Di era digital, pengelolaan dokumen digital menjadi salah satu aspek penting dalam mendukung operasional bisnis yang efektif dan efisien. Berbagai proses bisnis kini dapat dilakukan secara digital, mulai dari pembuatan hingga penyimpanan dokumen.
Pengelolaan dokumen digital yang baik memungkinkan perusahaan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik, menghemat waktu, bahkan mampu meningkatkan produktivitas. Jika Anda masih belum yakin, Privy sudah menyiapkan informasi lengkap mengenai pentingnya mengelola dokumen secara digital bagi operasional bisnis serta tips-tips mengelolanya dengan baik. Simak selengkapnya di bawah ini!
Pentingkah Mengelola Dokumen dalam Bentuk Digital?
Pengelolaan dokumen digital bukan hanya sekadar pilihan tetapi sudah menjadi kebutuhan, terutama bagi perusahaan yang ingin bersaing di era digital ini. Dengan pengelolaan dokumen yang baik, perusahaan dapat menjaga keamanan, kemudahan akses, dan kelengkapan informasi yang diperlukan dalam setiap proses bisnis. Berikut beberapa alasan mengapa pengelolaan dokumen digital menjadi hal yang penting.
1. Memastikan Efisiensi Operasional
Dengan dokumen digital, pencarian, pengeditan, dan distribusi dokumen menjadi lebih cepat sekaligus mudah. Dokumen yang tersimpan secara digital dapat diakses dari mana saja dan kapan saja asalkan terkoneksi dengan internet atau intranet perusahaan. Keberadaannya jelas mampu mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam mengakses informasi penting dan mendukung efisiensi kerja.
2. Mengurangi Penggunaan Kertas dan Biaya Penyimpanan
Pengelolaan dokumen dalam bentuk digital dapat mengurangi ketergantungan perusahaan terhadap dokumen fisik atau kertas. Dengan dokumen digital, biaya yang biasanya dialokasikan untuk pembelian kertas, pencetakan, dan penyimpanan fisik dapat dikurangi secara signifikan. Selain itu pengurangan penggunaan kertas juga berkontribusi pada upaya menjaga kelestarian lingkungan.
Baca Juga: Menuju Dunia Tanpa Kertas: Apa Itu Paperless dan Bagaimana Mengimplementasikannya
3. Memudahkan Kolaborasi Tim
Dalam lingkungan kerja yang mengedepankan kolaborasi, dokumen digital sangat memudahkan pertukaran informasi dan koordinasi antar anggota tim. Dengan sistem dokumen digital yang terstruktur, tim dapat bekerja secara bersamaan pada dokumen yang sama, seperti memberikan komentar, atau melakukan revisi dalam waktu nyata (real-time). Hal ini memungkinkan proses pengambilan keputusan yang lebih cepat berdasarkan informasi yang lengkap.
4. Menjamin Keamanan dan Kepatuhan Hukum
Dokumen digital yang dikelola dengan baik dapat dipastikan lebih aman dari risiko kehilangan atau kerusakan yang sering terjadi pada dokumen fisik. Banyak sistem pengelolaan dokumen digital yang menyediakan enkripsi dan kontrol akses untuk menjaga kerahasiaan informasi penting. Selain itu pengelolaan dokumen digital membantu perusahaan mematuhi regulasi terkait penyimpanan data dan bukti transaksi yang diatur oleh pemerintah.
7 Tips Pengelolaan Dokumen Digital untuk Operasional Bisnis yang Lebih Baik
Bagi Anda yang baru memulai atau ingin meningkatkan pengelolaan dokumen digital di perusahaan, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan untuk memastikan dokumen digital tersimpan dengan rapi, aman, dan mudah diakses.
1. Pilih Platform Pengelolaan Dokumen yang Tepat
Langkah pertama dalam pengelolaan dokumen digital adalah memilih platform atau sistem manajemen dokumen yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Pilihlah platform yang memiliki fitur penyimpanan, pencarian, kontrol akses, dan kolaborasi yang memadai.
Baca Juga: Bagaimana Proses Pengelolaan Dokumen yang Efektif? Cek Caranya di Sini!
2. Tetapkan Struktur Folder yang Terorganisir
Struktur folder yang terorganisir membantu dalam mempermudah pencarian dan pengelompokan dokumen berdasarkan kategori atau jenisnya. Misalnya, Anda bisa membuat folder utama untuk “Keuangan,” “Proyek,” atau “Pemasaran,” lalu di dalamnya ada sub-folder untuk masing-masing tahun atau bulan. Dengan struktur yang jelas, setiap anggota tim dapat menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan cepat.
3. Gunakan Penamaan File yang Konsisten
Penamaan file yang konsisten sangat penting dalam pengelolaan dokumen digital. Buatlah format penamaan yang mudah dimengerti semua anggota tim, misalnya dengan mencantumkan tanggal, jenis dokumen, atau nama proyek di setiap file. Dengan sistem penamaan yang konsisten, proses pencarian dokumen pasti akan menjadi lebih cepat dan efisien.
4. Simpan Backup Dokumen Secara Berkala
Dokumen digital tetap rentan terhadap risiko kehilangan data akibat kerusakan sistem atau peretasan. Oleh karena itu, penting untuk selalu menyimpan backup dokumen secara berkala di lokasi penyimpanan lain, misalnya di cloud atau hard disk eksternal. Backup ini akan menjadi cadangan jika terjadi sesuatu pada server utama.
5. Atur Hak Akses Dokumen Sesuai Kebutuhan
Tidak semua anggota tim harus memiliki akses penuh ke semua dokumen. Untuk keamanan, atur hak akses setiap dokumen sesuai dengan kebutuhan atau jabatan. Pengaturan ini membantu melindungi informasi sensitif dari risiko bocor atau diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.
6. Terapkan Sistem Versi Dokumen
Dalam pengelolaan dokumen digital, penting untuk melacak setiap perubahan yang dibuat pada dokumen, terutama pada dokumen yang digunakan untuk kolaborasi. Sistem versi memungkinkan Anda untuk mengetahui siapa yang mengedit dokumen terakhir, kapan perubahan dilakukan, dan menyimpan versi sebelumnya sebagai referensi.
7. Integrasikan dengan Sistem Lain untuk Meningkatkan Produktivitas
Agar pengelolaan dokumen semakin efektif, integrasikan sistem dokumen digital dengan alat kerja lain yang digunakan di perusahaan Anda, seperti email, kalender, atau software manajemen proyek. Integrasi ini memungkinkan data dari dokumen untuk dipakai langsung dalam aplikasi terkait sehingga meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan.
Baca Juga: Keamanan Data Digital: Langkah-langkah Penting untuk Mengamankan Informasi Sensitif
Gunakan Tanda Tangan Elektronik dari Privy untuk Kelengkapan Pengelolaan Dokumen Digital Anda!
Setelah mengelola dokumen digital dengan baik, kebutuhan tanda tangan elektronik juga menjadi bagian penting dalam melengkapi proses digitalisasi ini. Anda dapat menggunakan layanan tanda tangan elektronik dari Privy yang terjamin aman, praktis, dan sah di mata hukum.
Tanda tangan elektronik dari Privy telah diakui oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (KOMINFO) dan memiliki sertifikasi keamanan dari Entrust oleh Webtrust CA, ISO/IEC 27001:2013, serta ISO 27701 Privacy Data (BSI).
Anda dapat mencoba layanan Privy melalui free-trial untuk merasakan kemudahan pengelolaan tanda tangan elektronik kapan saja dan di mana saja. Privy menyediakan dua pilihan paket, yaitu Personal Plan dan Business Plan, yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Jika ada pertanyaan lebih lanjut tentang layanan tanda tangan elektronik dari Privy, jangan ragu untuk mengajukan product inquiry atau langsung menghubungi tim Privy!
