Sebagai seseorang yang bekerja di sebuah perusahaan, tentu Anda menginginkan kenaikan atau promosi jabatan, bukan? Promosi ini tentunya bisa menjadi ajang pembuktian dan peningkatan diri.
Nah, untuk mencapai proses tersebut, biasanya perusahaan akan mengeluarkan surat promosi jabatan kepada Anda. Surat ini umumnya dibuat oleh divisi HRD atau tim perusahaan langsung.
Jika Anda bekerja di divisi tersebut dan ingin membuat surat promosi jabatan, artikel berikut ini akan menyajikan beberapa contoh surat yang bisa dijadikan referensi beserta formatnya. Jadi, mari simak informasi berikut ini untuk penjelasan lebih lengkapnya!
Contoh Surat Promosi Jabatan
Agar Anda memiliki gambaran lebih luas, berikut ada beberapa contoh surat promosi jabatan yang biasanya digunakan oleh perusahaan:
1. Contoh Surat Promosi Jabatan Supervisor
Sumber: Scribd.
2. Contoh Surat Promosi Jabatan Manajer
Sumber: Scribd.
3. Contoh Surat Promosi Jabatan Umum
Sumber: Scribd.
4. Contoh Surat Promosi Jabatan dalam Bahasa InggrisÂ
5. Contoh Surat Promosi Jabatan Kepala Sekolah
Sumber: Scribd.
6. Contoh Surat Promosi Jabatan MutasiÂ
Sumber: LinovHR.
Format Surat Promosi Jabatan
Jika Anda ingin menerapkan pembuatan surat dari contoh di atas, pastikan format di bawah ini tercantum agar keabsahan dan keaslian surat terjamin:
1. Kop Surat
Hal pertama yang harus ada dalam format penulisan surat adalah bagian kop. Kop ini sangat penting untuk menunjukkan formalitas dan keresmian sebuah dokumen.
Dalam kop, cantumkan informasi seperti nama perusahaan, alamat perusahaan, alamat email, logo perusahaan, dan nomor telepon. Biasanya, perusahaan sudah memiliki template kop yang bisa langsung digunakan untuk pembuatan surat promosi jabatan.
2. Identitas Karyawan secara Lengkap
Masuk ke bagian isi surat, Anda harus menuliskan identitas karyawan secara lengkap dan benar. Hal ini penting untuk diperhatikan guna menghindari kesalahan penulisan nama dan tujuan pihak penerima.
Pasalnya, dalam satu kantor, bisa saja ada dua orang atau lebih yang memiliki kesamaan nama. Maka dari itu, untuk menghindarinya, Anda harus mencantumkan nama lengkap, divisi pekerjaan, nomor induk pegawai (NIP), jabatan, dan informasi pribadi lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan.
Format penulisan identitas ini disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Anda bisa membuatnya secara mendatar atau memanjang.
3. Informasi Berlakunya Jabatan Baru
Tujuan utama pembuatan surat promosi jabatan adalah untuk menginformasikan adanya perubahan jabatan dan kapan posisi tersebut mulai berlaku. Oleh karena itu, Anda pun harus mencantumkannya dalam surat tersebut, ya!
Informasi ini akan berfungsi untuk memberikan transparansi dan persiapan bagi calon karyawan yang mengalami kenaikan jabatan. Dengan begitu, mereka bisa mempersiapkan diri lebih awal dan mempelajari hal-hal baru di jabatan yang baru.
4. Menulis Detail Informasi Tanggung Jawab Baru
Jabatan baru berarti tanggung jawab baru pula. Agar tidak terjadi miskomunikasi, penting untuk mencantumkan informasi tentang deskripsi pekerjaan, hak, dan tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh karyawan.
Informasi ini akan sangat berguna dalam membantu karyawan beradaptasi dengan cepat pada posisi yang diberikan. Hal ini pun tentu akan mengefisiensikan operasional perusahaan sehingga tidak terlalu banyak terganggu.
5. Nama dan Tanda Tangan
Terakhir, untuk memastikan bahwa surat yang dibuat sah dan bisa dipercaya adalah membubuhkan tanda tangan dan mencantumkan nama pihak yang bertanggung jawab. Dalam hal ini, biasanya pihak pemilik perusahaan atau yang menyetujui promosi jabatanlah yang bertanggung jawab.
Melihat teknologi yang sudah serba modern, Anda bisa langsung membubuhkan tanda tangan secara online di file surat yang sudah dibuat. Kendati demikian, proses digitalisasi dokumen ini bukan berarti terhindar dari risiko pemalsuan.
Maka dari itu, guna mencegahnya, pastikan Anda membubuhkan tanda tangan digital yang sudah dibuat di aplikasi resmi seperti Privy. Privy adalah aplikasi pembuat tanda tangan digital yang bisa langsung digunakan dari mana saja dan kapan saja.
Privy juga sudah dilengkapi sistem keamanan terpadu sehingga tidak sembarang orang bisa menggunakan TTd digital Anda. Dengan demikian, pemalsuan TTd pun bisa diminimalisasi sekecil mungkin.
Selain itu, format-format di atas juga bisa Anda buat dengan mudah dengan fitur template dari Privy. Fitur ini bisa dimaksimalkan apabila Anda menjadi admin dari akun yang digunakan. Dengan begitu, proses pembuatan surat promosi jabatan pun akan lebih cepat dan efisien!
Nah, demikianlah beberapa contoh surat promosi jabatan yang bisa dijadikan referensi bagi perusahaan. Pastikan Anda menggunakan format surat yang benar dan tepat agar dokumen tersebut bisa terjamin keaslian dan keabsahannya.
