Email dan surat bisnis keduanya sama-sama digunakan untuk menyampaikan informasi maupun promosi (marketing). Meskipun begitu, keduanya berbeda dalam berbagai aspeknya, yakni dari media yang digunakan, fungsi, serta sifatnya yang akan kita bahas pada topik bacaan kali ini.
Supaya memahami tentang keduanya lebih lanjut, ketahuilah apa perbedaan email bisnis dan surat bisnis berikut agar tidak tertukar. Anda wajib tahu sebagai pengusaha!
Apa itu Email Bisnis
Email bisnis adalah media komunikasi online yang menggunakan nama domain perusahaan atau instansi untuk kepentingan komunikasi bisnis. Domain perusahaan atau instansi merupakan sebuah identitas yang dituliskan setelah simbol ‘@’.
Email bisnis memiliki fitur yang lengkap untuk memudahkan komunikasi bisnis. Misalnya, email bisnis dapat digunakan untuk mengirimkan file dan dokumen dengan mudah, tanpa perlu mencetak dan mengirimkan dokumen fisik.
Selain itu, email bisnis juga dilengkapi dengan berbagai fitur seperti pengaturan jadwal, pengingat, dan integrasi dengan alat komunikasi lainnya, yang dapat membantu perusahaan untuk mengelola komunikasi dengan lebih efektif. Dengan fitur-fitur yang lengkap, email bisnis dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam menjalankan operasional sehari-hari.
Selain digunakan sebagai sarana komunikasi, email bisnis adalah suatu media yang biasa digunakan untuk menyampaikan informasi maupun melakukan promosi brand demi meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Ketika penerima (klien atau konsumen) menerima email dari sebuah perusahaan/instansi tertentu, maka terlihat siapa pengirimnya hanya dari domainnya saja. Alamat email yang profesional, yang mencakup nama perusahaan, meningkatkan pengenalan dan kepercayaan di antara klien.
Penggunaan email bisnis merupakan cara yang cukup praktis karena memanfaatkan kecanggihan teknologi, yaitu internet. Jika ingin mendapatkannya untuk menjalankan usaha, Anda harus berlangganan terlebih dahulu kepada penyedia layanan hosting.
Apa itu Surat Bisnis
Berbeda dengan email, surat bisnis adalah dokumen yang berbentuk digital maupun cetak yang gunanya untuk menyampaikan informasi maupun komunikasi tertulis yang sifatnya formal kepada perusahaan/instansi lain maupun klien. Contohnya kegunaannya, antara lain mengirimkan bukti surat jalan, invoice, maupun kepentingan lain yang membutuhkan dokumen print out.
Surat cetak untuk kepentingan bisnis masih banyak digunakan di era kecanggihan teknologi masa kini. Biasanya oleh perusahaan konvensional atau yang sudah lama berdiri dan dikenal masyarakat.
Akan tetapi, tak menutup kemungkinan perusahaan baru (start-up) juga menggunakannya untuk menyampaikan informasi tertentu yang kaitannya dengan kegiatan pengembangan usaha.
Jika email bisnis digunakan sebagai sarana promosi atau marketing produk, surat bisnis tidak demikian. Sebab dokumen cetak tersebut kurang cocok digunakan sebagai cara menjangkau pelanggan karena kurang efektif dan efisien jika mengirimkan banyak surat cetak ke banyak konsumen hanya untuk promosi.
Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis
Baik email maupun surat bisnis adalah media yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi sekaligus promosi kepada pelanggan. Meskipun begitu, sebagai pengusaha wajib tahu perbedaan antara email bisnis dan surat bisnis, yang mencakup karakteristik unik dan aplikasi masing-masing, seperti pada penjelasan di bawah ini agar tidak keliru.
1. Media yang digunakan
Email bisnis adalah nama lain dari surat elektronik (surel) yang merupakan adaptasi dari kecanggihan teknologi, sehingga membutuhkan koneksi internet agar dapat mengaksesnya. Media untuk mendistribusikan email pun harus elektronik/digital, seperti smartphone, laptop, komputer, maupun media komunikasi elektronik lainnya karena email tak punya wujud fisik.
Sedangkan surat bisnis adalah dokumen cetak. Anda tak membutuhkan media elektronik untuk mendistribusikan pesan kepada perusahaan lain maupun pelanggan. Bentuknya print out, jadi pendistribusiannya dengan cara mengantarkannya langsung ke alamat tujuan, entah melalui perwakilan, pos, ataupun kurir.
2. Cara menginformasikan identitas
Saat ini, mulai banyak perusahaan menggunakan email untuk kepentingan usaha karena lebih mudah berkomunikasi dengan klien maupun pelanggan. Supaya pihak lain mengetahui siapa pengirimnya, email bisnis memiliki domain khusus yang terletak setelah simbol ‘@’ setelah nama pemilik surat elektronik tersebut.
Apabila email untuk kepentingan usaha memakai domain umum, seperti Gmail, Outlook, Live, dan sejenisnya memberikan kesan kurang profesional, sehingga tampak kurang terpercaya. Itulah mengapa banyak pengusaha membeli domain demi profesionalitas.
Sedangkan cara menginformasikan identitas melalui surat bisnis adalah dengan menampilkan kop atau kepala surat. Sebab dalam kop memuat informasi nama perusahaan, logo, alamat lengkap, kontak, email, bahkan website resmi.
Perlu diketahui bahwa surat bisnis termasuk dokumen cetak yang sifatnya resmi. Jadi selain memakai bahasa formal, juga perlu menyertakan kop guna menunjukkan profesionalitas.
3. Fungsi email dan surat
Perbedaan email bisnis dan surat bisnis juga dapat dilihat dari fungsinya. Keduanya sama-sama digunakan untuk menunjang kepentingan usaha, sehingga dapat dimanfaatkan sesuai kebutuhan perusahaan.
Fungsi email bisnis adalah untuk berkomunikasi dengan klien dan pelanggan, termasuk menyampaikan informasi penting serta melakukan promosi. Contoh fungsi email dalam kegiatan usaha, antara lain promosi produk, follow up customer, menjangkau pelanggan lebih luas, mengirimkan invoice (faktur), hingga melakukan integrasi tools perusahaan.
Sedangkan surat bisnis kurang efektif jika digunakan sebagai media promosi karena wujudnya cetak. Namun biasanya difungsikan untuk mengirimkan invoice (faktur), permohonan kerjasama, surat jalan, hingga terkait pengiriman barang.
4. Kemudahan penggunaan
Adapun perbedaan email bisnis dan surat bisnis yang harus diketahui oleh setiap pebisnis, yakni dilihat berdasarkan kemudahan penggunaannya. Email merupakan surat elektronik yang dapat diakses secara online menggunakan jaringan internet. Kecepatan pengiriman email jauh lebih cepat karena sifatnya yang elektronik, memungkinkan pesan tiba dalam hitungan detik atau menit.
Email jauh lebih efisien karena tak memakai kertas dan tak perlu repot mencetaknya. Penggunaannya pun cenderung fleksibel, sebab dapat diakses di mana saja dan kapan saja sesuai kebutuhan.
Sedangkan dokumen cetak atau surat merupakan dokumen fisik berbahan kertas. Penggunaan surat cenderung kurang efisien karena menambah tumpukan sampah atau limbah kertas.
Oleh karena itu, surat bisnis banyak digunakan oleh perusahaan konvensional. Biasanya untuk mengirimkan dokumen tertentu, contohnya surat jalan, perjanjian kerjasama, faktur, dan sebagainya tergantung kebutuhan perusahaan itu sendiri.
5. Jenis kebutuhan bisnis
Seperti pada penjelasan sebelumnya, fungsi surat dan email untuk kepentingan usaha terdapat perbedaan. Adapun berdasarkan jenis kebutuhan usaha, email digunakan untuk memaksimalkan pemasaran (marketing) produk kepada konsumen karena engagement yang diperoleh bisa lebih tinggi.
Sedangkan surat bisnis mampu meningkatkan kepercayaan pelanggan/klien, apalagi jika melibatkan proyek besar ataupun perihal lainnya yang membutuhkan surat bisnis. Misalnya pengantaran barang, informasi tagihan, surat kerjasama, dan sebagainya.
6. Keamanan bisnis
Email bisnis memang praktis karena penggunaannya fleksibel serta lebih cepat dalam menjangkau pelanggan. Akan tetapi, tetap mempunyai kekurangan dan kelebihan dari segi keamanan.
Email cenderung rawan terkena serangan hack, apalagi jika jarang diperbarui. Sedangkan kelebihannya, yaitu lebih mudah dicari dan disimpan karena bukan dokumen fisik.
Jika Anda menggunakan email demi kepentingan usaha, pastikan tak pernah lupa untuk selalu meng-update juga mem-backup data penting. Hal ini dilakukan demi meminimalisir kehilangan data secara tak terduga di masa depan.
Berbeda dengan email, surat justru lebih aman karena wujudnya cetak dan tak memerlukan internet untuk mengaksesnya. Sayangnya, dokumen bentuk fisik rentan hilang dan rusak setelah beberapa lama disimpan.
7. Jenis perusahaan
Sebenarnya, perusahaan baik konvensional maupun berbasis teknologi dapat memakai surat dan email bisnis sekaligus. Email khusus perusahaan paling cocok digunakan oleh perusahaan yang baru berdiri (start up) guna memperoleh kepercayaan pelanggan meskipun masih baru berdiri.
Sedangkan surat bisnis paling cocok digunakan oleh perusahaan konvensional dan sudah lama dikenal oleh publik. Khususnya jika perusahaan tersebut bergerak pada bidang transportasi, pengantaran barang (ekspedisi) antar negara, ritel, dan lain-lain.
Namun tak menutup kemungkinan perusahaan konvensional menggunakan email supaya lebih mudah berkomunikasi sekaligus berkoordinasi dengan klien. Selain semakin praktis, bisnis tetap dapat berkembang mengikuti zaman.
8. Sifat berlangganan
Perlu diketahui bahwa email khusus perusahaan mempunyai domain khusus. Cara memperoleh domain tersebut, yaitu harus membayar biaya berlangganan kepada penyedia layanan hosting. Sedangkan jika Anda menggunakan surat bisnis tak perlu membayar biaya berlangganan karena bentuknya cetak.
9. Penggunaan Nama Domain
Penggunaan nama domain dalam email bisnis dan surat bisnis memiliki perbedaan yang signifikan. Dalam email bisnis, nama domain perusahaan digunakan setelah simbol ‘@’ untuk menunjukkan identitas perusahaan. Misalnya, jika perusahaan Anda bernama “ABC Corp,” maka email bisnis Anda akan terlihat seperti “nama@abccorp.com.” Hal ini memudahkan pelanggan untuk mengenali dan mengingat nama perusahaan Anda, serta memberikan kesan profesional dan terpercaya.
Sebaliknya, surat bisnis menggunakan kop perusahaan yang mencakup nama perusahaan, alamat, dan kontak untuk menunjukkan identitas perusahaan. Kop surat ini biasanya terletak di bagian atas dokumen dan berfungsi sebagai tanda pengenal resmi. Meskipun kop surat juga efektif dalam menunjukkan identitas perusahaan, penggunaan nama domain dalam email bisnis lebih praktis dan modern, sesuai dengan kebutuhan komunikasi digital saat ini.
10. Berbayar
Email bisnis memerlukan biaya berlangganan kepada penyedia layanan hosting untuk menggunakan nama domain perusahaan. Biaya ini relatif murah dibandingkan dengan biaya pengiriman surat bisnis, terutama jika perusahaan Anda sering berkomunikasi dengan banyak klien atau pelanggan. Dengan email bisnis, Anda dapat menghemat biaya dan waktu dalam komunikasi bisnis, karena tidak perlu mencetak dan mengirimkan dokumen fisik.
Di sisi lain, surat bisnis tidak memerlukan biaya berlangganan karena bentuknya cetak dan tidak memerlukan hosting. Namun, biaya pengiriman surat bisnis bisa menjadi cukup besar, terutama jika harus mengirimkan banyak dokumen ke berbagai lokasi. Oleh karena itu, penggunaan email bisnis dapat menjadi solusi yang lebih efisien dan ekonomis untuk kebutuhan komunikasi perusahaan Anda.
Itulah perbedaan email bisnis dan surat bisnis yang wajib diketahui oleh setiap pengusaha. Keduanya memiliki perbedaan masing-masing, tentukanlah mana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Pastikan juga Anda sudah memiliki platform tanda tangan digital yang baik, agar operasional bisnis tidak terhambat. Jika belum, jangan khawatir. Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan teknologi tanda tangan digital dari Privy. PrivySign merupakan solusi terbaik untuk mengamankan dan memvalidasi dokumen-dokumen bisnis Anda secara elektronik.
Dengan PrivySign, Anda dapat menandatangani dokumen secara digital dengan keamanan dan keandalan yang tinggi, serta mempercepat proses bisnis Anda tanpa perlu lagi menghadapi kendala waktu dan jarak.
Tentunya, Privy dapat membantu bisnisa Anda dalam mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan dalam proses pembuatan dan pengelolaan dokumen legalitas usaha Anda. Ketahui lebih lanjut bagaimana Privy membantu mempercepat pertumbuhan bisnis Anda, dan hubungi tim kami segera untuk mengenal fitur-fitur unggulan yang kami tawarkan.
Selain itu, jangan ragu untuk menggunakan Free-Trial dari Privy dan rasakan dampak positifnya pada bisnis Anda!
