Jadi, apabila Anda ingin merasakan manfaat ini dari fitur audit trail, Anda bisa membuat tanda tangan digital dari aplikasi yang sudah tersertifikasi dan diakui Kominfo, seperti Privy. Privy sudah memenuhi syarat audit trail, seperti persyaratan hukum, bukti kepatuhan regulasi, dan sebagainya.
Seluruh aktivitas atau transaksi yang berkaitan dengan penggunaan TTE akan dicatat dan disimpan dalam database sebagai bukti pertanggungjawaban apabila ada permasalahan di kemudian hari.
2. Data Terlindungi
Data individu sangat bersifat sensitif sehingga perlu dilindungi oleh pemilik data dan pihak-pihak tertentu. Salah satu data individu tersebut adalah TTE guna menghindari penggunaan tanda tangan oleh pihak tidak bertanggung jawab,
Dengan mencatat dan mengawasi aktivitas pengguna, fitur audit trail bisa bantu dalam mendeteksi aktivitas mencurigakan yang dilakukan oleh pihak di luar pengguna akun. Hal ini bertujuan untuk melindungi data dari akses tidak sah yang berujung pada pengambilan informasi pribadi.
3. Pemantauan Aktivitas Lebih Efektif dan Efisien
Fitur audit trail memungkinkan pengguna untuk mengetahui kronologis aktivitas penggunaan TTE yang sudah dilakukan. Mulai dari kapan dokumen terakhir ditandatangani, kapan dokumen atau data dihapus, siapa saja yang mengakses dokumen tersebut, dan masih banyak lagi.
Dengan begitu, Anda bisa memastikan dan memantau apabila ada aktivitas mencurigakan di tengah-tengah riwayat aktivitas tersebut. Jika ditemukan aktivitas tidak sah, Anda bisa memprosesnya lebih lanjut agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan.
Setelah membaca pembahasan di atas, kini Anda sudah lebih paham terkait fitur audit trail. Fitur tersebut ternyata memiliki peran penting dalam penggunaan tanda tangan elektronik. Penting untuk memastikan bahwa tanda tangan elektronik Anda memiliki fitur ini guna menghindari penggunaan data secara sembarangan oleh pihak tidak bertanggung jawab. Jadi, potensi kehilangan data pribadi pun bisa diminimalisasi dan dicegah sedini mungkin.Â
