Penggunaan tanda tangan digital sekarang ini sangat digemari oleh perusahaan ataupun individu. Selain kemudahannya, tanda tangan digital juga permudah proses transaksi atau pengesahan sebuah dokumen.
Dengan tanda tangan digital, seseorang juga tidak akan direpotkan dengan harus menandatangani file banyak secara manual. Beberapa aplikasi sudah menyediakan fitur bulk signing yang terintegrasi dengan tanda tangan digital.
Sudahkah Anda mengetahui tentang bulk signing? Jika belum, mari kenali fitur bulk signing di Privy dan ketahui cara penggunaannya di bawah ini!
Mengenal Fitur Bulk Signing di Privy
Bulk signing adalah sebuah fitur yang memungkinkan pengguna menandatangani file hingga lebih dari puluhan dokumen sekaligus.
Jika Anda adalah seorang pengusaha yang perlu memberikan tanda tangan pada dokumen masuk dan keluar, fitur ini akan sangat membantu proses tersebut. Anda tidak perlu lelah untuk menuliskan secara manual di atas kertas karena bisa langsung diatur otomatis menggunakan aplikasi yang sudah terintegrasi TTd digital.
Selain itu, fitur ini juga hanya dapat diakses dan digunakan di website atau aplikasi yang sudah terhubung dengan TTd elektronik terdaftar. Fitur ini bisa digunakan pada akun dalam Enterprise ID yang sama. Jadi, orang lain tidak bisa dengan mudah melakukan bulk sign tanpa adanya persetujuan.
Sebagai tambahan, fitur ini bisa jadi alternatif untuk meminimalisir penggunaan kertas untuk dokumen. Tanda tangan tidak harus dibubuhkan pada file yang tercetak, tetapi bisa dilakukan secara digital. Tentu dalam hal efisiensi, fitur ini sangat membantu pemrosesan dokumen.
Pengeluaran biaya pribadi atau perusahaan pun akan bisa dikurangi karena tidak memerlukan tinta, kertas, dan pulpen yang banyak untuk membubuhkan TTd.
Keuntungan Fitur Bulk Signing Bagi Personal dan Perusahaan
Fitur yang tersedia tentunya bisa memberikan manfaat bagi para penggunanya. Keuntungan menggunakan fitur bulk signing bagi personal maupun perusahaan. Keuntungan bagi personal maupun perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Efisiensi waktu dan meminimalisir kesalahan
Keuntungan pertama dari adanya fitur ini adalah waktu penandatanganan dokumen bisa menjadi lebih singkat dan efisien.
Selain itu, membubuhkan tanda tangan di dokumen yang banyak bisa terjadi kemungkinan kesalahan penulisan. Orang lain juga tidak bisa mewakili atau memalsukan tanda tangan seseorang karena fitur ini sudah terintegrasi dengan TTd digital.
2. Identitas pemilik terjaga
Ketika membuat TTd digital, hanya pemilik bersangkutan yang bisa mengakses dan menggunakan TTd tersebut. Selain itu, identitas pribadi juga bisa terjaga dengan aman dan mudah diidentifikasi sehingga tidak perlu repot lagi harus mencocokan dokumen dengan tanda tangan yang sudah dibubuhkan..
Tidak sembarang orang bisa menggunakan TTd digital Anda tanpa ada persetujuan dari pihak yang bersangkutan. Jadi, seseorang dapat melakukan pelaporan jika ada penyalahgunaan TTd digital karena semua aktivitas bisa terpantau dari aplikasi.
3. Mempermudah proses identifikasi
Bulk signing menjadi semakin optimal penggunaannya karena dari sekian banyak dokumen yang dibubuhkan simbol, sistem akan dengan mudah mengidentifikasi pemilik TTd tersebut.
Selain itu, proses identifikasi dokumen yang sudah di-review dan disetujui pun akan semakin mudah dengan adanya informasi mengenai status dokumen. Jadi, seseorang tidak bisa membubuhkan TTd jika belum diperiksa sebelumnya.
4. Verifikasi dan pengiriman dokumen massal lebih efektif
Dokumen yang memerlukan TTd secara cepat dan praktis bisa segera dikirimkan dengan menggunakan fitur ini. Dengan begitu, proses pengiriman dokumen pun tidak akan terhambat karena harus menunggu orang yang bersangkutan untuk membubuhkan TTd.
Di sisi lain, seseorang tidak bisa menggunakan fitur bulk signing jika dokumen yang akan dikirimkan belum berstatus siap ditandatangani. Jadi, orang tersebut bisa memverifikasi dahulu dokumen tersebut sebelum disetujui untuk ditandatangani dan dikirimkan ke penerima.
5. Bisa mengakses dan memantau dokumen massal yang sudah dibubuhkan TTd
Ketika Anda mengakses fitur ini, Anda bisa melihat file mana saja yang belum selesai dan mengatur dokumen pilihan untuk segera ditandatangani.
Anda bisa memastikan terlebih dahulu apakah file yang akan ditandatangani sudah sesuai dengan format dan tujuan penulisan file.
Cara Tanda Tangan Banyak Dokumen Sekaligus Di Privy
Untuk memaksimalkan penggunaan TTd digital di Privy, ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk tanda tangan banyak dokumen sekaligus:
1. Buka akun enterprise dan masuk ke “all documents”
Pertama-tama, pastikan Anda sudah memiliki akun dan TTd digital dari di aplikasi Privy. Setelah itu, Anda bisa masuk ke akun enterprise dan pilih menu “all documents”.
Pada menu tersebut, akan ditampilkan seluruh dokumen yang sudah diunggah.
2. Pilih dokumen berstatus “ready” untuk bulk signing
Pada bagian sebelah kanan dokumen, ada opsi yang menunjukkan status sebuah file. Status tersebut berupa “Ready” dan “Not Ready”.
Status “Ready” menunjukkan bahwa dokumen siap untuk dibubuhkan TTd digital secara massal dan begitu pula sebaliknya untuk status “Not Ready”.
Anda hanya bisa memberikan TTd pada dokumen yang berstatus “Ready” karena tandanya dokumen tersebut sudah diperiksa dan diverifikasi sehingga aman untuk ditandatangani.
Setelah memastikan memilih dokumen yang tepat, klik menu “bulk sign” di bagian pojok kanan atas. Lalu, akan muncul peringatan bahwa dokumen yang bisa menggunakan fitur tersebut hanyalah dokumen yang berstatus “Ready”.
4. Ceklist dokumen yang sudah siap
Sebelum memulai proses bulk sign, Anda bisa mengecek kembali dokumen mana yang sudah siap diberikan TTd dengan menceklist kolom di sebelah kiri dokumen.
Setelah itu, klik tanda “bulk sign” berwarna merah yang ada di sebelah tulisan “Archive”.
5. Masukkan kode OTP
Dokumen yang sudah diatur untuk tanda tangan massal perlu memasukkan kode OTP melalui dua opsi, yaitu nomor telepon atau alamat email. Jangan berikan kode OTP kepada pihak manapun untuk menjaga kerahasiaan dan identitas akun Privy Anda.
Menandatangani puluhan hingga ratusan dokumen tidak perlu sulit lagi dengan adanya fitur bulk signing. Optimalkan fitur tersebut dengan TTd digital Anda yang sudah terintegrasi.
6. Proses bulk sign selesai berjalan
Tunggu hingga proses selesai. Jika berhasil, Anda akan menerima pemberitahuan yang menyatakan “All files signed!”.”
Coba Fitur-fitur Privy Lainnya
Selain fitur bulk signing, Privy juga menyediakan solusi lain untuk permudah aktivitas Anda. Fitur identitas digital hingga onboarding pelanggan akan lebih cepat dilakukan dengan Privy. Sangat menarik, bukan? Yuk, cari tahu produk-produk bermanfaat lainnya dari Privy di sini.
