Dahulu, manusia memberikan ide dan pendapatnya hanya dengan menyampaikannya secara lisan. Namun seiring dengan perkembangan teknologi, kini manusia bisa membagikan isi pikirannya dalam berbagai format, lisan, tulisan, audio, visual hingga audio visual. Namun terlepas dari formatnya, hasil ejawantah pemikiran manusia tersebut dapat disebut dengan dokumen.
Pengertian Dokumen
Dokumen merupakan kata dalam Bahasa Indonesia yang diserap dari Bahasa Inggris document. Ditilik dari segi bahasa, kata ini bisa bermakna sebuah tulisan yang berisi informasi, sebuah material yang mengandung representasi pemikiran manusia (Merriam-Webster).
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen dapat diartikan sebagai surat, rekaman suara, gambar dalam film, yang dapat digunakan sebagai bukti yang menerangkan atas sesuatu, dan berkas yang berisi teks yang dibuat dengan software pengolah kata, seperti Microsoft Word.
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah material entah itu surat, audio maupun video yang berisi ejawantah pemikiran manusia dan dapat dijadikan sebagai alat bukti di mata hukum.
Fungsi Dokumen
Fungsi dokumen berbeda-beda tergantung dengan jenisnya. Berikut ini beberapa fungsi utama sebuah dokumen:
1. Sarana untuk mewujudkan ide gagasan manusia
Fungsi pertama dokumen adalah sebagai sarana untuk mewujudkan dan menyebarkan ide dan gagasan manusia. Contoh dokumen yang memiliki fungsi ini adalah skripsi, novel, film, musik dan lain sebagainya. Dengan menulis atau merekam ide dan gagasan dengan format ini, ide dan gagasan tersebut dapat disebarkan ke manusia lainnya.
2. Sarana untuk membuktikan keabsahan suatu keterangan
Misalnya, akta kelahiran, surat keterangan usaha, surat pernyataan utang piutang dan lain sebagainya. Dengan adanya surat ini, suatu keterangan yang diucapkan oleh manusia dapat dibuktikan.
3. Sebagai sarana pengingat sebuah peristiwa
Selanjutnya, dokumen juga berfungsi sebagai sarana pengingat suatu peristiwa atau hal-hal lain yang sebelumnya hanya disimpan dalam ingatan atau diwariskan dalam bentuk lisan. Misalnya Al Quran. Kitab suci umat Islam ini diwahyukan secara berangsur-angsur, sehingga sahabat Nabi yang ingin mempelajarinya harus menghafalnya saat itu juga atau menuliskannya menggunakan medium yang ada saja. Hafalan kolektif tersebut baru dikumpulkan untuk ditulis dalam satu buku beberapa tahun setelah ayat terakhir diturunkan, setelah banyak penghafal yang wafat. Dengan ditransmisikannya al quran dari hafalan menjadi tulisan, kini isi kitab tersebut dapat dipastikan keasliannya.
4. Sebagai sarana komunikasi
Dokumen juga bisa menjadi sarana komunikasi. Contohnya adalah surat-surat R.A Kartini kepada teman-teman beliau di Belanda. Dalam surat-surat tersebut, beliau mengkomunikasikan pendapatnya mengenai pendidikan wanita di Hindia Belanda.
5. Sebagai sarana pendukung pengiriman barang
Lembar pengiriman barang yang tertempel di barang yang Anda beli secara online juga bisa disebut dengan dokumen. Lembar ini dibutuhkan sebagai bukti transaksi jual beli barang dan jasa antara Anda, penjual dan pihak ekspedisi.
6. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan
Dokumen, khususnya dokumen bisnis dan akademik dapat digunakan sebagai bahan untuk mengambil sebuah keputusan. Misalnya, dokumen yang berisi data-data keuangan perusahaan dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan keuangan perusahaan tersebut dalam satu tahun kedepan.
Jenis-Jenis Dokumen
Berdasarkan kepentingannya, dokumen dapat terbagi menjadi 5 jenis, yaitu:
1. Dokumen Bisnis
Dokumen bisnis adalah dokumen yang diterbitkan untuk kepentingan bisnis atau usaha. Contohnya adalah surat keterangan usaha, invoice, letter of credit (LoC), surat kontrak karyawan, hasil dokumentasi event, dan lain sebagainya.
2. Dokumen Pribadi
Dokumen pribadi adalah jenis dokumen yang diterbitkan untuk kepentingan individual, seperti KTP, paspor, surat pribadi, hasil swafoto, dan lain sebagainya.
3. Dokumen Akademik
Dokumen akademik adalah dokumen yang diterbitkan untuk kepentingan pembelajaran, misalnya silabus, rencana pembelajaran (RPP), skripsi, tesis, disertasi, dan berbagai karya tulis ilmiah lainnya.
4. Dokumen Sejarah
Dokumen sejarah adalah dokumen tertulis maupun tidak tertulis yang bisa dijadikan alat bukti mengenai peristiwa atau kondisi yang terjadi di masa lalu. Misalnya, prasasti, babad, kitab-kitab kuno, naskah proklamasi, foto proklamasi, dan lain sebagainya.
5. Dokumen Pemerintah
Dokumen pemerintah adalah dokumen tertulis maupun tidak tertulis yang bisa menjadi bukti kegiatan pemerintah suatu negara atau daerah. Misalnya, Undang-Undang Dasar Republik Indonesia, Surat Keputusan Presiden dan Menteri, surat perjanjian antar negara, dan lain sebagainya.
Ciri-Ciri Dokumen
Tidak semua gambar, tulisan maupun rekaman dapat disebut sebagai sebuah dokumen. Berikut ini beberapa ciri-ciri dokumen:
1. Bisa menyampaikan informasi tertentu kepada semua pihak
Misalnya surat kontrak yang menjelaskan informasi mengenai ketentuan dan durasi kontrak kerja baik kepada karyawan maupun perusahaan.
2. Bisa membantu para pihak untuk mengambil keputusan
Informasi yang tertera dalam sebuah dokumen harus bisa digunakan oleh para pihak untuk mengambil keputusan. Misalnya, dalam surat kontrak seorang management trainee (MT), MT tersebut tidak boleh keluar dari perusahaan terkait sebelum bekerja disana selama 2 tahun atau kalau melanggar, dia akan didenda. Dengan informasi yang tertera dalam surat kontrak tersebut, karyawan terkait bisa mengambil keputusan apakah akan tetap bekerja di perusahaan tersebut atau memutuskan untuk keluar.
3. Dapat dijadikan sebagai alat bukti di ranah hukum
Dokumen, termasuk dokumen sejarah tertentu, dapat dijadikan sebagai alat bukti di ranah hukum. Bahkan, surat-surat seperti akta baik dibawah tangan maupun autentik merupakan alat bukti terkuat dalam persidangan. Misalnya, dengan surat kontrak yang berisi pasal-pasal yang merugikan karyawan, Anda bisa mengajukan pembatalan kontrak di pengadilan perdata.
4. Bisa menjadi petunjuk prosedur untuk melakukan sesuatu
Informasi yang tercantum dalam dokumen juga harus bisa dengan jelas menunjukkan prosedur yang harus dilakukan oleh para pihak untuk melakukan sesuatu. Contoh nyata dari dokumen jenis ini adalah standard operating procedure (SOP).
5. Bisa menjadi sarana pembantu penyelesaian masalah di sebuah instansi
Misalnya, Anda bisa mempermudah pekerjaan seorang customer service bank, dengan membawa dokumen berupa buku tabungan dan KTP saat membuat kartu ATM baru.
Contoh Dokumen
Berikut ini contoh dokumen penting dalam kehidupan sehari-hari:
1. Dokumen pribadi
Dokumen pribadi adalah jenis dokumen yang digunakan untuk kepentingan individual, beberapa contohnya seperti:
- Akta kelahiran.
- Kartu Tanda Penduduk (KTP).
- Kartu Keluarga (KK).
- Paspor.
- Ijazah.
- Raport.
- Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK).
- Surat Izin Mengemudi (SIM).
- Buku tabungan.
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK).
- Sertifikat Hak Milik (SHM).
- Buku atau akta nikah.
2. Dokumen bisnis
Dokumen bisnis adalah jenis dokumen yang diterbitkan untuk kebutuhan usaha atau bisnis, beberapa contohnya seperti:
- Hak Guna Bangunan (HGB).
- Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP).
- Tanda Daftar Perusahaan (TDP).
- Laporan keuangan perusahaan.
- Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia (SK Kemenkumham).
- Akta pendirian perusahaan.
- Surat kontrak.
- Invoice, faktur, kwitansi dan dokumen bukti pembayaran lainnya.
- Anggaran Dasar (AD)/Anggaran Rumah Tangga (ART) perusahaan.
- Surat dinas.
Surat-surat di atas sebaiknya disimpan secara terpisah supaya Anda atau pihak berwenang lainnya dapat mencarinya dengan mudah.
Penandatanganan Dokumen
Keberadaan tanda tangan pada sebuah dokumen penting adanya untuk menandakan bahwa isi daripada dokumen tersebut benar adanya dan telah disetujui. Namun, seiring berkembangnya zaman, kini tanda tangan tidak hanya bisa dilakukan secara konvensional saja, melainkan juga secara digital. Selengkapnya, di bawah ini adalah penjelasan tentang perkembangan proses penandatanganan dokumen.
1. Sejarah tanda tangan dalam dokumen
Keberadaan tanda tangan pada dokumen bukan hal yang asing. Bahkan dokumen pertama yang memiliki tanda tangan di dunia adalah dokumen tanah liat “Gar Ama” yang berisi daftar profesi di Sumeria pada tahun 3100 sebelum masehi.
Untuk meresmikan surat-surat resmi kenegaraan, khususnya yang berkaitan dengan kerjasama bilateral, Nabi Muhammad S.A.W juga menggunakan tanda tangan berupa cap dari emas dan perak sebagai verifikasi keabsahan dokumen tersebut.
Begitu pula dengan naskah proklamasi kemerdekaan Indonesia. Bahkan, naskah yang berisi tidak lebih dari dua paragraf isi ini hampir ditandatangani oleh seluruh hadirin yang mengikuti rapat penyusunan naskah di rumah Laksamana Muda Maeda sebelum akhirnya diusulkan untuk ditandatangani oleh Ir. Soekarno dan Bung Hatta atas nama Indonesia saja.
Hingga saat ini, tanda tangan masih merupakan alat untuk memverifikasi keabsahan sebuah dokumen. Meskipun keabsahan sebuah surat tidak cacat meskipun surat tersebut tidak memiliki tanda tangan, namun tidak dapat dipungkiri bahwasanya tanpa adanya tanda tangan, banyak orang akan meragukan keabsahan surat itu. Dengan demikian, adanya tanda tangan pada sebuah dokumen tetap penting.
2. Dokumen dan tanda tangan digital
Seiring dengan transformasi format dokumen dari fisik ke digital, tanda tangan kini juga bertransformasi dari tanda tangan basah ke tanda tangan digital. Dengan tanda tangan digital atau digital signature ini, Anda bisa menandatangani dan mengirim dokumen (kecuali dokumen tertentu) dengan tanpa harus mencetaknya terlebih dahulu.
Menariknya lagi, Anda bisa mengatur ukuran gambar tanda tangan tersebut sehingga satu dokumen bisa ditandatangani oleh banyak orang. Dengan demikian, proses administratif sebuah pekerjaan bisa berlangsung dengan lebih cepat dan efisien.
Apakah digital signature sah dan tidak dapat dipalsukan? Jawabannya adalah iya. Dalam beberapa peraturan, seperti Undang-Undang Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) dan Peraturan Pemerintah Nomor 82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, Pemerintah Indonesia telah mengatur mengenai hal ini.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 82 tahun 2012 misalnya disebutkan bahwa tanda tangan elektronik tersertifikasi harus menggunakan jasa sertifikasi tanda tangan tertentu yang dalam hal ini adalah Direktorat Tata Kelola Aplikasi Informatika, Kementerian Komunikasi dan Informatika. Sertifikat elektronik ini berisi data-data penting mengenai tanda tangan digital tersebut dan terbuat dari serangkaian kode pemrograman dengan tingkat keamanan tinggi, sehingga lebih susah dipalsukan.
Salah satu penyedia layanan tanda tangan digital yang telah di Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) adalah Privy. Dilengkapi dengan keamanan tingkat tinggi, Privy menyediakan solusi tanda tangan digital dan e-meterai baik untuk individu maupun korporasi.
