Setiap perguruan tinggi, pasti memiliki sistem masing-masing dalam menentukan jumlah UKT (Uang Kuliah Tunggal) Mahasiswa. Meskipun begitu, terkadang jumlah UKT tidak sesuai dan malah memberatkan bagi sebagian pihak, sehingga menjadikannya sebagai alasan untuk mengajukan surat keringanan biaya kuliah.
Dalam kondisi tertentu, surat keringanan biaya kuliah dapat diajukan dan akan dikabulkan jika memenuhi syarat. Apabila sedang membutuhkannya, lihat contoh surat permohonan penurunan UKT berikut ini. Pelajari pula tips menyusunnya agar disetujui.
Contoh Surat Permohonan Penurunan UKT
Uang Kuliah Tunggal atau biasa disingkat sebagai UKT adalah biaya pokok yang wajib dibayarkan setiap semester di perguruan tinggi, sesuai periode menempuh program pendidikan terkait. Misalnya jika mengambil program sarjana, maka perlu membayar UKT setidaknya 8 kali.
Tak jarang, jumlah UKT tidak sesuai dengan kemampuan ekonomi mahasiswa. Sehingga, solusi terbaik untuk meringankannya adalah dengan mengajukan surat permohonan penurunan UKT.
Setiap kampus atau perguruan tinggi biasanya memiliki kebijakan tersendiri terkait cara mengajukan surat permohonan penurunan UKT. Akan tetapi jika belum menemukannya, contoh surat permohonan keringanan UKT ini dapat dijadikan referensi.
Sumber: Slide Share (Surat Penurunan UKT dari Universitas Brawijaya)
Kali ini, kami mengambil contoh dokumennya dari Universitas Brawijaya. Pada contoh surat permohonan keringanan UKT di atas, begini penjelasan setiap komponennya.
- Pihak yang mengajukan adalah mahasiswa, sehingga tak perlu menggunakan kop surat meskipun termasuk dokumen resmi.
- Meski tak mencantumkan kop, perihal yang ingin disampaikan harus jelas, yakni terkait permohonan keringan biaya kuliah.
- Cantumkan siapa penerima tujuan secara tepat. Pada contoh tersebut, penerimanya adalah Pembantu Rektor II. Setiap kampus tentunya berbeda-beda, ada yang penerimanya ditujukan kepada Wakil Rektor Bidang Keuangan, Wakil Rektor II, dan sebagainya. Sebaiknya tanyakan terlebih dahulu kepada pihak yang lebih paham tentang hal itu di kampus.
- Buatlah kalimat pembuka secara singkat.
- Cantumkan data diri mahasiswa terkait yang ingin mengajukan keringanan UKT.
- Sampaikan maksud serta alasan penurunan UKT secara jujur juga harus dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
- Lampirkan bukti penguat. Bukti lampiran penguat bisa saja berbeda-beda setiap mahasiswa, biasanya tergantung kondisi ekonomi dan perubahannya.
- Dalam surat resmi, jangan lupa menuliskan kalimat penutup secara sopan namun singkat. Kemudian akhiri dengan memberikan tanda tangan serta nama terang. Tambahkan pula keterangan pihak kampus terkait yang berwenang menembuskan surat tersebut, misalnya dari Dekan, Wakil Dekan Keuangan, atau lainnya (tergantung masing-masing institusi).
Contoh Alasan Penurunan UKT yang Benar
Perlu diketahui bahwa tidak semua pengajuan keringanan UKT dapat diterima oleh pihak perguruan tinggi, sebab semuanya perlu diseleksi agar tepat sasaran. Ketahuilah beberapa contoh alasan penurunan UKT yang benar dan kemungkinan besar dapat disetujui berikut ini.
1. Perubahan kondisi ekonomi akibat pandemi
Contoh alasan penurunan UKT, salah satunya adalah adanya perubahan kondisi ekonomi akibat pandemi. Seperti kita ketahui bahwa masa pandemi membawa perubahan besar-besaran pada kehidupan, salah satunya keuangan.
Ketika pandemi, sebagian usaha/bisnis mengalami gulung tikar. Sehingga, keuangan yang tadinya baik-baik saja mendadak kacau, bahkan sampai susah memenuhi kebutuhan pokok sehari-hari.
Hal seperti ini dapat dijadikan sebagai bukti dalam surat keringanan biaya kuliah. Biasanya, pihak kampus menawarkannya langsung kepada mahasiswa yang ekonomi keluarganya terdampak.
2. Perubahan kondisi ekonomi orang tua atau mahasiswa
Tidak semua perekonomian selalu berada dalam kondisi stabil, bahkan kondisi ekonomi dapat berubah secara drastis dalam waktu yang tak bisa diprediksi. Misalnya akibat bisnis bangkrut, bencana alam, anggota keluarga/orang yang membiayai pendidikan meninggal dunia, maupun alasan lain yang mengakibatkan perubahan kondisi ekonomi.
Contoh alasan penurunan UKT seperti ini telah tercantum dalam Pasal 5 Permenristekdikti Nomor 39 Tahun 2017 tentang Biaya Kuliah Tunggal (BKT) dan Uang Kuliah Tunggal (UKT). Dalam pasal tersebut tertulis bahwa perubahan data kemampuan ekonomi mahasiswa, orang tua mahasiswa, ataupun pihak lain yang membiayainya dapat mengajukan surat permohonan penurunan UKT.
3. Biaya UKT tidak sesuai dengan kemampuan ekonomi
Masih berdasarkan Pasal 5 Permenristekdikti Nomor 39 Tahun 2017 tentang BKT dan UKT, contoh alasan penurunan UKT yang dapat diajukan, yakni akibat biaya UKT tidak sesuai dengan kemampuan ekonomi mahasiswa. Ketetapan uang kuliah seperti ini bisa saja terjadi, biasanya akibat kesalahan sistem, kesalahan ketika pengisian data, ataupun lainnya.
Contohnya ketika pihak kampus menetapkan UKT seorang mahasiswa pada golongan VII dengan jumlah uang kuliah Rp7.000.000, namun mahasiswa tersebut keberatan karena tidak sesuai kemampuan ekonominya. Sehingga ia meminta keringanan agar diturunkan sebanyak tiga tingkat, menjadi Rp4.000.000 per semester.
Tips Menyusun Surat Permohonan Penurunan UKT agar Disetujui
Alur pengajuan surat keringanan biaya kuliah bisa jadi berbeda-beda di setiap kampus. Akan tetapi, jika ingin menurunkan jumlah UKT sebaiknya pelajari tips menyusun surat permohonan penurunan UKT berikut ini agar lebih mudah disetujui.
1. Perhatikan penggunaan bahasa, harus sopan dan formal
Surat permohonan keringanan biaya kuliah merupakan dokumen resmi, sehingga penulisannya harus menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari pula terlalu banyak memakai kata singkatan, kata tidak resmi, apalagi terkesan kasar.
2. Cantumkan tujuan penerima secara tepat
Selanjutnya, dalam penyusunan surat permohonan penurunan UKT juga harus mencantumkan tujuan penerima dengan benar. Biasanya, pengajuan penurunan jumlah uang kuliah ditujukan kepada Rektor, Wakil Rektor Keuangan, atau pihak terkait yang menangani permasalahan terkait uang kuliah.
Apabila ragu atau tidak tahu siapa penerima tujuannya, lebih baik bertanya kepada pihak yang sudah berpengalaman menangani permasalahan tersebut. Dalam lingkup mahasiswa, cobalah bertanya kepada organisasi kampus, seperti BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa) dan himpunan jurusan.
3. Beri salam pembuka
Dalam dokumen atau surat resmi, jangan lupa memberikan salam pembuka. Kalimatnya tidak perlu bertele-tele, cukup maksimal dua baris saja. Anda dapat menuliskan salam seperti, “Assalamualaikum” atau langsung “Dengan hormat,” sebagai pembukanya.
4. Lampirkan informasi data diri mahasiswa pemohon
Setelah memberikan salam pembuka, jangan lupa melampirkan informasi data diri mahasiswa pemohon. Isi data diri, antara lain nama lengkap, Nomor Induk Mahasiswa (NIM), Fakultas/Jurusan (Program Studi), jenis jalur masuk (opsional), jumlah UKT saat ini, kontak aktif, serta data lainnya yang dibutuhkan oleh pihak kampus.
Informasi data diri dapat berbeda-beda setiap perguruan tinggi. Namun pada umumnya pasti harus mencantumkan nama lengkap, fakultas dan jurusan, jumlah UKT saat ini, serta kontak aktif yang dapat dihubungi.
5. Cantumkan jumlah UKT saat ini
Ketika hendak mengajukan keringanan biaya kuliah, pastikan mencantumkan jumlah UKT saat ini. Besaran UKT biasanya dikelompokkan menjadi beberapa golongan dengan nominal tertentu.
6. Sampaikan alasan permohonan penurunan UKT secara jelas dan jumlah penurunan nominal
Dalam surat pengajuan keringanan biaya kuliah, wajib menyampaikan alasan permohonan keringanan UKT secara jelas dan tanpa mengada-ada. Contoh alasan penurunan UKT yang dapat diterima, yaitu terjadi perubahan kondisi ekonomi secara mendadak, ketidaksesuaian biaya kuliah dengan kemampuan ekonomi, dan terdampak pandemi.
Selain alasan untuk memperoleh keringanan, jelaskan pula berapa jumlah penurunan kuliah yang hendak diajukan. Misalnya, merasa keberatan dengan biaya UKT golongan VIII (Rp8.000.000), maka hendak mengajukan penurunan ke golongan II (Rp2.000.000).
Kira-kira, begini contoh kalimatnya, “Melalui surat ini kami ingin mengajukan keringanan biaya SPP/UKT dari golongan VIII (Rp8.000.000) menjadi golongan II (Rp2.000.000), dengan alasan pihak orang tua (pemberi biaya) mengalami penurunan pendapatan akibat pemutusan hubungan kerja (PHK) dari perusahaan”.
7. Lampirkan bukti penguat
Setelah menyampaikan alasan serta jumlah penurunan uang kuliah, lampirkan bukti penguat serta pendukung. Misalnya ketika terjadi perubahan kondisi perekonomian, Anda dapat melampirkan Surat Keterangan PHK orang tua/wali, surat pensiun, atau sejenisnya.
Sedangkan jika golongan UKT tidak sesuai kemampuan ekonomi, biasanya diminta lampiran berupa slip gaji orang tua/wali atau surat keterangan pendapatan yang disahkan oleh kelurahan (bagi pengusaha/wiraswasta).
Selain bukti penguat, adapun beberapa bukti pendukung yang perlu dilampirkan. Bukti pendukung tersebut, antara lain fotokopi Kartu Keluarga (KK), slip pembayaran PBB, Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), dan sebagainya sesuai ketentuan masing-masing kampus.
8. Akhiri dengan salam penutup
Tips menyusun surat permohonan keringanan UKT dengan baik dan benar, selalu akhiri dengan salam penutup. Tak perlu membuat dengan kalimat bertele-tele, cukup sampaikan terimakasih serta permohonan untuk mempertimbangkan pengajuan tersebut.
9. Tambahkan tanda tangan serta nama terang pemohon
Di bawah salam penutup, tambahkan tanda tangan serta nama terang pemohon. Dokumen tersebut bisa jadi dengan meterai ataupun tanpa meterai tergantung kebijakan masing-masing institusi.
10. Selalu perhatikan format penulisan
Apabila sudah selesai menyusun surat pengajuan keringanan biaya kuliah, lakukan pengecekan kembali. Pastikan format serta urutan penulisannya sudah benar dan berkas (terutama lampirannya) sudah lengkap. Cek kembali penerima tujuannya, apakah nama dan jabatannya sudah benar atau belum.
Contoh surat permohonan keringanan UKT di atas dapat dijadikan pedoman apabila bingung bagaimana cara menuliskannya. Terkait alur pengajuannya, setiap perguruan tinggi mungkin memiliki kebijakan berbeda-beda. Sebaiknya, tanyakan sekaligus konsultasikan terlebih dahulu kepada pihak yang bertugas menangani masalah UKT supaya tidak salah langkah.
