Invoice atau faktur pembelian adalah bukti tertulis yang diterima oleh konsumen untuk menunjukkan terjadinya transaksi pembelian. Adanya faktur pembelian dalam dunia bisnis gunanya untuk mempermudah pencatatan laporan keuangan.
Termasuk dokumen resmi, sehingga dapat dijadikan sebagai bukti yang dapat dipertanggungjawabkan apabila terjadi sesuatu di kemudian hari, salah satunya komplain pelanggan. Inilah mengapa perusahaan perlu menerbitkannya meski tidak diminta pelanggan.
Faktur pembelian adalah dokumen penting. Baca penjelasan selengkapnya berikut ini, mulai dari pengertian, komponen, hingga manfaatnya bagi sebuah bisnis.
Pengertian Faktur Pembelian
Faktur pembelian adalah bukti tertulis yang diberikan oleh perusahaan dagang atau penjual kepada konsumen untuk menunjukkan telah terjadi transaksi pembelian barang maupun jasa. Faktur pembelian juga disebut invoice, dalam dunia bisnis berguna untuk mempermudah pencatatan laporan keuangan.
Invoice atau faktur pembelian diterbitkan perusahaan setelah konsumen melakukan pembayaran tagihan. Informasi dalam invoice berisi rincian transaksi yang dilakukan oleh konsumen, antara lain total produk yang dibayar, jumlah produk, hingga rincian harganya.
Komponen Faktur Pembelian
Dalam faktur pembelian terdapat komponen penting penyusunnya. Di bawah ini merupakan macam-macam komponen faktur pembelian yang harus ada, perusahaan wajib tahu sebelum menerbitkannya untuk konsumen!
- Identitas perusahaan atau PKP (Penghasilan Kena Pajak) pedagang. Hal tersebut, meliputi nama perusahaan, logo resmi, alamat lengkap, hingga kontak aktif bisnis.
- Identitas konsumen yang melakukan transaksi. Ini meliputi nama lengkap konsumen, alamat, serta kontak aktif (nomor telepon atau email).
- Nomor transaksi (nomor seri pesanan). Setiap perusahaan perlu menerbitkan kode transaksi untuk mempermudah pencatatan keuangan maupun pengarsipan dokumen.
- Nama dan jenis barang atau jasa yang dibeli.
- Jumlah barang atau jasa yang dibeli. Biasanya dibuat dalam bentuk tabel agar lebih mudah dalam menampilkan rincian produk.
- Harga satuan serta total barang/jasa, termasuk jumlah PPN (Pajak Pertambahan Nilai) yang dibayarkan. Ini merupakan komponen penting sebagai bentuk transparansi agar konsumen tahu transaksinya secara mendetail.
- Tanggal invoice. Komponen tanggal fungsinya sebagai pemberitahuan kapan waktu PKP penjual dan pembeli melakukan transaksi supaya lebih mudah dicatat dalam laporan keuangan bisnis.
- Nama konsumen dan nama penjual/kasir beserta tanda tangan kedua pihak. Komponen ini menunjukkan bahwa kedua belah pihak sepakat dengan transaksi yang dilakukan.
Komponen-komponen invoice di atas harus ada supaya lebih mudah saat memasukkannya dalam pembukuan keuangan bisnis. Apabila sewaktu-waktu membutuhkan evaluasi ataupun terdapat penagihan, akan lebih mudah saat memeriksanya.
Contoh Faktur Pembelian
Faktur pembelian adalah suatu bukti transaksi pembelian (invoice) yang diberikan oleh perusahaan kepada customer. Penyusunan invoice menggunakan komponen pada penjelasan sebelumnya agar terstruktur.
Jika Anda sedang menjalankan suatu bisnis, pembuatan invoice wajib dilakukan karena ini merupakan tanggung jawab sekaligus profesionalitas. Berikut ini adalah beberapa contoh faktur pembelian dengan jenis transaksi yang berbeda.
1. Contoh faktur pembelian obat-obatan
Sumber: KASKUS
Penerbitan invoice tidak selalu untuk barang-barang bernilai jutaan rupiah. Ini merupakan contoh invoice terkait pembelian obat-obatan di apotek.
Komponen faktur di atas sudah lengkap, mulai dari identitas konsumen, kasir, hingga rincian barang dan harga totalnya. Guna menghindari terjadinya kesalahan, bukti transaksi tertulis ini perlu disimpan baik-baik.
2. Contoh faktur pembelian barang elektronik
Sumber: Bee.id
Ini adalah contoh invoice pembelian barang elektronik. Selain perlu mencantumkan nama pihak yang membayarkan tagihan, juga harus mencantumkan nama kasir yang menerima transaksi tersebut.
Dapat dilihat pada contoh di atas bahwa transaksi totalnya mencapai lebih dari 5 juta rupiah. Jika jumlahnya di atas 5 juta, dalam kondisi tertentu sebaiknya menempelkan meterai dengan benar sebelum ditandatangani.
Nah, saat ini sudah ada banyak aplikasi pembuat invoice digital yang dapat Anda gunakan untuk membuat faktur secara digital. Jika membuat faktur atau invoice digital, Anda dapat dengan mudah menambahkan e-meterai serta tanda tangan digital. Untuk memastikan keamanan serta keabsahan hukum dokumen, pastikan Anda menggunakan jasa penyedia tanda tangan digital dan e-meterai yang terpercaya seperti Privy.
Manfaat Faktur Pembelian untuk Bisnis
Pentingnya menerbitkan invoice atau faktur pembelian adalah sebagai bukti transaksi yang bisa dipertanggungjawabkan. Penjelasan lengkapnya, lihat pada manfaat faktur pembelian untuk bisnis di bawah ini.
1. Bukti fisik suatu transaksi
Ketika menjalankan sebuah bisnis, pasti berhubungan dengan banyak klien atau konsumen. Apabila terjadi transaksi, perusahaan wajib menerbitkan faktur sebagai bukti fisik terjadinya transaksi tersebut.
Transaksi bisnis bernilai besar tanpa mengeluarkan faktur, akibatnya bisa fatal di kemudian hari. Sebab di dalamnya terdapat informasi penting terkait produk yang ditransaksikan.
2. Bukti klaim bagi konsumen
Manfaat faktur lainnya, yaitu sebagai bukti sah bagi konsumen agar bisa melakukan klaim ketika terjadi sesuatu pada produk yang dibelinya. Adanya faktur mempermudah konsumen mengajukan komplain saat produk bermasalah.
Misalnya sewaktu-waktu barang bermasalah, konsumen dapat menggunakan invoice sebagai bukti pendukung yang sah. Sebab dalam invoice sudah tertera jelas rincian transaksi hingga detail produknya.
3. Memberikan informasi tagihan pembelian produk
Manfaat faktur lainnya bagi bisnis, yaitu untuk memberikan informasi tagihan pembelian produk. Rincian transaksi sudah tertera jelas, biasanya dibuat dalam bentuk tabel agar lebih mudah dibaca.
Bagaimanapun juga, transparansi terhadap rincian pembelian yang dilakukan klien/konsumen sangat penting. Dengan begitu, mereka jadi tahu jelas barang apa saja yang dibeli serta nilainya, terutama jika membelinya secara kredit.
Faktur juga mempermudah perusahaan melakukan penagihan kredit pada konsumen yang membayar menggunakan kartu kredit. Dengan begitu, kesalahan jumlah penagihan dapat diantisipasi.
4. Dokumen sah untuk pencatatan keuangan
Dalam bisnis, bukti transaksi (invoice) harus ada karena fungsinya untuk mempermudah pencatatan/pembukuan laporan keuangan maupun pajak. Tanpa adanya invoice, pembukuan keuangan perusahaan menjadi kacau.
5. Mencatat persediaan produk
Manfaat invoice lainnya adalah mempermudah perusahaan konsumen/klien mencatat persediaan produk. Invoice berisi rincian transaksi pembelian, di dalamnya terdapat jumlah barang yang dibeli serta harganya.
Melalui bukti transaksi tersebut, perusahaan jadi tahu berapa jumlah serta harga produk jika di kemudian hari perlu memperbarui stok. Selain itu, invoice sangat membantu perusahaan melakukan evaluasi terhadap pembelian barang yang berkaitan dengan kepentingan bisnis.
Nah, itulah penjelasan seputar faktur pembelian serta manfaatnya. Seperti dalam ulasan sebelumnya, kini Anda sudah bisa membuat invoice atau faktur secara digital, lho! Nah, jika transaksi yang dilakukan melebihi nominal 5 juta rupiah, tidak ada salahnya untuk menambahkan e-meterai sebagai upaya antisipasi apabila di kemudian hari terjadi sengketa maupun hal tak diinginkan lainnya.Untuk keamanan dan keabsahan dokumen, pastikan bahwa Anda membeli e-meterai dan membuat tanda tangan digital dari penyedia yang terpercaya seperti Privy, ya! Sebab, meterai elektronik yang dikeluarkan oleh Privy merupakan resmi dan dikeluarkan oleh PERURI, jadi sudah pasti aman dan terjamin keasliannya. Semoga informasi di atas bermanfaat!
