Email dan surat bisnis keduanya sama-sama digunakan untuk menyampaikan informasi maupun promosi (marketing). Meskipun begitu, keduanya berbeda dalam berbagai aspeknya, yakni dari media yang digunakan, fungsi, serta sifatnya yang akan kita bahas pada topik bacaan kali ini.
Supaya memahami tentang keduanya lebih lanjut, ketahuilah apa perbedaan email bisnis dan surat bisnis berikut agar tidak tertukar. Anda wajib tahu sebagai pengusaha!
Apa itu Email Bisnis
Email bisnis adalah media komunikasi online yang menggunakan nama domain perusahaan atau instansi untuk kepentingan komunikasi bisnis. Domain perusahaan atau instansi merupakan sebuah identitas yang dituliskan setelah simbol ‘@’.
Selain digunakan sebagai sarana komunikasi, email bisnis adalah suatu media yang biasa digunakan untuk menyampaikan informasi maupun melakukan promosi brand demi meningkatkan kepercayaan pelanggan. Ketika penerima (klien atau konsumen) menerima email dari sebuah perusahaan/instansi tertentu, maka terlihat siapa pengirimnya hanya dari domainnya saja.
Penggunaan email bisnis merupakan cara yang cukup praktis karena memanfaatkan kecanggihan teknologi, yaitu internet. Jika ingin mendapatkannya untuk menjalankan usaha, Anda harus berlangganan terlebih dahulu kepada penyedia layanan hosting.
Apa itu Surat Bisnis
Berbeda dengan email, surat bisnis adalah dokumen yang berbentuk digital maupun cetak yang gunanya untuk menyampaikan informasi maupun komunikasi tertulis yang sifatnya formal kepada perusahaan/instansi lain maupun klien. Contohnya kegunaannya, antara lain mengirimkan bukti surat jalan, invoice, maupun kepentingan lain yang membutuhkan dokumen print out.
Surat cetak untuk kepentingan bisnis masih banyak digunakan di era kecanggihan teknologi masa kini. Biasanya oleh perusahaan konvensional atau yang sudah lama berdiri dan dikenal masyarakat.
Akan tetapi, tak menutup kemungkinan perusahaan baru (start-up) juga menggunakannya untuk menyampaikan informasi tertentu yang kaitannya dengan kegiatan pengembangan usaha.
Jika email bisnis digunakan sebagai sarana promosi atau marketing produk, surat bisnis tidak demikian. Sebab dokumen cetak tersebut kurang cocok digunakan sebagai cara menjangkau pelanggan karena kurang efektif dan efisien jika mengirimkan banyak surat cetak ke banyak konsumen hanya untuk promosi.
Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis
Baik email maupun surat bisnis adalah media yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi sekaligus promosi kepada pelanggan. Meskipun begitu, sebagai pengusaha wajib tahu masing-masing perbedaan email bisnis dan surat bisnis seperti pada penjelasan di bawah ini agar tidak keliru.
1. Media yang digunakan
Email bisnis adalah nama lain dari surat elektronik (surel) yang merupakan adaptasi dari kecanggihan teknologi, sehingga membutuhkan koneksi internet agar dapat mengaksesnya. Media untuk mendistribusikan email pun harus elektronik/digital, seperti smartphone, laptop, komputer, maupun media komunikasi elektronik lainnya karena email tak punya wujud fisik.
Sedangkan surat bisnis adalah dokumen cetak. Anda tak membutuhkan media elektronik untuk mendistribusikan pesan kepada perusahaan lain maupun pelanggan. Bentuknya print out, jadi pendistribusiannya dengan cara mengantarkannya langsung ke alamat tujuan, entah melalui perwakilan, pos, ataupun kurir.
2. Cara menginformasikan identitas
Saat ini, mulai banyak perusahaan menggunakan email untuk kepentingan usaha karena lebih mudah berkomunikasi dengan klien maupun pelanggan. Supaya pihak lain mengetahui siapa pengirimnya, email bisnis memiliki domain khusus yang terletak setelah simbol ‘@’ setelah nama pemilik surat elektronik tersebut.
Apabila email untuk kepentingan usaha memakai domain umum, seperti Gmail, Outlook, Live, dan sejenisnya memberikan kesan kurang profesional, sehingga tampak kurang terpercaya. Itulah mengapa banyak pengusaha membeli domain demi profesionalitas.
Sedangkan cara menginformasikan identitas melalui surat bisnis adalah dengan menampilkan kop atau kepala surat. Sebab dalam kop memuat informasi nama perusahaan, logo, alamat lengkap, kontak, email, bahkan website resmi.
Perlu diketahui bahwa surat bisnis termasuk dokumen cetak yang sifatnya resmi. Jadi selain memakai bahasa formal, juga perlu menyertakan kop guna menunjukkan profesionalitas.
3. Fungsi email dan surat
Perbedaan email bisnis dan surat bisnis juga dapat dilihat dari fungsinya. Keduanya sama-sama digunakan untuk menunjang kepentingan usaha, sehingga dapat dimanfaatkan sesuai kebutuhan perusahaan.
Fungsi email bisnis adalah untuk berkomunikasi dengan klien dan pelanggan, termasuk menyampaikan informasi penting serta melakukan promosi. Contoh fungsi email dalam kegiatan usaha, antara lain promosi produk, follow up customer, menjangkau pelanggan lebih luas, mengirimkan invoice (faktur), hingga melakukan integrasi tools perusahaan.
Sedangkan surat bisnis kurang efektif jika digunakan sebagai media promosi karena wujudnya cetak. Namun biasanya difungsikan untuk mengirimkan invoice (faktur), permohonan kerjasama, surat jalan, hingga terkait pengiriman barang.
4. Kemudahan penggunaan
Adapun perbedaan email bisnis dan surat bisnis yang harus diketahui oleh setiap pebisnis, yakni dilihat berdasarkan kemudahan penggunaannya. Email merupakan surat elektronik yang dapat diakses secara online menggunakan jaringan internet.
Email jauh lebih efisien karena tak memakai kertas dan tak perlu repot mencetaknya. Penggunaannya pun cenderung fleksibel, sebab dapat diakses di mana saja dan kapan saja sesuai kebutuhan.
Sedangkan dokumen cetak atau surat merupakan dokumen fisik berbahan kertas. Penggunaan surat cenderung kurang efisien karena menambah tumpukan sampah atau limbah kertas.
Oleh karena itu, surat bisnis banyak digunakan oleh perusahaan konvensional. Biasanya untuk mengirimkan dokumen tertentu, contohnya surat jalan, perjanjian kerjasama, faktur, dan sebagainya tergantung kebutuhan perusahaan itu sendiri.
5. Jenis kebutuhan bisnis
Seperti pada penjelasan sebelumnya, fungsi surat dan email untuk kepentingan usaha terdapat perbedaan. Adapun berdasarkan jenis kebutuhan usaha, email digunakan untuk memaksimalkan pemasaran (marketing) produk kepada konsumen karena engagement yang diperoleh bisa lebih tinggi.
Sedangkan surat bisnis mampu meningkatkan kepercayaan pelanggan/klien, apalagi jika melibatkan proyek besar ataupun perihal lainnya yang membutuhkan surat bisnis. Misalnya pengantaran barang, informasi tagihan, surat kerjasama, dan sebagainya.
6. Keamanan bisnis
Email bisnis memang praktis karena penggunaannya fleksibel serta lebih cepat dalam menjangkau pelanggan. Akan tetapi, tetap mempunyai kekurangan dan kelebihan dari segi keamanan.
Email cenderung rawan terkena serangan hack, apalagi jika jarang diperbarui. Sedangkan kelebihannya, yaitu lebih mudah dicari dan disimpan karena bukan dokumen fisik.
Jika Anda menggunakan email demi kepentingan usaha, pastikan tak pernah lupa untuk selalu meng-update juga mem-backup data penting. Hal ini dilakukan demi meminimalisir kehilangan data secara tak terduga di masa depan.
Berbeda dengan email, surat justru lebih aman karena wujudnya cetak dan tak memerlukan internet untuk mengaksesnya. Sayangnya, dokumen bentuk fisik rentan hilang dan rusak setelah beberapa lama disimpan.
7. Jenis perusahaan
Sebenarnya, perusahaan baik konvensional maupun berbasis teknologi dapat memakai surat dan email bisnis sekaligus. Email khusus perusahaan paling cocok digunakan oleh perusahaan yang baru berdiri (start up) guna memperoleh kepercayaan pelanggan meskipun masih baru berdiri.
Sedangkan surat bisnis paling cocok digunakan oleh perusahaan konvensional dan sudah lama dikenal oleh publik. Khususnya jika perusahaan tersebut bergerak pada bidang transportasi, pengantaran barang (ekspedisi) antar negara, ritel, dan lain-lain.
Namun tak menutup kemungkinan perusahaan konvensional menggunakan email supaya lebih mudah berkomunikasi sekaligus berkoordinasi dengan klien. Selain semakin praktis, bisnis tetap dapat berkembang mengikuti zaman.
8. Sifat berlangganan
Perlu diketahui bahwa email khusus perusahaan mempunyai domain khusus. Cara memperoleh domain tersebut, yaitu harus membayar biaya berlangganan kepada penyedia layanan hosting. Sedangkan jika Anda menggunakan surat bisnis tak perlu membayar biaya berlangganan karena bentuknya cetak.
Itulah perbedaan email bisnis dan surat bisnis yang wajib diketahui oleh setiap pengusaha. Keduanya memiliki perbedaan masing-masing, tentukanlah mana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Semoga informasi ini dapat menambah wawasan!
