Dalam sebuah perusahaan/organisasi/instansi, tidak jarang diadakan perjalanan dinas ke suatu tempat atau daerah dengan tujuan tertentu. Perjalanan dinas tersebut biasanya menunjuk orang atau kelompok untuk mewakili perusahaan dalam pertemuan atau kegiatan tertentu. Penunjukkan ini bisa dikategorikan sebagai perintah yang ditulis dalam surat resmi.
Surat tersebut mencakup informasi seputar penanggung jawab, pihak yang dituju, lokasi tujuan dinas, dan hal-hal lainnya yang berkaitan dengan perjalanan dinas. Sama seperti surat pada umumnya, surat ini juga memiliki format yang harus diperhatikan.
Penasaran mengenai format surat perintah perjalanan dinas dan contohnya? Mari simak informasi lengkapnya di bawah ini!
Apa itu Surat Perintah Perjalanan Dinas?
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah sebuah perintah resmi yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan/instansi/organisasi yang berwenang. Biasanya surat ini diterbitkan oleh atasan atau pejabat tinggi untuk memberikan perintah kepada karyawannya untuk melakukan tugas perjalanan dinas.
Dalam penulisannya, SPPD ini berisikan informasi yang diperlukan oleh karyawan dalam menjalankan perjalanan dinas. Informasi tersebut seputar tanggal keberangkatan dan kepulangan, tujuan perjalanan, hingga tugas atau kegiatan yang harus dilakukan selama perjalanan dinas.
Penulisan surat ini bertujuan untuk menyatakan dengan resmi bahwa karyawan tersebut memang diutus oleh pihak perusahaan sebagai perwakilan. Dengan begitu, pihak perusahaan pun bisa memastikan bahwa perjalanan tersebut berlangsung sesuai prosedur dan kebijakan yang berlaku.
Biasanya, segala akomodasi atau kebutuhan pihak yang diutus dalam perjalanan dinas akan ditanggung oleh pihak pemberi tugas, dalam hal ini adalah pemimpin perusahaan/instansi. Jadi, kebutuhan seperti makanan, transportasi, atau biaya hidup selama di tempat dinas sudah menjadi tanggung jawab perusahaan.
Selain itu, SPPD dapat menjadi bentuk pengawasan perusahaan kepada karyawan agar tidak lalai dalam menjalankan tugasnya. Dengan begitu, perusahaan bisa memantau dan mengevaluasi karyawan jika suatu waktu mendapat informasi bahwa mereka tidak menjalankan peran dan tanggung jawabnya sebagai wakil perusahaan.
Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas
Berikut ada 5 contoh surat perjalanan dinas yang dapat dijadikan acuan atau referensi:
1. Contoh SPPD kepala sekolah
Sumber: Fahmipedia.
2. Contoh SPPD perusahaan swasta
Sumber: Kita Lulus.
3. Contoh SPPD instansi pemerintahan
Sumber: Mapel.
4. Contoh SPPD
Sumber: Slide Share.
5. Contoh SPPD kepala madrasah
Sumber: Winsport Al.
Format Surat Perjalanan Dinas
Adapun format surat perjalanan dinas yang umum digunakan, antara lain:
1. Kop surat
Sama seperti surat pada umumnya, SPPD juga memerlukan kop untuk menunjukkan identitas dan formalitas perusahaan. Dengan kop, karyawan akan mengetahui bahwa memang benar perusahaan sendirilah yang menerbitkan perintah tersebut dan seluruh informasi di dalamnya berkaitan dengan aktivitas perusahaan.
Kop mencakup informasi seputar logo, nama, alamat kantor, alamat email, nomor telepon, sosial media, dan informasi lainnya seputar perusahaan/instansi.
2. Nomor surat, lampiran, dan perihal
Nomor surat pada SPPD berfungsi untuk pengarsipan dan menginformasikan tanggal penetapan dan pembuatan surat. Biasanya penomoran surat pada SPPD ditulis seperti ini:
Nomor: 127/SPD/IX/2023
Angka 127 menunjukkan urutan pembuatan surat keluar. Singkatan “SPD” menunjukkan jenis surat yang dikeluarkan. Angka romawi IX adalah bulan pembuatan SPPD dan “2023” adalah tahun pembuatan.
Selain itu, jika ada informasi tambahan yang akan disematkan, seperti susunan acara atau rincian biaya, Anda bisa menuliskan lampiran di bawah nomor surat. Anda dapat menuliskannya seperti berikut ini:
Lampiran: 1
Terakhir, tuliskan juga bagian perihal guna memberi gambaran kepada penerima surat mengenai isi yang terkandung di dalamnya, seperti:
Perihal: Perintah Perjalanan Dinas
3. Identitas penulis dan penerima surat
Format yang tidak boleh ketinggalan selanjutnya adalah penulisan identitas pembuat dan penerima surat. Pada dasarnya, SPPD ditujukan untuk memerintahkan seseorang menjalankan tugas di luar perusahaan. Maka dari itu, harus dipastikan nama penerima ditulis dengan benar dan sesuai agar tidak salah sasaran.
Nama pembuat surat juga dapat disematkan agar sang penerima mengetahui siapa yang bertanggung jawab dan memerintahkan pembuatan SPPD tersebut.
4. Waktu dan lokasi perjalanan dinas
Perjalanan dinas biasanya dilakukan di luar daerah lokasi perusahaan, seperti luar kota atau luar negeri. Jadi, dalam penulisan surat, harus disematkan informasi mengenai waktu keberangkatan, kepulangan, dan lokasi dinas yang dituju.
Dengan begitu, penerima pesan pun dapat memiliki gambaran mengenai daerah yang akan dituju.
5. Isi surat
Pada bagian isi, Anda dapat menuliskan rincian tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh penerima surat. Misalnya, menginformasikan pihak yang harus dihubungi, jenis transaksi atau perjanjian yang harus dilakukan, dan informasi lainnya terkait pelaksanaan dinas.
Anda harus menuliskan bagian ini secara singkat dengan kalimat efektif dan menggunakan kaidah kebahasaan sesuai EYD (Ejaan Yang Disempurnakan). Jadi, penerima pesan dapat segera mengetahui tujuan perjalanan dinas tanpa menimbulkan mispersepsi.
6. Kalimat penutup
Sertakan salam penutup di akhir surat untuk menunjukkan profesionalitas dan wujud penghargaan terhadap penerima surat. Anda dapat menulisnya seperti berikut ini:
Demikian surat perjalanan dinas ini kami buat agar dapat dipahami dan dilaksanakan oleh pihak yang bersangkutan sebaik-baiknya. Atas pehatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
7. Tanda tangan dan nama lengkap
Terakhir, bubuhkan tanda tangan di bawah salam penutup dan tuliskan nama lengkap pembuat surat atau pihak yang bertanggung jawab di bawah TTd. Anda dapat membubuhkan TTd basah atau tanda tangan elektronik sesuai kebutuhan.
Jika SPPD dibuat secara online, ada baiknya Anda menggunakan tanda tangan digital yang sudah tersertifikasi. Dengan TTd tersertifikasi tersebut, penerima surat dapat mengetahui bahwa Anda sendirilah yang menandatangani SPPD sebagai pihak yang bertanggung jawab.
Pasalnya, TTd bersertifikasi tidak bisa dimanipulasi karena data pribadi penggunanya sudah terdaftar dan diakui oleh Kominfo. Jadi, secara tidak langsung, SPPD yang menggunakan jenis TTd ini bersifat resmi dan dapat dipertanggungjawabkan.
Sudah banyak aplikasi pembuat TTd digital tersertifikasi, seperti Privy salah satunya. Aplikasi tersebut sudah diakui Kominfo dan memenuhi syarat keamanan dan kerahasiaan data dengan menggunakan metode keamanan 2FA.
Kini Anda sudah mengetahui apa itu surat perintah perjalanan dinas beserta contohnya. Sekarang, waktunya Anda untuk membuat SPPD dengan menggunakan format yang benar agar informasi tersampaikan dengan tepat.
