Dalam beberapa tahun ini, adaptasi penggunaan tanda tangan elektronik (digital signature) di Indonesia semakin meningkat. Hal ini mengingat bahwasanya semakin banyak dokumen digital yang harus dibuat oleh masyarakat ini dan pemerintah juga secara aktif berinovasi untuk mendukung perubahan teknologi ini.
Namun demikian, adaptasi teknologi yang relatif baru ini mengalami tantangan, khususnya di bidang penandatanganan dokumen legal, seperti akta notaris. Hal ini mengingat bahwa sistem hukum di Indonesia menuntut para pihak dan notaris berkumpul secara langsung sebelum menandatangani sebuah akta.
Proses ini diperlukan supaya akta tersebut bisa dipastikan keabsahannya dan tidak ada dari para pihak yang membuat akta tersebut atas dasar keterpaksaan. Lantas, apakah hal ini berarti bahwa penggunaan tanda tangan elektronik untuk akta notaris bisa dibilang tidak sah? Belum tentu. Simak pembahasannya berikut ini.
Latar Belakang Kebutuhan Tanda Tangan Elektronik pada Akta Notaris
Notaris dan akta
Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan berbagai kewenangan lainnya. Akta otentik adalah suatu akta yang dibuat dengan bentuk yang ditentukan oleh Undang-Undang oleh dan atau dibuat dihadapan pejabat umum tertentu.
Akta otentik ini kemudian terbagi menjadi dua jenis, yaitu akta partij dan akta relaas. Akta partij adalah akta otentik yang dibuat dihadapan notaris dan akta relaas adalah akta yang dibuat oleh notaris.
Di Indonesia, akta otentik ini menjadi alat bukti yang sempurna di pengadilan. Ini artinya, kebenaran tanda tangan notaris dan pernyataan notaris dalam akta tersebut adalah benar, sehingga apabila lawan ingin membuktikan bahwa fakta di dalam akta tersebut salah, maka dia harus membawa bukti yang sebaliknya dan sama-sama kuat.
Hal ini membuat pembuatan akta otentik di notaris harus dibuat dengan jujur dan teliti. Maka dari itu, tidak heran jika pembuatan surat ini di Indonesia dan negara-negara penganut civil law lainnya harus menghadirkan notaris itu sendiri dan para pihak yang terlibat.
Tanda tangan digital tersertifikasi dan kelebihannya
Namun seiring dengan perkembangan teknologi, saat ini terdapat sistem tanda tangan digital yang memungkinkan notaris untuk tidak secara langsung membubuhkan tanda tangannya dihadapan para pihak secara langsung. Digital signature ini terbagi menjadi dua, yaitu tanda tangan digital yang tidak memiliki sertifikat dan tanda tangan digital yang memiliki sertifikat (certified digital signature).
Meskipun, sistem penandatanganan akta dengan cara ini di Indonesia masih hanya didukung oleh UU ITE dan pasal 15 Undang-Undang U no 2 tahun 2014 tentang jabatan notaris, namun penggunaan tanda tangan digital pada pelaksanaan tugas kenotariatan memiliki beberapa kelebihan sebagai berikut:
1. Memungkinkan pembubuhan tanda tangan tidak langsung
Meskipun terdengar bertolak belakang dengan cara kerja notaris sebagaimana yang telah dijabarkan di atas, namun pada dasarnya pertemuan langsung antara para pihak yang terlibat ini bisa disiasati. Di Georgia misalnya, hal ini disiasati dengan penggunaan teknologi video conference untuk memastikan para pihak hadir “secara langsung” saat proses pembuatan akta dan pembubuhan tanda tangan digital meskipun tinggal berjauhan (Viva Justicia UGM).
2. Lebih cepat dan hemat
Tidak hanya tidak perlu datang ke lokasi penandatanganan, pembubuhan dokumen dengan tanda tangan digital juga tidak membutuhkan dokumen cetak, sehingga proses pembuatan akta bisa menjadi lebih cepat dan hemat. Hal ini tentunya akan mendukung iklim bisnis digital yang ada di Indonesia yang semakin cepat seperti saat ini.
3. Validitas dan keamanan tidak diragukan
Hal ini khususnya jika Anda menggunakan tanda tangan digital yang memiliki sertifikat elektronik (e-certificate). Sebab, dalam sertifikat tersebut terdapat data-data terperinci mengenai proses penandatanganan dokumen tersebut, mulai dari para pihak yang terlibat, tanggal penandatanganan, perubahan terakhir pada dokumen dan lain sebagainya.
Selain itu, tanda tangan digital tersertifikasi juga diamankan menggunakan teknologi kriptografi dimana tanda tangan dan dokumen tersebut nantinya akan diubah menjadi kode-kode unik yang hanya bisa dipahami oleh komputer untuk mencegah terjadinya peretasan.
Sertifikat dan sistem keamanan kriptografi ini disediakan oleh perusahaan-perusahaan khusus di Indonesia yang telah bekerja sama dengan KOMINFO. Salah satunya adalah Privy, dimana dengan Privy, tanda tangan tersebut tidak hanya diamankan dengan sistem kriptografi, tetapi juga kode OTP dan tentunya username dan password yang hanya individu terkait yang mengetahuinya.
Legalitas Penggunaan Tanda Tangan Elektronik
Dilansir dari laman Hukum Online, terdapat setidaknya 3 pembagian legalitas penggunaan tanda tangan elektronik pada dokumen kenotariatan, yaitu:
- Tanda tangan elektronik notaris dikatakan sah apabila tanda tangan tersebut memenuhi syarat tanda tangan elektronik yang sah, dibubuhkan atas nama pribadi dan tidak berkaitan dengan profesinya sebagai notaris. Adapun syarat digital signature yang sah adalah:
- Data yang ada dalam digital signature tersebut hanya menjadi milik si penandatangan;
- Data yang ada dalam proses pembuatan digital signature tersebut hanya menjadi milik si penandatangan;
- Semua perubahan pada tanda tangan dan dokumen elektronik setelah proses penandatanganan dokumen tersebut dapat diketahui;
- Semua perubahan pada informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan digital tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
- terdapat cara yang dapat dipakai untuk mengidentifikasi identitas pemberi tanda tangan dan
- terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa individu pemberi tanda tangan tersebut telah menyetujui informasi terkait.
2. Sah digunakan apabila akta yang dibuat adalah akta relaas. Hukum Online merujuk pada pakar hukum Irma Devita Purnamasari menyebutkan bahwa pembubuhan digital signature oleh notaris sah apabila akta tersebut berbentuk akta relaas atau akta yang menceritakan suatu kejadian dan ditandatangani oleh notaris. Contoh akta ini adalah akta otentik yang merekam hasil Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
3. Keabsahannya diragukan apabila jenis akta terkait adalah akta partij. Menurut Irma, hal ini karena belum adanya digital certificate yang dapat dipercaya, adanya masalah dalam tanggal pembuatan dan penyetujuan akta dan masalah pada tempat pelaksanaan.
Keabsahan Penggunaan Tanda Tangan Elektronik dalam Akta Notaris
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa keabsahan tanda tangan elektronik dalam akta notaris secara umum dapat diakui. Namun, dalam pembuatan akta otentik baik itu akta partij maupun relaas tanda tangan yang digunakan haruslah memiliki digital certificate yang dapat dipercaya, terdapat kepastian tanggal pembuatan dan tempat pelaksanaan serta terjamin keamanannya.
Tanda tangan elektronik dari Privy dapat digunakan untuk kepentingan ini. Privy adalah salah satu penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE) yang telah diakui oleh KOMINFO, Dukcapil, BI dan OJK, sehingga digital certificate pada tanda tangan elektronik yang diterbitkan aplikasi ini tidak perlu diragukan lagi keabsahannya.
