Mengelola dokumen merupakan aktivitas yang tidak bisa dihindari, baik dalam dunia bisnis maupun kehidupan personal. Seiring berkembangnya teknologi, sistem pengurusan dokumen elektronik hadir untuk menyederhanakan proses tersebut. Melalui sistem ini, Anda dapat menyimpan, mengakses, dan mengelola dokumen secara lebih cepat dan aman. Tak perlu lagi tumpukan kertas yang berantakan atau file yang sulit ditemukan.
Namun mengapa sistem ini begitu penting, dan apa saja fitur yang harus dimiliki agar dapat membantu pengelolaan dokumen Anda? Mari kita bahas lebih lanjut berikut ini!
Pentingnya Punya Sistem Pengurusan Dokumen Elektronik untuk Bisnis Maupun Personal
Sistem pengurusan dokumen elektronik menawarkan berbagai keunggulan yang tidak dapat diberikan oleh metode tradisional. Berikut alasan mengapa sistem ini menjadi kebutuhan penting:
1. Mengurangi Ketergantungan pada Kertas
Ketergantungan pada dokumen kertas memiliki banyak kekurangan. Selain membutuhkan ruang penyimpanan yang besar, dokumen kertas rentan terhadap kerusakan akibat air, api, atau usia. Dengan sistem elektronik, Anda dapat menyimpan dokumen dalam format digital, sehingga lebih hemat tempat, ramah lingkungan, dan aman dari risiko kerusakan fisik. Selain itu dokumen digital juga dapat diakses kapan saja tanpa harus mencari di tumpukan berkas.
Baca Juga:Â Cara Mengatasi Pemalsuan Dokumen dan Pasal yang Mengaturnya
2. Mempercepat Proses Pencarian Dokumen
Jika pernah kesulitan mencari dokumen penting di antara tumpukan kertas, Anda pasti tahu betapa frustrasinya hal itu. Dengan sistem elektronik, dokumen dapat ditemukan hanya dengan mengetikkan kata kunci tertentu. Teknologi pencarian cerdas dalam sistem ini memastikan Anda tidak akan kehilangan waktu berharga hanya untuk menemukan satu dokumen saja.
3. Meningkatkan Produktivitas
Dalam bisnis, waktu adalah uang. Ketika dokumen mudah ditemukan, dibagikan, dan diakses, tim Anda dapat bekerja lebih cepat sekaligus efisien. Proses kolaborasi tentunya akan menjadi lebih lancar karena semua anggota tim dapat mengakses dokumen yang sama tanpa harus bertukar file secara manual.
4. Memberikan Keamanan Lebih Baik
Dokumen fisik sangat rentan terhadap pencurian atau kerusakan. Dengan sistem pengurusan dokumen elektronik, keamanan data Anda dapat terjamin melalui fitur-fitur seperti enkripsi, autentikasi pengguna, dan pengaturan akses. Anda pun dapat memastikan bahwa hanya orang berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu.
5. Mengurangi Biaya Operasional
Sistem elektronik dapat memangkas biaya penyimpanan fisik, seperti rak dokumen atau ruang arsip. Selain itu pengurangan penggunaan kertas, tinta, dan peralatan kantor lainnya juga memberikan penghematan signifikan dalam jangka panjang.
6. Mendukung Mobilitas
Kemudahan akses menjadi nilai tambah utama dari sistem ini. Dengan penyimpanan berbasis cloud, Anda dapat mengakses dokumen kapan saja dan di mana saja menggunakan perangkat yang terhubung ke internet. Hal ini sangat membantu bagi Anda yang sering bekerja jarak jauh atau berpindah-pindah lokasi.
Baca Juga:Â Bagaimana Proses Pengelolaan Dokumen yang Efektif? Cek Caranya di Sini!
5 Keuntungan Menggunakan Sistem Pengurusan Dokumen Elektronik
Keuntungan menggunakan sistem pengurusan dokumen pun tak bisa dipandang sebelah mata. Saat Anda menggunakan sistem pengurusan dokumen yang tepat maka seluruh manfaat positif bisa membantu dalam operasional bisnis sehari-hari. Pelajari lebih lanjut keuntungannya di bawah ini.Â
1. Efisiensi Waktu
Salah satu keunggulan terbesar adalah efisiensi waktu. Proses pengarsipan, pencarian, dan pembagian dokumen yang biasanya memakan waktu berjam-jam kini dapat diselesaikan dalam hitungan detik. Teknologi pencarian berbasis metadata dan tag tentunya mempermudah pencarian dokumen yang Anda butuhkan.
2. Mengurangi Risiko Kehilangan Data
Dokumen kertas mudah hilang, rusak, atau salah tempat. Namun dengan sistem pengurusan dokumen elektronik yang menggunakan teknologi pencadangan otomatis dan penyimpanan berbasis cloud maka data Anda terlindungi dari risiko kehilangan.
3. Aksesibilitas yang Mudah
Dengan sistem ini, Anda tidak perlu lagi membawa tumpukan dokumen fisik. Semua file dapat langsung diakses melalui perangkat elektronik seperti laptop, tablet, atau smartphone, kapan saja dan di mana saja.
4. Otomatisasi Proses
Sistem elektronik memungkinkan berbagai tugas otomatis seperti pengingat dokumen kedaluwarsa, pembaruan data secara otomatis, dan proses persetujuan yang lebih cepat. Otomatisasi ini membantu Anda menghemat waktu dan fokus pada hal-hal yang lebih penting.
5. Skalabilitas
Sistem ini fleksibel untuk digunakan oleh individu hingga perusahaan besar. Anda dapat menambah kapasitas penyimpanan atau fitur tambahan sesuai dengan kebutuhan tanpa memerlukan investasi besar.
Baca Juga:Â Kelebihan Arsip Elektronik: Solusi Efisien untuk Pengelolaan Dokumen Bisnis
Jadi Apa Saja Fitur yang Harus Ada Dalam Sistem Pengurusan Dokumen Elektronik yang Baik?
Memilih sistem pengurusan dokumen elektronik yang tepat memerlukan pemahaman akan fitur-fitur kunci yang harus dimiliki. Berikut fitur utama yang sebaiknya dimiliki dalam jasa yang Anda pilih:
1. Penyimpanan Berbasis Cloud
Fitur ini memungkinkan dokumen disimpan secara aman di server cloud sehingga Anda dapat mengaksesnya kapan saja dan di mana saja. Selain itu penyimpanan cloud juga melindungi data Anda dari risiko kehilangan akibat kerusakan perangkat.
2. Pencarian Dokumen yang Cepat
Fitur pencarian berbasis kata kunci, metadata, atau kategori memudahkan Anda menemukan dokumen yang dibutuhkan tanpa membuang waktu.
3. Pengaturan Akses
Sistem yang baik juga memungkinkan pengaturan hak akses untuk setiap pengguna. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang dapat melihat, mengedit, atau menghapus dokumen tertentu.
4. Keamanan Data
Keamanan termasuk fitur yang tidak bisa ditawar. Sistem yang baik sudah semestinya dilengkapi dengan enkripsi, autentikasi pengguna, dan pengelolaan log aktivitas untuk melindungi data Anda dari ancaman cyber.
5. Versi Dokumen Otomatis (Version Control)
Fitur ini sangat berguna untuk melacak perubahan pada dokumen. Anda dapat melihat siapa yang melakukan perubahan dan kapan perubahan tersebut terjadi, serta kembali ke versi sebelumnya jika diperlukan.
6. Kemampuan Kolaborasi
Kemampuan untuk berbagi dokumen dan bekerja sama secara real-time sangat penting, terutama dalam lingkungan kerja modern. Fitur kolaborasi seperti komentar atau anotasi membantu meningkatkan efisiensi tim.
7. Integrasi dengan Aplikasi Lain
Sistem pengurusan dokumen yang baik jelas harus dapat terintegrasi dengan aplikasi bisnis lainnya seperti email, CRM, atau software akuntansi untuk mendukung operasional Anda.
8. Kompatibilitas Multi-Platform
Aksesibilitas melalui berbagai perangkat (desktop, tablet, smartphone) memastikan fleksibilitas dalam bekerja, sehingga Anda dapat tetap produktif kapan saja.
Ayo Kelola Dokumen Anda dengan Privy Enterprise Plan!
Kini, setelah mengetahui pentingnya sistem pengurusan dokumen elektronik dan fitur-fitur kunci yang harus dimiliki, saatnya Anda beralih ke solusi yang tepat. Privy Enterprise Plan menawarkan solusi pengelolaan dokumen yang komprehensif dan mudah digunakan. Dengan teknologi penyimpanan berbasis cloud, fitur keamanan yang kuat, dan kemampuan integrasi yang luas, Privy membantu Anda mengelola dokumen secara efisien tanpa ribet.
Selain itu dalam Privy Enterprise Plan juga sudah tersedia berbagai fitur administrasi yang akan memudahkan Anda dalam menjalankan operasional bisnis sehari-hari. Contohnya tanda tangan digital, kemudahan alur dokumen yang jelas, hingga keberadaan sertifikasi digital yang tepercaya.
Jadi jangan biarkan pengelolaan dokumen menjadi penghalang produktivitas Anda. Coba kemudahan Privy melalui free-trial dan ajukan product inquiry untuk mengetahui bagaimana Privy meningkatkan produktivitas bisnis Anda. Hubungi Privy sekarang!
