Surat permohonan adalah surat yang dibuat oleh pihak perorangan maupun kelompok tertentu dengan tujuan mengajukan permintaan kepada pihak yang bersangkutan. Pengajuannya bisa ke siapa saja, salah satunya ke pemerintah. Isi dari surat permohonan bisa jadi untuk meminta bantuan bencana alam, sponsor maupun bantuan pendanaan suatu acara, kepentingan penyuluhan di daerah, dan sebagainya.
Surat permohonan resmi kepada pemerintah harus ditulis menggunakan bahasa yang formal dan sopan, serta apa yang hendak disampaikan jelas. Berikut kami berikan contoh surat permohonan resmi ke pemerintah yang baik dan benar.
Apa itu Surat Permohonan?
Pengertian surat permohonan adalah suatu surat yang dikirimkan dari pihak perorangan maupun kelompok, isinya tentang permintaan atau pengajuan kepada pihak tertentu, misalnya pemerintah maupun institusi. Surat permohonan bertujuan untuk memperoleh jawaban dari pihak yang bersangkutan, misalnya perihal kepentingan sponsor, bantuan bencana alam, pengajuan pembicara, penyuluhan ke daerah tertentu, dan sebagainya.
Surat permohonan tersebut harus jelas ditujukan kepada siapa serta ditulis menggunakan bahasa formal yang sopan dan bertata krama. Terutama jika ditujukan untuk pemerintah atau instansi pemerintahan, penggunaan bahasanya harus diperhatikan. Jadi, sebaiknya harus dibuat secara resmi dengan susunan yang rapi.
Beberapa surat berisi permohonan atau permintaan ke pemerintah biasanya juga disertai lampiran proposal, misalnya untuk sponsor. Proposal termasuk berkas pendukung, terutama jika ingin mengajukan bantuan dana, permintaan barang tertentu, dan sebagainya.
Format Surat Permohonan kepada Pemerintah yang Baik dan Benar
Surat permohonan kepada pemerintah harus dirancang dengan baik dan benar. Tujuannya adalah untuk mengedepankan etika serta memberikan kesan resmi karena memang ditujukan kepada instansi pemerintahan.
Apabila sedang membutuhkan bantuan tertentu yang ditujukan kepada instansi pemerintahan, selain melampirkan proposal resmi, perhatikan pula bagaimana format surat permohonan kepada pemerintah yang baik dan benar seperti berikut ini. Jadi, jangan sampai membuatnya tanpa tujuan jelas, ya!
1. Kop surat
Format surat permohonan kepada pemerintah yang pertama jika Anda mengajukannya atas nama kelompok atau organisasi tertentu, sebaiknya jangan lupa mencantumkan kop surat. Tujuannya supaya instansi penerima tahu dari mana dan siapa pengirim dokumen tersebut melalui logo dan nama organisasinya.
Dalam kop biasanya selain memuat logo dan nama organisasi, juga memuat alamat lengkap, nomor telepon, dan terkadang e-mail. Kop dibuat resmi oleh organisasi atau kelompok, biasanya sudah ada formatnya yang bisa diperbanyak sendiri sesuai kebutuhan.
Apabila pengajuannya hanya dari perorangan atau kelompok kecil saja, biasanya tidak membutuhkan kop. Namun tetap harus mengikuti format lainnya, yakni tetap menunjukkan identitas perorangan atau kelompok di bagian paling atas surat.
Di bawah kop, cantumkan pula tanggal pembuatan surat tersebut. Tuliskan dalam format ‘Tempat, Tanggal-Bulan-Tahun’ (tanpa tanda strip), contohnya ‘Yogyakarta, 22 Februari 2023’.
2. Perihal
Dalam format surat apapun, termasuk permohonan kepada pemerintah jangan pernah lupa mencantumkan perihal atau tujuan. Fungsi mencantumkannya adalah untuk menunjukkan maksud pengirim mengirimkan undangan tersebut, misalnya meminta bantuan dana, keperluan sponsorship, permohonan menjadi pembicara, dan lain sebagainya.
Tanpa menuliskan tujuan atau perihal, instansi penerima surat tersebut kemungkinan besar tidak akan tahu maksud Anda mengirimkannya. Meskipun nantinya akan tetap diketahui setelah membaca isi suratnya.
Di bawah ‘Perihal’, cantumkan pula berapa banyak lampiran berupa proposal kegiatan ataupun jenis berkas pendukung lainnya (jika ada). Apabila jumlah lampirannya dalam bentuk proposal, tuliskan saja jumlahnya dalam satuan eksemplar. Adanya komponen satu ini membantu penerima mengetahui berapa banyak berkas lain yang perlu dibaca.
3. Tujuan penerima
Komponen pada surat permohonan kepada pemerintah yang juga harus ada dan paling penting, yaitu menuliskan tujuan penerima. Jika ditujukan kepada pemerintah, penerimanya bisa jadi kepala daerah, gubernur, atau mungkin pejabat negara lainnya. Penulisan nama orang yang menerima juga harus jelas dan sebagai apa jabatannya di instansi pemerintahan tersebut.
Jika tidak menuliskan tujuan, maka surat yang dikirimkan bisa jadi malah diabaikan karena tidak jelas siapa penerimanya. Maka dari itu, guna mengantisipasi supaya hal tersebut tidak terjadi, sebaiknya jangan lupa mencantumkannya secara lengkap. Gunakan kata Yth. (Yang terhormat) supaya lebih sopan.
4. Kalimat pembuka
Dalam surat resmi, Anda harus menuliskan kalimat pembuka sebelum masuk ke inti utama pesan yang ingin disampaikan. Kalimat pembuka wajib menggunakan bahasa formal, apalagi jika dokumennya memang ditujukan kepada pemerintah.
Kalimat pembuka tidak perlu terlalu panjang atau bertele-tele. Anda dapat mengawalinya dengan kalimat ‘Dengan hormat’, kemudian perkenalkanlah organisasi/kelompok, serta program kerja yang ingin disampaikan. Tidak langsung masuk ke inti, cukup jelaskan secara umum atau permukaannya saja.
Apabila memungkinkan, kalimat pembuka sebaiknya tidak lebih dari 2-3 baris. Sebab jika lebih dari itu, kesannya jadi terlalu panjang. Orang yang membaca pun jadi malas karena terlalu banyak ‘intro’, hingga tidak tertarik untuk membaca intinya.
5. Isi surat
Setelah kalimat pembuka, selanjutnya masuk ke isi surat. Jika pada kalimat pembuka Anda menuliskan tentang pengenalan diri organisasi/kelompok serta program kerja, maka pada bagian isi akan membicarakan maksud utama Anda menuliskan undangan tersebut.
Isi surat memuat program kerja secara lebih spesifik, namun tidak perlu dijelaskan terlalu panjang. Apapun acara yang ingin diselenggarakan, isi surat harus mencantumkan waktu dan tempat acara tersebut digelar. Misalnya jika ingin mengajukan bantuan bibit pohon untuk kegiatan penanaman di pesisir pantai, maka Anda harus mencantumkan kapan waktu serta lokasi penyelenggaraan kegiatan tersebut.
Waktu dan lokasi yang dicantumkan dalam isi, harus transparan. Artinya, tidak dibuat secara asal-asalan dan sebaiknya sudah harus pasti lokasinya. Sebab nantinya pasti ada orang dari pemerintahan terkait akan langsung datang ke tempat kegiatan untuk melihat apakah kegiatan tersebut berjalan dengan baik sekaligus mengetahui apakah dana yang diberikan sudah tepat guna atau tidak.
6. Kalimat penutup
Apabila ada kalimat pembuka, maka kalimat penutup pun sudah seharusnya tak boleh dilupakan. Kalimat penutup sama artinya dengan etika menutup pembicaraan dengan lawan bicara secara sopan.
Dalam menuliskan kalimat penutup, biasanya diawali dengan ‘Demikian yang dapat kami sampaikan…’ atau sejenisnya. Kemudian jangan lupa memberikan ucapan terimakasih pada kalimat terakhir.
7. Tanda tangan dan nama pihak yang mengajukan permohonan
Pada bagian paling akhir, jangan lupa mencantumkan tanda tangan serta nama pihak yang mengajukan permohonan tanpa meterai. Jika suratnya dibuat oleh suatu organisasi, biasanya pihak yang menandatangani, antara lain ketua organisasi dan ketua pelaksana. Gunakan tinta hitam atau biru gelap untuk melakukannya.
Selain tanda tangan manual, kini Anda juga bisa menandatangani surat secara digital menggunakan aplikasi TTd online seperti Privy. Menggunakan aplikasi ini, Anda dapat mempercepat proses tanda tangan serta menjamin keaslian pesan yang diterima.
Contoh Surat Permohonan Resmi Kepada Pemerintah
Contoh surat permohonan resmi kepada pemerintah berikut ini dapat dijadikan referensi jika membutuhkan format penulisan yang baik dan benar. Ini hanya referensi dari beberapa sumber, Anda dapat menyesuaikan sesuai kebutuhan.
1. Permohonan bantuan dana atau sponsor
Sumber: Mekari e-Sign
Pada contoh surat permohonan resmi ke pemerintah seperti di atas, ditujukan langsung kepada Gubernur Provinsi Banten. Namun pada isinya tidak mencantumkan waktu penyelenggaraan kegiatan, sebab memang kegiatannya pembangunan TK/RA di daerah yang telah disebutkan. Jadi, setidaknya hanya perlu mencantumkan lokasi kegiatan secara spesifik.
Pada contoh surat tersebut juga disebutkan terdapat satu berkas lampiran, di mana pada berkas lampiran tersebut biasanya dijelaskan berapa jumlah rincian dana yang dibutuhkan. Apabila diperlukan, tak ada salahnya menebalkan beberapa kata dengan tujuan untuk memperjelas.
2. Permohonan bantuan perorangan
Sumber: Mekari e-Sign
Contoh surat permohonan resmi kepada pemerintah di atas, pengajuannya bukan oleh kelompok atau organisasi tertentu, namun perorangan. Pada contoh tersebut, isinya tentang permintaan bantuan berupa beasiswa.
Format surat permohonan ke pemerintah secara perorangan, tidak perlu mencantumkan kop. Data diri yang dituliskan juga harus spesifik, meliputi nama lengkap, NIK, tempat dan tanggal lahir, pendidikan, kontak yang bisa dihubungi, dan sebagainya yang mendukung tujuan surat tersebut.
3. Permohonan pihak terkait untuk menjadi penyuluh
Sumber: LezGetReal
Dalam contoh surat permohonan menjadi pembicara tersebut sudah jelas dan rinci mengenai penyelenggaraan kegiatannya. Meskipun tidak menyertakan lampiran seperti surat permohonan resmi lainnya, setelah inti pesan tetap diberikan catatan khusus supaya yang bersangkutan tidak kebingungan ketika membacanya.
Bahkan supaya lebih lengkap sekaligus menunjukkan bahwa dokumennya sah, pada surat tersebut dibubuhkan cap basah di atas tanda tangan. Meskipun membubuhkan cap tidak bersifat wajib, tetapi sebenarnya cukup penting untuk menunjukkan bahwa dokumen tersebut memang resmi dan asli.
4. Permohonan Penyuluhan PNS
Sumber: BKPP Kabupaten Sumbawa
Adapun contoh lainnya, yaitu perihal menyampaikan pesan terkait tugas tertentu kepada instansi pemerintahan. Formatnya pun sebenarnya tidak jauh berbeda, namun isinya tetap harus mampu menjelaskan tujuan secara spesifik tanpa bertele-tele.
5. Permintaan Data Penunjang
Sumber: Scribd
Ini merupakan contoh surat permintaan data penunjang yang ditujukan kepada Kepala Dinas Perhubungan Telekomunikasi dan Informatika. Sesuai tujuannya, dalam surat tersebut menjelaskan bahwa pihak pengirim membutuhkan beberapa data guna menunjang kegiatan yang akan dilaksanakan.
Kelima contoh surat permohonan resmi kepada pemerintah di atas dapat dijadikan referensi. Apapun jenis surat yang sifatnya resmi, tetap gunakan bahasa formal yang sopan. Semoga bacaan ini bisa membantu!
