Digitalisasi dokumen mulai marak diimplementasikan di berbagai bidang, termasuk dokumen sertifikat tanah. Sejak tahun 2021, Kementerian Agraria dan Tata Ruang / Badan Pertanahan Nasional berkomitmen untuk mengubah sertifikat tanah konvensional menjadi sertifikat tanah elektronik atau dikenal dengan istilah Sertifikat-el.
Namun, masih banyak warga negara Indonesia yang bingung tentang penerapan sistem ini, mulai dari cara pendaftaran, bukti keabsahannya, hingga syarat yang harus dipenuhi. Maka dari itu, artikel berikut ini akan menyajikan informasi seputar sertifikat tanah elektronik khusus untuk Anda. Mari simak informasi lebih lengkapnya pada pembahasan di bawah ini!
Pengertian Sertifikat Tanah Elektronik
Sertifikat tanah elektronik atau Sertifikat-el adalah sebuah dokumen yang diterbitkan melalui sistem elektronik berbentuk dokumen elektronik. Nantinya, dokumen ini bisa diakses secara online melalui perangkat gadget, laptop, atau komputer.
Dalam Sertifikat-el tersebut, terdapat informasi berupa data pertanahan, data pribadi, dan informasi elektronik lainnya. Lalu, apa yang membedakannya dari dokumen berbentuk fisik atau kertas?
Dalam dokumen digital, Anda akan diberikan hash code, QR Code, verifikasi keamanan, single identity, tanda tangan elektronik, serta ketentuan penggunaan sertifikat-el. Seluruh informasi tersebut dikemas dalam 1 file yang bisa diakses dengan mudah. Jadi, Anda tidak perlu lagi harus mencetak dan menyimpan berlembar-lembar kertas di rumah.
Keunggulan Sertifikat Tanah Elektronik
Tentunya digitalisasi dokumen ini tawarkan sejumlah keunggulan dibandingkan bentuk konvensional seperti yang akan dijelaskan pada pembahasan berikut ini:
1. Kemudahan Akses Informasi
Keunggulan pertama adalah mudahnya pemilik sertifikat untuk mengakses informasi dokumen. Anda akan diberikan QR Code yang di dalamnya berisi link atau tautan langsung ke dokumen elektronik yang dituju.
QR Code ini juga mempermudah proses pemberkasan dan mengurangi risiko dokumen tertinggal atau kurang lengkap. Jadi, apabila Anda perlu mengurus berkas pertanahan, Anda tidak perlu khawatir harus kembali ke rumah untuk mengambil dokumen yang kurang.
Selain itu, QR Code ini juga bisa dipindai dengan mudah baik oleh Anda maupun petugas bersangkutan. Anda bisa mengirimkannya lewat aplikasi pesan singkat atau media lainnya.
2. Keamanan Data Lebih Terjamin
Dari segi keamanan, dokumen digital tentunya lebih terjamin dan meminimalisasi risiko pemalsuan atau kehilangan dokumen.
Dalam sertifikat tanah elektronik sendiri, di dalamnya tercantum informasi seputar kewajiban dan larangan yang dituangkan dalam aspek right (hak), restriction (larangan), dan responsibility (tanggung jawab). Informasi tersebut mengatur terkait hal apa saja yang harus dilakukan oleh pemilik sertifikat, hal yang harus dihindari, serta tanggung jawab dalam menjaga dokumen.
Selain itu, sertifikat-el juga menggunakan kode unik (hashcode) yang diterbitkan secara acak oleh sistem elektronik. Kode unik ini berisikan nomor seri unik yang terdiri dari gabungan huruf dan angka. Dengan kata lain, tidak sembarang orang atau organisasi bisa mencetak kode tersebut untuk tujuan tertentu.
Ditambah lagi, sertifikat-el juga mewajibkan pemilik dokumen untuk menggunakan tanda tangan elektronik (TTE). Penggunaan TTE ini bertujuan untuk menghindari pemalsuan tanda tangan yang mengatasnamakan pihak lain.
Dalam penggunaan TTE ini, pastikan Anda memiliki TTE tersertifikasi sesuai peraturan dari Kominfo. Lantas, bagaimana cara membuatnya? Anda bisa menggunakan aplikasi tanda tangan digital bersertifikat seperti Privy.
Privy sudah diakui oleh Kominfo dari segi keamanan data dan keabsahan penggunaan tanda tangan. Jadi, TTE yang dibuat dari Privy ini bisa digunakan untuk pengurusan administrasi dan dokumen.
3. Efisiensi Pemberkasan
Keunggulan lainnya adalah sertifikat-el sangat efisien untuk pemberkasan atau administrasi dokumen. Mengapa demikian?
Berbeda dengan sertifikat konvensional yang memerlukan banyak nomor, seperti Nomor Surat Ukur, Nomor Hak, Nomor Peta Bidang, dan Nomor Identifikasi Bidang. Sertifikat-el hanya menggunakan satu nomor, yaitu NIB (Nomor Identifikasi Bidang) sebagai identitas utama atau tunggal. Jadi, Anda hanya perlu menunjukkan nomor tersebut dan seluruh informasi akan bisa diakses dengan mudah dan cepat.
Selain itu, pemberkasan pun akan lebih efisien karena informasi dalam dokumen digital tersebut sudah padat dan ringkas. Anda tidak perlu lagi harus mengisi formulir atau blanko isian berlembar-lembar. Cukup efisien, bukan?
Cara Mendaftar Sertifikat Tanah Elektronik
Lalu, bagaimana caranya untuk mendapatkan sertifikat tanah elektronik? Berikut ada syarat dan tata cara pendaftaran sertifikat-el yang perlu diperhatikan:
Syarat Pendaftaran
Syarat utama untuk mendaftarkan sertifikat tanah elektronik adalah menyiapkan berkas yang diperlukan, antara lain:
- Gambar ukur;
- Peta bidang tanah atau peta ruang;
- Surat ukur;
- Gambar denah satuan rumah susun atau surat ukur ruang;
- Dokumen lain hasil pengumpulan dan pengolahan data fisik.
Cara Pendaftaran
Tata cara pendaftaran sertifikat tanah elektronik adalah sebagai berikut:
- Pertama, pemohon mengajukan formulir permohonan pelayanan pemeliharaan dan pendaftaran tanah dan menyiapkan berkas;
- Kemudian, petugas akan menyamakan data dokumen fisik dan yuridis pada buku tanah dengan data yang ada dalam sistem elektronik. Jika tidak sesuai, Kepala Kantor Pertanahan akan melakukan validasi melalui data pemegang hak, fisik, dan yuridis bersangkutan;
- Setelah itu, penggantian sertipikat-el dicatat pada buku tanah, surat ukur, dan/atau gambar denah satuan rumah susun;
- Jika sudah tercatat seluruhnya, Kepala Kantor Pertanahan akan menarik sertifikat untuk disatukan dengan buku tanah dan disimpan menjadi warkah pada Kantor Pertanahan;
- Seluruh warkah akan dipindai atau scan dan disimpan dalam pangkalan data (database).
Bagaimana Keabsahan Sertifikat Tanah Elektronik?
Anda tidak perlu khawatir mengenai keabsahan sertifikat tanah elektronik karena dokumen digital ini sudah diatur resmi oleh pemerintah Indonesia. Pemerintah melalui Kementerian Agraria dan Tata Ruang / Badan Pertanahan Nasional mengeluarkan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional (BPN) Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertifikat Elektronik.
Peraturan tersebut sudah berlaku sejak 12 Januari 2021. Jadi, sertifikat ini memang sudah resmi dikeluarkan oleh kementerian Indonesia dan bisa digunakan secara umum.
Namun, agar keabsahannya juga tetap diakui, Anda perlu memeriksa masa kedaluarsa sertifikat-el. Dilansir dari situs Klik Pajak, masa berlaku sertifikat elektronik adalah 2 tahun. Apabila lebih dari itu, Anda perlu mengajukan perpanjangan agar tetap bisa digunakan.
Itulah beberapa informasi seputar sertifikat tanah elektronik yang sudah diakui keabsahannya secara hukum Indonesia. Untuk mengajukan pembuatannya, Anda bisa mengetahui syarat dan tata cara pendaftaran dokumen elektronik tersebut.
