Surat panggilan kerja adalah dokumen penting yang dibutuhkan oleh pelamar, sebab fungsinya adalah untuk memberitahukan bahwa mereka lolos ke tahap selanjutnya. Surat panggilan kerja dari perusahaan, bisa dalam bentuk undangan untuk melanjutkan ke tahap interview, tes, sampai diterima kerja di perusahaan tersebut.
Cara memberikan suratnya kepada pelamar tidak harus melalui pos, sebab pada zaman serba digital saat ini sudah bisa dikirimkan melalui WhatsApp maupun e-mail. Sebagai tim recruiter, harus tahu bagaimana penyusunannya. Oleh karena itu, simak beberapa contoh surat panggilan kerja dari perusahaan untuk kepentingan interview, tes, hingga penerimaan karyawan berikut ini!
Apa itu Surat Panggilan Kerja?
Surat panggilan kerja adalah sebuah undangan yang dikirimkan oleh perusahaan kepada calon karyawan untuk memenuhi panggilan interview, tes, maupun pemberitahuan diterima kerja. Zaman dahulu, bentuk undangannya berupa surat fisik yang dikirimkan melalui pos. Namun pada zaman yang lebih canggih seperti saat ini, dapat dikirimkan melalui e-mail maupun WhatsApp resmi perusahaan agar lebih praktis.
Bagi pelamar, surat panggilan interview sangat penting karena melalui undangan tersebut mereka menjadi tahu jika sudah terpilih untuk melanjutkan ke sesi wawancara. Tim perekrut harus tahu cara membuat surat tersebut dengan benar supaya dapat meyakinkan kandidat pelamar.
Cara membuat surat panggilan kerja yang baik dan benar, salah satunya adalah menggunakan bahasa formal dan tidak memakai singkatan, kecuali untuk kata tertentu. Hal ini bertujuan untuk menunjukkan profesionalitas perusahaan kepada kandidat pelamar. Jadi sebaiknya tidak asal-asalan membuatnya, apalagi sampai memakai bahasa informal atau tidak baku.
Komponen Surat Panggilan Kerja yang Baik dan Benar
Selain perihal penggunaan bahasa yang harus formal, surat panggilan interview hingga diterima kerja dari perusahaan juga perlu memperhatikan komponen dalam susunannya. Berikut ini komponen surat panggilan kerja yang baik dan benar, tim perekrut harus tahu!
1. Kop surat
Komponen pertama dan wajib ada dalam surat panggilan interview maupun tes, yaitu kop surat resmi dari perusahaan. Adanya kop surat resmi dan rapi, dapat meyakinkan para pelamar bahwa mereka memang benar-benar terpanggil, bukan terkena penipuan.
Kop surat tercetak pada bagian paling atas, yang memuat nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, serta alamat e-mail resmi. Tanpa adanya kop surat ini, undangan interview terasa kurang meyakinkan, apalagi jika kualitasnya kurang baik (agak buram dan pecah).
2. Nama dan alamat perusahaan
Nama dan alamat perusahaan juga harus ada, letaknya masih berada dalam kop surat bersama logo. Nama perusahaan harus ditulis secara jelas tanpa singkatan supaya kesannya profesional dan tidak dicurigai sebagai penipuan oleh penerimanya.
Ini juga berlaku untuk alamat, sebaiknya dituliskan secara lengkap dan benar sesuai lokasi. Menuliskan alamat secara lengkap sangat berguna bagi pelamar, terutama jika mereka diundang interview langsung datang ke tempatnya.
3. Nomor surat
Komponen surat panggilan interview lainnya yang tak kalah penting, yaitu nomor surat. Kode atau nomor surat tersebut menunjukkan tanda kapan surat tersebut dikirimkan. Biasanya isinya berupa tahun, bulan, serta urutan undangan tersebut dikirimkan serta memuat kode perusahaan itu sendiri yang dipisahkan dengan garis miring (/).
Contoh nomor surat adalah 33/PV/02/2023. Pada kode tersebut angka 33 merupakan urutan surat keluar, PV merupakan kode perusahaan, 02 adalah bulan dikirimkan, sedangkan 2023 adalah tahun dikirimkan.
Nomor atau kode tersebut tetap dipakai jika undangan dikirimkan lewat e-mail dan dokumen cetak. Jika mengundang pelamar ke tahap selanjutnya melalui WhatsApp, tidak perlu mencantumkannya.
Mengapa penting sekali mencantumkannya? Hal ini karena fungsi nomor surat adalah untuk membantu pengarsipan dokumen. Jika tidak dicantumkan, nantinya akan susah mencarinya kembali sewaktu-waktu.
4. Kalimat pembuka
Dalam undangan wawancara kerja kepada pelamar, baik melalui WhatsApp, e-mail, maupun langsung dalam bentuk cetak jangan pernah lupa mencantumkan kalimat pembuka. Kalimat pembuka tak boleh diabaikan karena ini termasuk etika dalam mengirimkan pesan secara profesional.
Kalimat pembuka harus menggunakan bahasa formal untuk memberikan kesan profesional. Pastikan ketika membuatnya tidak ada singkatan dalam setiap kata-katanya, kecuali jika ingin menyingkat Perseroan Terbatas menjadi PT, Unit Dagang menjadi UD, Terbuka menjadi Tbk., dan sejenisnya.
5. Nama penerima undangan
Sebelum kalimat pembuka, komponen yang tak kalah penting adalah mencantumkan nama penerima undangan panggilan tes atau interview kerja. Ini disarankan untuk dilakukan supaya kesan undangan tersebut lebih personal.
Sebenarnya, ini merupakan opsional (tergantung kebijakan perusahaan) untuk menuliskan ‘Yth. Pelamar’ saja tanpa nama orang tersebut. Apabila dituliskan, kesannya lebih personal, sehingga pelamar tersebut jadi tahu bahwa surat undangan itu memang ditujukan untuknya, bukan salah kirim. Memperhatikan komponen paling sederhana seperti ini pun juga termasuk etika di dunia profesional.
6. Isi surat
Cara membuat surat panggilan interview resmi dari perusahaan, saat menuliskan isi suratnya tidak perlu bertele-tele. Cukup tuliskan inti undangan tersebut, misalnya untuk mengundang interview, penandatanganan kontrak kerja, panggilan tes tulis, dan sebagainya.
Dalam isi surat, jangan lupa mencantumkan waktu dan tempat untuk mengundang kandidat pegawai secara jelas. Alamat tetap perlu ditulis meskipun sudah tercantum di kop, sebab kebanyakan pelamar kerja lebih menaruh perhatian ke isinya. Ini termasuk berlaku saat mengirimkannya melalui WhatsApp dan e-mail pelamar.
7. Catatan (jika ada)
Sebagian undangan panggilan interview kerja dan sejenisnya, biasanya mencantumkan catatan khusus setelah menuliskan inti pesannya. Misalnya memberikan catatan seperti memberikan informasi soal pakaian yang harus digunakan, membawa alat tulis, pas foto, dan sebagainya sesuai ketentuan perusahaan.
Sebagai perekrut, Anda dapat mencantumkan catatan khusus setelah menuliskan inti pesannya. Supaya tidak membingungkan penerima pesan, boleh saja disusun menggunakan format bullet atau numbering.
8. Kalimat penutup
Di awal undangan, wajib menuliskan kalimat pembuka. Pada akhir undangan panggilan kerja pun, menuliskan kalimat penutup juga tak boleh dilewatkan. Ini termasuk etika dasar, sama seperti mengucapkan salam dan pamit kepada lawan bicara.
Kalimat penutup biasanya menggunakan awalan seperti ‘Demikian yang dapat kami sampaikan…’ atau sejenisnya. Jangan lupa memberikan ucapan terimakasih supaya kesannya lebih sopan.
9. Tanda tangan dan nama terang pengirim
Komponen paling akhir dalam surat panggilan interview maupun diterima kerja dari perusahaan adalah membubuhkan tanda tangan serta nama terang pengirim undangan. Selain itu, jangan lupa menempelkan cap stempel resmi dari perusahaan guna menunjukkan bahwa undangan panggilan kerja tersebut memang sah dan resmi, bukan penipuan. Agar lebih sederhana, pelajari cara membuat tanda tangan digital dengan mudah menggunakan Privy supaya tidak perlu tanda tangan basah.
Ini berlaku jika dikirimkan melalui e-mail maupun lewat pos, jadi tidak perlu mencantumkannya apabila dikirimkan ke WhatsApp. Di e-mail, Anda dapat melampirkan suratnya melalui file PDF agar bisa membubuhkan tanda tangan, nama terang, serta cap resmi perusahaan.
Contoh Surat Panggilan Kerja untuk Interview
Berikut ini kami berikan contoh surat panggilan kerja dari perusahaan untuk melakukan sesi interview. Simak penjelasannya juga di bawahnya!
Sumber: BikinCV
Contoh undangan panggilan interview yang baik dan benar seperti di atas, tidak rumit dan bertele-tele. Meskipun begitu, inti pesannya tersampaikan dengan jelas kepada penerima atau kandidat terpilihnya.
Dapat dilihat pula pada kop suratnya sudah tercantum logo dan nama perusahaan, alamat lengkap perusahaan, serta nomor telepon. Perihal undangan tersebut juga tercantum jelas, yaitu bermaksud mengundang kandidat untuk melanjutkan ke tahap wawancara.
Selanjutnya, pada bagian akhir sebenarnya perlu ditambahkan tanda tangan. Agar lebih cepat, Anda dapat menggunakan digital signature dan fitur bulk signing jika ingin menandatangani beberapa surat sekaligus.
Sedangkan untuk pembubuhan cap resmi perusahaan bisa jadi opsional, namun disarankan agar lebih resmi sekaligus profesional.
Contoh Surat Panggilan Kerja untuk Tes
Sumber: Berita 99.co
Melihat contoh undangan panggilan tes tulis di atas, isinya termasuk lengkap terutama catatan yang dicantumkan. Pada undangan tes tersebut, beberapa komponen seperti waktu dan tempat tes, nama perusahaan, serta catatan diberi highlight berupa bold.
Apabila ingin dikirimkan pesannya melalui WhatsApp boleh saja. Begini contohnya.
“Undangan panggilan tes wawancara PT Anugerah Jaya
Yth. Oriza Sativa
Selamat pagi, sebelumnya kami mengucapkan selamat karena Anda berhasil lolos seleksi administrasi perusahaan kami.
Melalui pesan ini, kami dari PT Anugerah Jaya bermaksud mengundang saudara untuk menghadiri sesi interview yang dilaksanakan secara online. Berikut rinciannya.
Hari, tanggal : Senin, 20 Februari 2023
Waktu : 13.00 WIB
Tempat : Zoom Meeting
* Link zoom akan dikirimkan H-1 sebelum interview dilaksanakan. Diharapkan hadir setidaknya 10 menit sebelum interview dimulai.
Demikian undangan interview ini kami sampaikan. Kami berharap saudara dapat hadir tepat waktu. Atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih
Tim HRD PT Anugerah Jaya
Setia Budi”
Contoh Surat Panggilan Diterima Kerja
Sumber: Berita 99.co
Pada surat panggilan kerja dari perusahaan seperti contoh di atas, dapat dilihat bahwa tujuannya adalah menyampaikan bahwa sang pelamar secara resmi diterima bekerja di perusahaan tersebut. Isi pesannya agak berbeda dengan undangan panggilan interview maupun tes kompetensi.
Selain itu, tujuan penerimanya juga terkesan personal karena menuliskan nama si pelamar kerja. Pada contoh surat panggilan diterima kerja tersebut, juga dijelaskan isinya bahwa orang tersebut telah diterima pada posisi tertentu.
Menjelaskan bahwa kandidat telah diterima bekerja di perusahaan, penting sekali menjelaskan posisinya atau jabatannya. Tujuannya supaya si penerima tahu posisi diterimanya sebagai apa di perusahaan tersebut.
Dalam contoh surat panggilan kerja di atas, harus membuatnya menggunakan bahasa formal. Sebab bahasa formal sangat penting jika terjun di dunia profesional, salah satunya dunia kerja.
Apabila dikirimkan melalui e-mail, Anda dapat melampirkan surat lengkapnya dalam format PDF. Namun sebaiknya tuliskan pula di body e-mail mengenai salam pembuka dan inti pesannya secara singkat. Arahkan pula si penerima agar mengklik lampiran untuk diunduh.
Sedangkan jika melalui WhatsApp, recruiter tidak perlu mencantumkan nomor surat dan kop. Cukup tuliskan pesannya secara lengkap, meliputi perihal, nama penerima, salam pembuka, isi pesan, catatan (jika ada), salam penutup, serta nama pengirim. Beberapa kalimat tak ada salahnya diberi bold atau cetak tebal supaya lebih jelas.
