Pergeseran fungsi kertas dalam dunia bisnis sudah lama diterapkan sejak berkembangnya teknologi. Munculnya berbagai aplikasi, software, dan hardware sangat mendukung untuk mewujudkan transaksi tanpa kertas atau paperless.
Terlebih lagi, pemerintah Indonesia sendiri pun mendukung transaksi paperless ini. Selain sebagai bentuk perwujudan ramah lingkungan, konsep ini pun bisa mengurangi biaya operasional yang cukup besar.
Namun, tentunya transaksi paperless ini memiliki pengertian lebih mendalam dengan berbagai manfaatnya. Penasaran? Mari simak informasi lebih lengkapnya pada penjelasan di bawah ini!
Pengertian Transaksi Paperless
Paperless adalah upaya pengurangan penggunaan kertas di sekolah, di rumah, di kantor, dan tempat-tempat lainnya menjadi berbasis digital atau online. Paperless ini sedang digencarkan oleh banyak pihak sebagai bentuk upaya mengurangi global warming melalui pengurangan sampah kertas dan karbon.
Dalam dunia bisnis sendiri, konsep paperless ini cukup menguntungkan walau belum semua perusahaan bisa menerapkannya. Hal ini dilatarbelakangi oleh keterbatasan biaya, target audiens, dan tujuan perusahaan. Maka dari itu, hingga saat ini pun, kertas masih dibutuhkan sebagai media operasional bisnis.
Kendati demikian, saat ini pun sudah banyak perusahaan yang menerapkan transaksi paperless. Transaksi paperless adalah pengurangan penggunaan kertas dalam kegiatan transaksi antara penjual dan pembeli.
Transaksi ini tidak lagi mencetak struk belanja, memasang produk di aplikasi atau platform ecommerce, membuat faktur di kertas, mencatat data pelanggan di software, dan masih banyak lagi. Lalu, bagaimana pelanggan bisa mendapatkan seluruh informasi yang diperlukan dalam transaksi? Nantinya, perusahaan akan mengirimkan struk, faktur, atau harga yang harus dibayarkan melalui email/SMS/aplikasi pesan singkat lainnya.
Manfaat Transaksi Paperless bagi Bisnis
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa transaksi paperless berikan sejumlah manfaat bagi bisnis, antara lain:
1. Hemat Biaya Operasional
Dibandingkan menggunakan transaksi tradisional, transaksi paperless lebih menghemat biaya operasional perusahaan. Transaksi tradisional di sini mengacu pada perusahaan yang masih menganggarkan biaya ATK (alat tulis kantor), kertas, mesin fotokopi, tinta printer, dan sebagainya untuk mendukung operasional bisnis.
Nah, dibandingkan dengan konsep tradisional tersebut, transaksi paperless bisa bantu kurangi pengeluaran anggaran biaya tersebut. Sebagai pemilik bisnis, Anda tidak perlu lagi harus mengeluarkan biaya banyak untuk pembelian kertas karena dokumen dan transaksi sudah berbasis digital.
Anda bisa lebih fokus untuk menganggarkan biaya pemeliharaan perangkat, listrik, biaya langganan aplikasi atau software, dan sebagainya.
2. Pekerjaan Lebih Efisien
Pada dasarnya, sebelum sebuah dokumen atau transaksi dicetak di atas kertas, tentunya Anda membuatnya dahulu di laptop atau komputer, bukan? Tanpa disadari, ternyata proses tersebut membuat waktu pekerjaan menjadi kurang efisien. Terlebih lagi jika mesin printer atau fotokopi yang akan dipakai mengalami kendala atau kerusakan.
Itulah mengapa transaksi paperless lebih efisien dalam mendukung pekerjaan karena tidak perlu dicetak. Anda bisa langsung mengirim dokumen atau bukti transaksi ke pelanggan atau rekan kerja melalui email atau media lainnya.
3. Ramah Lingkungan
Terakhir, tentunya transaksi ini sangat mendukung konsep ramah lingkungan yang diupayakan oleh pemerintah dan masyarakat. Pemerintah Indonesia sendiri melalui Peraturan Presiden (Pepres) Nomor 95 Tahun 2018 mengatur tentang konsep paperless ini.
Peraturan tersebut membahas tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi dan tata kelola pemerintahan yang bersih melalui pemanfaatan teknologi berbasis paperless office.
Jadi, tidak hanya di bidang pemerintahan saja, pemerintah Indonesia juga mengupayakan perusahaan-perusahaan di Indonesia untuk bisa menerapkan paperless office ini.
Cara Menerapkan Transaksi Paperless bagi Bisnis
Jika Anda baru mau merintis bisnis atau sudah memiliki perusahaan dan belum menerapkan transaksi paperless, berikut ada beberapa tips yang bisa diimplementasikan:
1. Gunakan Aplikasi atau Software yang Sesuai Kebutuhan
Tips pertama adalah pastikan Anda mengetahui aplikasi atau software yang sesuai kebutuhan Anda. Misalnya, Anda menjual produk makanan dan minuman di sebuah toko. Untuk menerapkan paperless, Anda bisa menggunakan aplikasi pencatat keuangan dan aplikasi kasir digital.
Nah, begitu pula di bidang bisnis lainnya tentu akan membutuhkan aplikasi dan software yang berbeda. Dengan mengetahui kebutuhan perusahaan, Anda tidak perlu berlangganan atau menggunakan aplikasi yang tidak mendukung operasional perusahaan. Selain tidak akan bermanfaat, aplikasi tersebut juga akan menambah biaya pengeluaran operasional.
2. Ubah Sistem Operasional Menjadi Online
Tidak ada salahnya jika Anda masih membutuhkan kertas dalam operasional bisnis. Namun, Anda bisa perlahan-lahan menguranginya dengan mengubah sistem menjadi online. Bagaimana caranya?
Jika Anda baru menerapkan konsep ini, latih dan arahkan karyawan Anda untuk mengirimkan dokumen melalui email. Selain itu, Anda juga bisa beralih ke rapat online untuk mengurangi biaya operasional bisnis.
Jika tidak memungkinkan untuk rapat online, Anda tetap bisa melakukan rapat offline, tetapi menggunakan proyektor untuk menampilkan materi. Jadi, Anda tidak perlu lagi mencetak materi untuk rapat karena bisa diakses oleh semua orang.
3. Pastikan Memiliki Media Penyimpanan Efektif
Hal utama yang harus diperhatikan dalam penerapan transaksi paperless adalah adanya media penyimpanan yang cukup. Jika media penyimpanan tidak cukup, dikhawatirkan data dan dokumen perusahaan tidak bisa diakses atau bahkan hilang.
Nah, Anda bisa menggunakan cloud computing sebagai media penyimpanan. Cloud computing ini sangat tepat bagi sebuah bisnis karena bisa diakses dari mana saja baik secara offline maupun online. Jadi, pastinya media penyimpanan ini akan mempermudah proses operasional yang tidak hanya terpaku di satu tempat saja.
Tantangan Transaksi Paperless di Indonesia
Walaupun transaksi paperless berikan sejumlah manfaat, tetap ada tantangan yang harus diwaspadai terlebih di negara Indonesia. Berikut adalah beberapa tantangannya:
1. Risiko Serangan Siber
Pastinya Anda sudah tidak asing dengan berita-berita kebocoran data yang terjadi di perusahaan atau instansi pemerintahan Indonesia, bukan? Berita tersebut menjadi tanda bahwa adanya tantangan dalam perwujudan transaksi paperless di Indonesia dalam hal keamanan data.
Oleh karena itu, perusahaan diarahkan untuk menggunakan sistem/software/aplikasi legal yang sudah dijamin keamanannya. Perusahaan banyak melakukan pengiriman dokumen, penerimaan dokumen, dan penandatanganan dokumen. Aktivitas tersebut sangat rentan bagi perusahaan karena berisiko untuk dipalsukan atau dicuri.
Sebagai solusinya, Anda bisa mengesahkan dokumen digital tersebut menggunakan tanda tangan digital dari Privy. Privy adalah aplikasi tanda tangan digital yang sudah diakui oleh Kominfo.
Dilengkapi dengan sistem keamanan enkripsi end-to-end, pihak luar tidak bisa menggunakan atau memalsukan tanda tangan digital Anda. Selain itu, TTd Anda pun bisa dilacak secara online untuk mengurangi risiko tersebut.
2. Adaptasi yang Cukup Membutuhkan Waktu
Keterbatasan dalam sumber daya manusia dan sumber daya teknologi membutuhkan adaptasi yang cukup lama. Sebagai pemilik bisnis, Anda perlu mempelajari dahulu sistem atau software yang akan digunakan dalam operasional bisnis.
Setelah itu, barulah Anda memberikan training atau pelatihan kepada karyawan. Proses ini membutuhkan waktu lama dan tidak terjadi secara instan. Pastinya karyawan akan mengalami beberapa kesalahan karena masih dalam tahap penyesuaian teknologi.
Ditambah lagi, di Indonesia pun masih ada beberapa teknologi yang sulit diterapkan karena keterbatasan perangkat atau kurangnya informasi terhadap teknologi tersebut. Alhasil, proses operasional pun menjadi terhambat dan dialihkan dengan sistem lain.
3. Modal Awal dan Anggaran Biaya Lebih Besar
Walaupun memang transaksi paperless cukup menghemat biaya operasional, tidak dapat dipungkiri bahwa sistem ini membutuhkan modal awal yang cukup besar di awal. Biaya ini termasuk pemasangan perangkat, pemasangan software atau aplikasi, hingga pelatihan karyawan. Dari pembahasan di atas, kini Anda sudah lebih paham mengenai transaksi paperless. Maka dari itu, tidak ada salahnya bagi perusahaan Anda untuk mulai menerapkan konsep tersebut dengan beberapa cara penerapan yang sudah dibahas di atas. Penerapan konsep ini tentunya akan memberikan manfaat baik bagi perusahaan Anda!
