Pendidikan tinggi seperti Universitas atau kampus tiap tahunnya mengalami peningkatan dalam penggunaan kertas. Penggunaan kertas ini sering kali terjadi pada dokumen atau berkas transkrip akademik, absensi kehadiran kelas, ijazah, dan sebagainya.
Saat ini kampus dituntut untuk beralih ke arah digital atau online platform untuk menunjang proses belajar mengajar di masa pandemi. Selain itu, dengan beralih ke bebas kertas (paperless) juga dapat menjadi salah satu tindakan nyata institusi pendidikan untuk mengatasi pemanasan global.
Kebijakan pemerintah tentang pembatasan aktifitas masyarakat dalam skala mikro melalui Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM) juga dapat menjadi salah satu penghambat kegiatan akademis maupun administratif pada Institusi Pendidikan, jika tidak segera beralih ke teknologi yang lebih modern. Tanda tangan, salah satunya, merupakan sarana penting dalam institusi pendidikan untuk mengesahkan sebuah berkas antara mahasiswa dengan dosen maupun sivitas akademika lainnya.
Beralih ke tanda tangan digital (digital signature) merupakan salah satu solusi untuk mendukung tata kelola perguruan tinggi yang lebih baik dan efisien. Selain kemudahan tanda tangan melalui perangkat apa pun, di mana pun dan kapan pun, dokumen atau berkas yang ditandatangani dapat tersimpan langsung pada cloud system sehingga memudahkan dan mempersingkat pekerjaan bagian administratif Institusi pendidikan. Berikut merupakan 5 alasan kampus Anda harus beralih ke bebas kertas (Paperless):
1. Menyediakan banyak ruang kosong di kampus
Tumpukkan dokumen ataupun berkas di dalam ruangan tentu sangat membatasi pergerakkan serta tidak nyaman untuk dilihat. Dengan beralih menjadi bebas kertas (paperless) tentu akan banyak ruang kosong yang tersedia di area kampus, terutama di ruang administrasi fakultas maupun universitas tanpa harus mendedikasikan ruangan lebih untuk penyimpanan berkas.
2. Lebih Aman
Tumpukkan kertas yang selalu ada di atas meja ataupun di dalam lemari dan loker yang tersedia, membuat dokumen tersebut rentan untuk mengalami kerusakan seperti kertas mudah basah jika terkena air, mudah robek, mudah terbakar, dan mudah hilang. Sementara itu, dengan beralih ke bebas kertas (paperless), institusi pendidikan tinggi dapat terhindar dari resiko kehilangan dokumen akibat kelalaian pribadi (human error) ataupun karena pencurian.
3. Meningkatkan kepuasan Sivitas Akademika
Penerapan paperless office di kampus juga dapat mempersingkat prosedur yang panjang dan rumit dibandingakan saat harus menggunakan dokumen kertas. Pendaftaran mahasiswa baru, pembuatan transkrip akademik, daftar kehadiran kelas, bahkan sampai pemberian ijazah dapat dilakukan dengan mudah secara remote.
Hal ini sejalan dengan penerapan sistem kerja yang beralih ke Bekerja Dari Rumah (Work From Home) atau konsep kelas dan kantor Hybrid selama pandemi COVID-19 berlangsung, sehingga pengadopsian paperless office dapat memberi manfaat lebih pada banyak pihak.
4. Mudah untuk mendata dan mengoleksi tanda tangan
Diterapkannya paperless dalam pendidikan tinggi juga menjadi salah satu bagian dalam menudukung akselerasi transformasi digital di Indonesia. Proses pendataan informasi siswa atau calon siswa akan lebih mudah dan cepat, tanpa harus mengantri untuk mengisi formulir berulang kali.
Pembubuhan tanda tangan pun juga jadi lebih hemat waktu, hemat tinta, dan aman dengan bantuan tanda tangan digital. Semua manfaat ini bisa diperoleh karena dengan menggunakan layanan tanda tangan digital seperti Privy, identitas digital penandatangan sudah terotentikasi terlebih dahulu.
5. Ramah Lingkungan
Perubahan iklim global sedang terjadi, dan sangat nyata terjadi. Kenaikan suhu global diperkirakan meningkat 1,5 derajat Celcius. Dampak lain seperti menurunnya kualitas air, kemarau berkepanjangan, berkurangnya kuantitas air, cuaca yang tidak menentu dan lain sebagainya tidak hanya mempengaruhi manusia tetapi juga jenis spesies lain yang hidup di bumi. Dengan beralih ke paperless office berarti mengambil tindakan nyata untuk mengurangi emisi karbon dan mencegah perubahan iklim.
Perubahan proses dari paper-based ke bebas kertas (paperless) dapat mempersingkat tata kelola dokumen yang ada di kampus mulai dari Formulir Pendaftaran bagi Calon Mahasiswa/i, Absensi di kelas, Transkrip Akademik, Sertifikat, Ijazah, serta keperluan Surat menyurat.
Adopsi teknologi seperti tanda tangan digital Privy dapat menjamin keamanan dokumen karena selalu memastikan integritas, autentikasi, dan non-repudiasi, serta diakui di mata hukum.
Privy juga mendukung proses digitalisasi di lingkungan pendidikan. Segera beralih ke bebas kertas (paperless) bersama Privy. Anda dapat unduh aplikasi Privy di Google Play Store dan App Store atau kunjungi situsnya untuk tahu lebih banyak lagi tentang Privy di www.privy.id.
