Dalam bisnis, semua kegiatan operasional perlu didokumentasikan dengan baik agar pengauditan yang dilakukan di akhir bulan bisa lancar. Seluruh informasi ini juga berguna untuk menghindari salah paham dengan berbagai pihak terkait pada masa mendatang. Kegiatan operasional yang dimaksudkan di sini cukup beragam, mulai dari penjualan, penerimaan dana investasi, pendapatan, dan masih banyak lagi.
Pada kesempatan kali ini Privy akan mengajak Anda untuk mempelajari salah satu jenisnya yang disebut sebagai bill of lading. Untuk pemahaman sederhana, bill of lading adalah suatu informasi yang digunakan dalam dunia pengiriman barang internasional.Â
Baca Juga: Pilihan Terbaik: Payment Gateway untuk Bisnis di Indonesia
Dokumen ini memuat bukti pengiriman, penerimaan, dan kepemilikan barang yang dikirim melalui berbagai moda transportasi, seperti laut, udara, atau darat. Bill of lading memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman memahami tanggung jawab dan hak mereka.
Tentunya pemahaman mengenai bill of lading ini sangat penting bagi Anda yang menjalankan bisnis sehingga penggunaannya maksimal untuk keuntungan perusahaan. Tanpa berpanjang lebar lagi mari langsung simak informasi lengkapnya di bawah ini!
Apa yang Dimaksud dengan Bill of Lading?
Bill of lading merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pengangkut atau agen pengangkutan kepada pengirim barang. Dokumen ini berfungsi sebagai tanda terima barang yang akan dikirim, bukti kontrak pengangkutan, dan dokumen kepemilikan barang.
Dalam bill of lading tercantum informasi penting seperti jenis barang, jumlah, tujuan pengiriman, dan kondisi barang saat diterima oleh pengangkut.
Dokumen ini bahkan juga dapat digunakan dalam transaksi perbankan sebagai jaminan pembayaran untuk memastikan bahwa barang yang dikirim akan dibayar setelah diterima oleh penerima yang sah. Dengan kata lain, bill of lading adalah elemen vital yang menjamin kelancaran dan keamanan dalam proses pengiriman barang internasional.
Baca Juga: 4 Contoh Surat Pembatalan Perjanjian beserta Formatnya
Fungsi dan Kegunaan Bill of Lading
Bill of lading memiliki berbagai fungsi dan kegunaan yang esensial dalam proses pengiriman barang. Dokumen ini tidak hanya menjadi bukti pengiriman, tetapi juga berperan penting dalam memastikan keamanan dan kepastian hukum dalam perdagangan internasional. Berikut penjelasan fungsi dari bill of lading yang lebih lengkap.
1. Bukti Kepemilikan Barang
Bill of lading berfungsi sebagai bukti kepemilikan barang yang sedang dikirim. Kepemilikan ini bisa dialihkan atau dipindahkan dari satu pihak ke pihak lain melalui endorsement atau pengalihan hak. Hal ini sangat penting dalam perdagangan internasional, karena barang sering dijual beberapa kali sebelum mencapai tujuan akhirnya. Dengan memiliki bill of lading, penerima atau pemegang dokumen ini dapat mengklaim barang dari pengangkut saat tiba di tujuan.
2. Bukti Pengiriman dan Penerimaan
Sebagai bukti pengiriman, bill of lading menunjukkan bahwa barang telah diterima oleh pengangkut dari pengirim dalam kondisi yang baik dan siap untuk dikirim ke tujuan. Dokumen ini memastikan pengirim telah memenuhi tanggung jawabnya untuk menyerahkan barang kepada pengangkut. Selain itu, saat barang mencapai tujuan, penerima harus menunjukkan bill of lading untuk menerima barang tersebut, yang berfungsi sebagai bukti penerimaan.
3. Dokumen Kontrak Pengangkutan
Bill of lading juga berfungsi sebagai kontrak pengangkutan antara pengirim dan pengangkut. Dokumen ini mencantumkan semua syarat dan ketentuan pengangkutan, termasuk tanggung jawab pengangkut untuk mengirim barang ke tujuan yang ditentukan dalam kondisi yang baik. Hal ini memberikan perlindungan hukum bagi kedua belah pihak jika terjadi sengketa.
4. Alat Pembayaran
Dalam transaksi perdagangan internasional, bill of lading sering digunakan sebagai alat pembayaran. Dokumen ini bisa menjadi bagian dari Letter of Credit (L/C), maksudnya bank hanya akan membayar penjual setelah menerima bill of lading yang sah sebagai bukti bahwa barang telah dikirim.
5. Dokumen Klaim Asuransi
Jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman, bill of lading dapat digunakan sebagai dokumen klaim asuransi. Pasalnya dokumen ini mencantumkan kondisi barang saat diterima oleh pengangkut, sehingga bill of lading dapat dijadikan bukti penting dalam proses klaim asuransi untuk menunjukkan bahwa kerusakan atau kehilangan terjadi selama pengangkutan.
Baca Juga: 6 Kelebihan Sistem Persuratan Digital bagi Bisnis
Jenis-Jenis Bill of Lading
Bill of lading hadir dalam berbagai jenis yang memiliki kegunaan dan karakteristik masing-masing secara spesifik. Setiap jenis bill of lading dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengiriman tertentu dan memberikan fleksibilitas dalam mengatur logistik pengiriman barang. Coba pahami jenis-jenisnya lebih lanjut di bawah ini.
1. Through Bill of Lading
Through Bill of Lading digunakan untuk pengiriman barang yang melibatkan beberapa jenis transportasi dan pengangkut berbeda. Dokumen ini mencakup seluruh perjalanan dari titik asal hingga tujuan akhir. Tak peduli moda transportasi yang digunakan, apakah itu transportasi darat, laut, atau udara.
Through Bill of Lading mempermudah proses pengiriman dengan memberikan satu dokumen yang mencakup seluruh rute pengiriman. Pengirim dan penerima jadi tidak perlu mengurus beberapa dokumen terpisah untuk setiap segmen perjalanan, sehingga mengurangi kerumitan administrasi dan potensi kesalahan.
2. Shipped Bill of Lading
Shipped Bill of Lading dikeluarkan ketika barang sudah dimuat ke dalam kapal. Dokumen ini menunjukkan bahwa barang telah dikirim dan sedang dalam perjalanan menuju tujuan. Shipped Bill of Lading memberikan kepastian lebih kepada penerima bahwa barang telah meninggalkan pelabuhan asal dan sedang dalam proses pengiriman.
3. Received for Shipment Bill of Lading
Received for Shipment Bill of Lading diterbitkan ketika barang telah diterima oleh pengangkut dan siap untuk dikirim, tetapi kemungkinan belum dimuat ke kapal. Dokumen ini menunjukkan bahwa barang sudah berada di tangan pengangkut, meskipun mungkin belum dalam perjalanan.
4. Groupage Bill of Lading
Groupage Bill of Lading digunakan ketika barang dari beberapa pengirim digabungkan menjadi satu pengiriman besar. Dokumen ini mempermudah pengelolaan pengiriman barang-barang kecil dari berbagai pengirim yang akan dikirim ke tujuan yang sama. Dengan menggabungkannya, pengirim dapat menghemat biaya pengiriman dan meningkatkan efisiensi logistik.
5. Combined Transport Bill of Lading
Combined Transport Bill of Lading sebenarnya cukup mirip dengan Through Bill of Lading, tetapi lebih menekankan pada penggunaan berbagai moda transportasi, seperti darat, laut, dan udara. Dokumen ini mencakup seluruh perjalanan meskipun menggunakan berbagai jenis transportasi yang berbeda untuk mencapai tujuan akhir.
Combined Transport Bill of Lading memberikan fleksibilitas maksimum dalam pengaturan logistik dan memungkinkan pengirim untuk memilih kombinasi moda transportasi yang paling efisien sekaligus ekonomis untuk pengiriman barang mereka.
Sekarang Anda sudah lebih paham mengenai bill of lading, bukan? Dokumen satu ini jelas krusial dalam pengiriman barang internasional untuk menyediakan bukti pengiriman, kontrak pengangkutan, dan bukti kepemilikan barang.
Memahami fungsi dan jenis-jenis bill of lading tidak hanya membantu dalam memastikan kelancaran proses pengiriman, tetapi juga memberikan perlindungan hukum dan efisiensi dalam transaksi perdagangan global.
Untuk makin memperlancar proses pengiriman dan pembuatan bill of lading, Anda bisa memanfaatkan layanan tanda tangan digital dari Privy. Bukan hanya pembuatan bill of lading, Anda juga dapat meningkatkan efisiensi proses administrasi perusahaan.
Tanda tangan digital dari Privy menawarkan manfaat signifikan, termasuk peningkatan kecepatan dalam penyelesaian dokumen, pengurangan biaya kertas dan pengiriman, serta keamanan yang terjamin dengan legalitas yang diakui secara hukum. Jadi mulai arahkan bisnis Anda menuju efisiensi dan modernisasi dengan mengadopsi tanda tangan digital dari Privy sekarang juga!
