Dalam sistem ekonomi yang saat ini berlaku di Indonesia, pemutusan hubungan kerja (PHK) karyawan adalah sebuah hal yang legal dilakukan oleh sebuah perusahaan. Ada banyak alasan yang melatarbelakangi pemutusan hubungan kerja ini, mulai dari karyawan terkait yang berulang kali melanggar peraturan perusahaan, hingga perusahaan yang berada di ambang kebangkrutan, sehingga membutuhkan efisiensi.
Namun terlepas dari alasan dibalik pemutusan hubungan kerja tersebut, perusahaan wajib melakukan PHK ini dengan etika yang baik disertai dengan surat pemutusan hubungan kerja yang telah disampaikan 14 hari sebelumnya. Tujuannya adalah supaya karyawan terkait bisa segera beradaptasi dengan kebijakan tersebut.
Jika Anda masih bingung mengenai template surat PHK ini, berikut ini beberapa contoh surat PHK yang dapat Anda jadikan contoh:
Contoh Surat PHK Karyawan
1. Surat PHK karyawan yang baik dan benar
Surat PHK karyawan sebaiknya berisi informasi yang lengkap mengenai kapan masa kerja karyawan tersebut berakhir dan berapa nilai pesangon yang berhak diperolehnya dari perusahaan.
Informasi yang lengkap seperti ini memungkinkan karyawan terkait untuk melakukan penyesuaian, seperti mulai mencari pekerjaan baru, menyelesaikan pekerjaan yang ada hingga mendelegasikan sebagian pekerjaannya. Dengan demikian, karyawan tersebut tidak akan kaget dan proses operasional perusahaan juga tidak akan berhenti.
2. Surat PHK karyawan karena kesalahan berat
Salah satu faktor utama yang bisa membuat seorang tenaga kerja di PHK adalah karena dia melakukan pelanggaran berat atau terus menerus bekerja di bawah KPI yang telah ditentukan. Pelanggaran berat tersebut, seperti memberikan informasi rahasia perusahaan kepada pihak luar, berkencan dengan teman satu kantor (beberapa perusahaan melarang hal ini, mencuri peralatan kantor dan lain sebagainya.
Biasanya, sebelum surat PHK diterbitkan, karyawan terkait telah diberikan surat peringatan (SP) baik SP 1, SP 2 maupun SP 3 namun tidak mengindahkan surat peringatan tersebut. Berikut ini contoh surat untuk memutuskan hubungan kerja dengan karyawan seperti ini:
3. Surat PHK karyawan sementara
Saat ini perusahaan-perusahaan di Indonesia bisa memberlakukan masa percobaan (probation) selama kurang lebih 1-3 bulan untuk tenaga kerja baru. Masa probation ini ditujukan supaya perusahaan dapat mengetahui kualitas kinerja karyawan baru terkait sebenar-benarnya dan karyawan baru tersebut juga bisa lebih memahami kultur dan nilai-nilai yang ditawarkan oleh perusahaan.
Dalam masa-masa ini, baik perusahaan maupun karyawan baru tersebut berhak mengajukan pemutusan hubungan kerja (PHK). Biasanya, perusahaan melakukan hal ini karena menilai kalau kinerja karyawan baru tersebut selama masa probation masih di bawah standar perusahaan, sementara karyawan baru memutuskan untuk resign karena merasa bahwa budaya kinerja yang ditawarkan oleh perusahaan kurang cocok dengan dirinya.
Berikut ini contoh surat untuk PHK karyawan sementara ini:
4. Surat PHK karyawan karena mangkir
Tidak dapat dipungkiri bahwa salah satu tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan di tengah maraknya sistem kerja work from anywhere (WFA) seperti saat ini adalah karyawan yang mangkir dari pekerjaannya selama beberapa waktu. Untuk mengatasi masalah ini, sebaiknya Anda menulis peraturan terperinci mengenai sikap mangkir ini di kontrak dan tidak segan-segan untuk menerbitkan surat PHK apabila karyawan mangkir selama periode yang telah ditentukan dalam kontrak tersebut. Berikut ini contoh surat PHK untuk keperluan ini:
5. Surat PHK Karyawan karena efisiensi
Seorang pekerja juga bisa di-PHK karena adanya alasan efisiensi dalam sebuah perusahaan. Efisiensi di sini bisa berarti perusahaan terkait bangkrut maupun alasan lain, seperti adanya akuisisi dan merger antar dua perusahaan, peralihan fokus bisnis perusahaan dan kondisi kahar (force majeure).
Nah, itu tadi contoh format surat pemutusan hubungan kerja yang baik. Untuk membuat surat ini, Anda bisa mengakses template gratis yang ada di aplikasi Privy. Tidak hanya itu, dengan aplikasi ini, Anda juga bisa membubuhkan tanda tangan digital yang sudah diakui keabsahannya oleh KOMINFO.Â
Etika Pemutusan Hubungan Kerja yang Baik
Sesuatu yang dimulai dengan baik, sebaiknya juga diakhiri dengan baik, termasuk hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Pemutusan hubungan kerja yang tidak baik bisa berdampak buruk terhadap reputasi perusahaan, apalagi di masa sosial media saat ini dimana mantan karyawan bisa membagikan ulasannya dengan bebas di berbagai aplikasi media sosial dan laman pencarian kerja.
Lalu, bagaimana cara memutuskan hubungan kerja yang baik? Berikut ini beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan:
1. Periode penyesuaian
Dalam pembahasan di atas telah tertulis bahwasanya surat pemutusan hubungan kerja sebaiknya diterbitkan 14 hari sebelum hari terakhir karyawan tersebut di perusahaan. Hal ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 35 tahun 2021 pasal 37-40.
Bagi perusahaan, hal ini memungkinkan karyawan tersebut untuk menyelesaikan pekerjaannya sampai tuntas atau mendelegasikannya kepada rekan kerja. Bagi karyawan, hal ini penting supaya mereka bisa dengan cepat mencari pekerjaan baru. Sebab, tidak dapat dipungkiri kalau PHK sepihak dan tiba-tiba sedikit banyak dapat mempengaruhi kondisi psikologis seseorang.
Salah satu hal yang tidak boleh dilupakan oleh perusahaan saat memutuskan hubungan kerja dengan karyawan adalah bahwa perusahaan tersebut wajib membayar pesangon dan uang penghargaan masa kerja (UPMK). Besaran pesangon dan UPMK ini disesuaikan dengan masa kerja karyawan terkait dan juga disesuaikan dengan alasan PHK (pesangon).
Selain pesangon, pastikan juga hal-hal terkait klaim asuransi ketenagakerjaan karyawan tersebut sudah selesai dan jelas. Bagi karyawan, adanya uang pesangon dan asuransi ini penting sebagai jaring pengaman ketika mereka masih dalam masa pencarian kerja lagi, sementara bagi perusahaan, pembayaran kewajiban mantan karyawan sebagaimana mestinya dapat menghindarkan perusahaan berurusan dengan Kementerian Ketenagakerjaan dan membuat nama perusahaan semakin baik di mata stakeholder lainnya.
3. Menyampaikan alasan PHK secara transparan
Sebagaimana perusahaan yang menginginkan karyawan yang berterus terang ketika dia resign, maka perusahaan juga harus memberikan alasan yang jelas mengapa harus memecat karyawan tersebut. Dengan demikian, karyawan terkait bisa belajar dari kesalahannya atau tidak menyalahkan diri sendiri ketika memang penyebab PHK bukan karena kesalahannya.
4. Menjaga citra dan nama baik karyawan
Baik itu di-PHK karena alasan efisiensi maupun karena alasan pelanggaran berat, sudah seharusnya perusahaan tetap menjaga citra dan nama baik mantan karyawan tersebut sebagaimana mantan karyawan juga diminta untuk menjaga nama baik perusahaan.
Hal ini penting supaya perusahaan Anda tidak dikenal sebagai perusahaan yang akan memberikan review buruk kepada karyawan. Bahkan sebaliknya, jika karyawan tersebut adalah karyawan yang baik namun terpaksa dipecat karena keadaan, maka berikan surat rekomendasi kerja kepada karyawan tersebut.
Surat PHK karyawan memang harus disusun dengan hati-hati, supaya nama baik perusahaan tetap bisa terjaga. Buat surat ini dengan lebih mudah dan praktis dengan template dan tanda tangan digital dari Privy.Â
