Surat-menyurat sudah jadi salah satu alat komunikasi yang digunakan dalam berbagai lembaga masyarakat maupun pemerintah di Indonesia. Dari banyaknya jenis surat yang ada, surat dinas jadi salah satu yang paling sering digunakan berbagai pihak karena bentuknya yang formal.
Isi pesannya pun bisa mencakup apa saja untuk memberitahukan informasi kepada berbagai pihak berkepentingan. Apabila ini pertama kali Anda membuat surat dinas, coba perhatikan informasi dan cara membuatnya dengan benar di bawah ini.
Apa Itu Surat Dinas?
Surat dinas mengacu pada surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi, baik itu pemerintah, perusahaan, atau organisasi, untuk keperluan komunikasi formal dengan pihak internal maupun eksternal. Surat ini digunakan untuk menyampaikan berbagai informasi penting, seperti pemberitahuan, permintaan, instruksi, atau pengumuman resmi yang terkait dengan operasional instansi tersebut.
Surat dinas ditulis dengan bahasa yang formal dan jelas, serta mengikuti format yang baku. Itu sebabnya dalam surat dinas terdapat kop surat, nomor surat, tanggal, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, penutup, dan tanda tangan pengirim.
Baca Juga: Apa Itu Certificate of Origin? Pentingnya dalam Industri
8 Cara Membuat Surat Dinas yang Benar
Membuat surat dinas yang benar memerlukan pemahaman mengenai elemen-elemen dan struktur yang harus ada dalam surat tersebut. Pasalnya setiap bagian surat dinas memiliki peran penting dalam memastikan informasi tersampaikan dengan jelas dan dapat diterima baik oleh penerima. Berikut langkah-langkah yang harus diikuti untuk membuat surat dinas yang benar.
1. Kop Surat
Kop surat mengacu pada bagian teratas dari surat dinas yang berisi informasi tentang instansi atau organisasi yang mengirimkan surat. Kop surat secara umum mencakup nama instansi, alamat, nomor telepon, fax, dan logo.
2. Nomor Surat
Nomor surat digunakan untuk memudahkan pencatatan dan referensi surat dinas. Nomor surat biasanya terdiri dari kode instansi, nomor urut surat, bulan, dan tahun. Penomoran yang sistematis akan membantu dalam pengarsipan dan pencarian surat pada kemudian hari. Sebagai contoh, nomor surat bisa ditulis sebagai “012/HRD/VI/2024”, yang menunjukkan bahwa surat tersebut berasal dari bagian HRD dengan nomor urut 012 yang dikeluarkan pada bulan Juni 2024.
3. Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Penulisan tanggal harus sesuai dengan format yang berlaku, contohnya seperti “Jakarta, 21 Juni 2024”. Tanggal surat penting untuk mengetahui kapan surat tersebut dikeluarkan dan juga sebagai referensi waktu untuk pihak yang menerima surat. Penulisan tanggal yang tepat juga membantu dalam konteks hukum dan administrasi.
4. Alamat Penerima
Alamat penerima berisi informasi tentang pihak yang dituju, seperti nama, jabatan, dan alamat lengkap. Alamat penerima harus ditulis dengan jelas agar surat dapat sampai ke tangan yang tepat. Penulisan alamat yang benar juga menunjukkan bahwa surat tersebut ditujukan khusus kepada individu atau departemen yang spesifik, sehingga tidak terjadi kesalahan pengiriman.
5. Salam Pembuka
Salam pembuka menjadi bagian awal dari isi surat yang biasanya diawali kata “Dengan hormat,”. Salam pembuka berfungsi untuk membuka komunikasi dengan sopan dan formal. Salam pembuka ini penting untuk menciptakan suasana yang baik dan profesional dalam komunikasi tertulis.
Baca Juga: Contoh Surat Komitmen Kerja serta Cara Membuatnya
6. Isi Surat
Isi surat termasuk bagian terpenting yang berisi informasi, permintaan, atau instruksi yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis dengan jelas, singkat, dan padat. Pastikan untuk menyertakan detail yang diperlukan agar pesan dapat dipahami dengan baik oleh penerima. Dalam penulisan isi suratnya, gunakan bahasa yang formal dan hindari penggunaan istilah ambigu atau slang.
7. Penutup Surat
Penutup surat berisi ucapan terima kasih atau respons lanjutan, yang diikuti dengan salam penutup seperti “Hormat kami,”. Penutup surat berfungsi untuk mengakhiri komunikasi dengan sopan dan memberikan kesan baik kepada penerima.
8. Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Tanda tangan dan nama pengirim menunjukkan identitas sekaligus otoritas pihak yang mengirimkan surat. Biasanya bagian ini juga mencakup jabatan pengirim. Tanda tangan memberikan keabsahan pada surat dinas dan menunjukkan bahwa surat tersebut telah disetujui oleh pihak yang berwenang. Pastikan tanda tangan dan nama pengirim ditulis dengan jelas.
Baca Juga: Contoh Surat Rekomendasi LPDP 2024 dan Cara Membuatnya
3 Contoh Surat Dinas
Berikut ini beberapa contoh surat dinas yang sering digunakan dalam lingkungan kerja. Surat-surat ini mencakup berbagai keperluan resmi, mulai dari undangan rapat hingga pemberitahuan penting.
1. Contoh Surat Dinas Undangan Rapat
PT Maju Sejahtera
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta
Telepon: (021) 12345678
Jakarta, 15 Juni 2024
Nomor: 045/MS/VI/2024
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Manajer
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan agenda tahunan perusahaan, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Kamis, 20 Juni 2024
Waktu: 09.00 – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama, Lantai 3
Agenda rapat adalah evaluasi kinerja semester pertama dan persiapan strategi semester kedua. Diharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu untuk kelancaran acara tersebut.
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Andi Setiawan
Direktur Utama
PT Maju Sejahtera
2. Contoh Surat Dinas Pemberitahuan
PT Maju Sejahtera
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta
Telepon: (021) 12345678
Jakarta, 10 Juli 2024
Nomor: 067/MS/VII/2024
Lampiran: –
Perihal: Pemberitahuan Libur Nasional
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan
PT Maju Sejahtera
Di tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2024 tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama, kami informasikan bahwa pada tanggal 17 Agustus 2024 seluruh kegiatan operasional perusahaan akan diliburkan dalam rangka memperingati Hari Kemerdekaan Republik Indonesia.
Kami harapkan seluruh karyawan dapat memanfaatkan waktu tersebut dengan sebaik-baiknya. Kegiatan operasional akan kembali berjalan seperti biasa pada tanggal 18 Agustus 2024.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Siti Marlina
Kepala Bagian HRD
PT Maju Sejahtera
3. Contoh Surat Dinas Permohonan Izin
PT Maju Sejahtera
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta
Telepon: (021) 12345678
Jakarta, 5 Agustus 2024
Nomor: 089/MS/VIII/2024
Lampiran: –
Perihal: Permohonan Izin Kegiatan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT Maju Sejahtera
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kegiatan pelatihan kepemimpinan yang akan diadakan oleh bagian HRD, kami bermaksud memohon izin untuk menggunakan Ruang Rapat Utama pada:
Hari/Tanggal: Senin, 12 Agustus 2024
Waktu: 10.00 – 16.00 WIB
Peserta: Seluruh Manajer dan Supervisor
Adapun kegiatan pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan kepemimpinan para manajer dan supervisor di lingkungan PT Maju Sejahtera. Kami berharap kegiatan ini dapat berjalan dengan lancar dan memberikan manfaat yang maksimal bagi perusahaan.
Demikian permohonan izin ini kami sampaikan. Atas perhatian dan izinnya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Budi Santoso
Kepala Bagian HRD
PT Maju Sejahtera
Dalam menyusun surat dinas, penting untuk memastikan setiap elemen terpenuhi dengan baik guna menjaga kejelasan komunikasi. Jika masih bingung membuatnya, Anda bisa menggunakan contoh surat dinas yang sudah dijelaskan di atas sebagai panduan.
Kemudian jangan lupa menyimpan surat dinas yang telah dibuat untuk dijadikan template apabila perlu membuatnya pada masa mendatang. Melakukan hal ini pasti akan membuat pekerjaan surat-menyurat Anda di kantor menjadi lebih efektif.
Berbicara soal efisiensi, Anda pun bisa meningkatkannya dengan memanfaatkan solusi tanda tangan digital dari Privy. Penggunaan tanda tangan digital memungkinkan proses otorisasi dan persetujuan surat dinas dapat dilakukan secara langsung tanpa perlu proses pencetakan, penandatanganan manual, atau pengiriman fisik.
Hal ini tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tetapi juga meningkatkan keamanan dokumen dengan enkripsi digital yang terjamin. Dengan menggunakan teknologi ini, Anda dapat mengoptimalkan operasional kantor dan memastikan bahwa setiap transaksi administratif dapat diselesaikan dengan cepat.
Jadi, segera daftarkan penggunaan tanda tangan digital perusahaan Anda sekarang juga di Privy!
