Dalam sebuah perusahaan tentunya terdapat beberapa divisi yang berbeda. Komunikasi antar divisi agar efektif sebaiknya menggunakan dokumen tertulis. Gunakan surat internal untuk mengkonfirmasi, memberi perintah, atau pun bekerjasama.
Apa sih surat internal itu? Artikel ini akan membahas secara detail mengenai surat internal mulai dari pengertian, jenis hingga contohnya. Selengkapnya berikut ini!
Apa itu Surat Internal?
Surat internal adalah jenis surat yang digunakan untuk berkomunikasi di dalam suatu organisasi, perusahaan, atau lembaga. Surat ini bersifat resmi dan ditujukan untuk keperluan internal, artinya surat tersebut hanya diperuntukkan bagi pihak-pihak yang terkait secara langsung dengan organisasi tersebut.
Surat internal dapat berisi informasi-informasi penting, kebijakan internal, instruksi kerja, pengumuman, laporan, atau komunikasi lainnya yang bersifat internal dan tidak ditujukan untuk konsumen, mitra bisnis, atau pihak eksternal lainnya.
Tujuan utama surat internal adalah memastikan aliran informasi yang efektif dan efisien di dalam organisasi serta menjaga komunikasi yang baik antara berbagai departemen atau unit kerja. Surat internal juga dapat digunakan sebagai sarana untuk memberikan arahan, mengkoordinasikan kegiatan internal, atau menyampaikan kebijakan-kebijakan tertentu kepada seluruh anggota organisasi.
Jenis-Jenis Surat Internal
Agar lebih memahami mengenai surat internal, kali ini akan dijelaskan mengenai jenis-jenisnya. Berikut jenis-jenis surat internal yang umumnya digunakan oleh perusahaan.
1. Surat Keputusan (SK)
Jenis surat internal yang pertama adalah Surat Keputusan (SK). SK merupakan dokumen yang digunakan untuk menyampaikan keputusan dan kebijakan penting yang diambil oleh manajemen atau pimpinan organisasi. Isi SK bermacam-macam, bisa penetapan aturan baru, promosi, perubahan lainnya yang signifikan.
Contoh Surat Keputusan (SK)
2. Surat Pemberitahuan (SP)
Jenis lain dari surat internal adalah Surat Pemberitahun (SP). SP adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada anggota organisasi atau karyawan perusahaan. Meliputi perubahan jadwal, pengumuman acara dan lain sebagainya.
Contoh Surat Pemberitahuan (SP)
3. Surat Undangan Rapat (SUR)
Surat Undangan Rapat (SUR) adalah surat internal yang dikirimkan kepada anggota organisasi untuk mengundang mereka hadir dalam suatu pertemuan atau rapat. Isi SUR mencakup tanggal, waktu, dan agenda pertemuan, serta informasi lain yang diperlukan. Surat ini membantu mengatur jadwal internal dan memastikan partisipasi anggota organisasi dalam kegiatan rapat.
Contoh Surat Undangan Rapat
4. Surat Peringatan (SPR)
Surat Peringatan (SPR) dikeluarkan oleh manajemen kepada karyawan yang melanggar kebijakan atau norma-norma internal organisasi. SPR berfungsi sebagai bentuk peringatan resmi dan dapat mencakup langkah-langkah yang akan diambil jika perilaku yang melanggar tersebut terus berlanjut.
Contoh Surat Peringatan (SP)
5. Surat Edaran (SE)
Surat Edaran (SE) digunakan untuk menyampaikan informasi, petunjuk, atau arahan secara umum kepada seluruh anggota organisasi. Isi SE dapat berupa pengumuman kebijakan baru, perubahan prosedur, atau informasi lain yang perlu diketahui oleh semua anggota organisasi.
Contoh Surat Edaran (SE)
Nah, berikut di atas merupakan pengertian, jenis sekaligus contoh surat internal yang umum digunakan oleh perusahan, lembaha atau pun organisasi. Kelola manajemen surat menyurat Anda dengan Privy.
Privy merupakan one stop solution untuk bisnis Anda. Pasalnya di Privy, Anda bisa menandatangani dokumen yang hendak dikirimkan secara online menggunakan tanda tangan digital. Praktis, dan tentunya terjamin keamanannya.
Tak hanya itu saja, Privy juga menyediakan template dokumen yang bisa Anda gunakan sewaktu-waktu saat membutuhkan, jadi ketika perusahaan sedang membutuhkan Surat Edaran (SE) perubahan jadwal misalnya, Anda tak perlu lagi membuat dari awal. Dengan template Anda cukup ganti bagian yang dibutuhkan saja.
Semua manfaat tersebut bisa Anda dapatkan apabila bergabung menjadi pelanggan Privy Enterprise. Jadi tunggu apalagi? Yuk segera daftarkan bisnis Anda dan rasakan manfaatnya sekarang juga!
