Dalam transaksi jual-beli produk, pengembalian barang umum terjadi antara penjual dan pembeli. Hal ini disebabkan karena umumnya ada kesalahan atau ketidaksesuaian dari pihak penjual dalam penjualan dan pengiriman barang.
Pengembalian barang ini bisa dilakukan baik antara konsumen dengan perusahaan maupun perusahaan ke perusahaan lainnya. Aktivitas ini biasa lebih dikenal dengan istilah retur pembelian.
Nah, apabila Anda ingin mengembalikan barang yang tidak sesuai spesifikasi atau rusak ketika diterima, Anda bisa membuat surat seperti yang akan dicontohkan pada pembahasan artikel di bawah ini!
Tujuan Surat Pengembalian Barang
Surat pengembalian barang ditulis untuk memenuhi beberapa tujuan berikut ini:
1. Melindungi Hak dan Kewajiban Tiap Pihak Terlibat
Setiap transaksi yang dilakukan oleh konsumen, sudah dilindungi oleh hukum yang berlaku. Di Indonesia sendiri, UU Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen mengatur tentang hak dan kewajiban apa saja yang akan didapatkan oleh konsumen itu sendiri.
Jadi, apabila dirasa ada kesalahan yang disengaja oleh pihak penjual, pihak tersebut bisa dikenai sanksi hukum sesuai aturan yang berlaku. Anda pun bisa mengajukan hak untuk mendapatkan kembali barang yang sesuai dengan pemesanan awal.
Setiap perusahaan tentunya memiliki prosedur pengembalian barang yang berbeda. Namun, secara garis besarnya, perusahaan memerlukan bukti sah dan tertulis mengenai aktivitas retur pembelian tersebut.
Oleh karena itu, konsumen perlu memenuhi prosedur dengan membuat surat atau mengisi formulir retur yang sudah dibuat oleh perusahaan. Surat ini bisa digunakan oleh perusahaan sebagai bahan evaluasi serta administrasi dokumen atas retur penjualan. Retur penjualan adalah penerimaan atas barang yang dikembalikan dari konsumen kepada perusahaan.
5 Contoh Surat Pengembalian Barang
Agar Anda memiliki gambaran lebih luas, berikut ada 5 contoh surat pengembalian barang yang umum digunakan dalam transaksi:
1. Contoh Surat Pengembalian Barang Pinjaman
Sumber: Scribd.
2. Contoh Surat Pengembalian Barang ke Perusahaan
Sumber: Ginee.
3. Contoh Surat Pengembalian Barang Jaminan
Sumber: Scribd.
4. Contoh Surat Pengembalian Barang yang Sudah Dibeli
Sumber: Scribd.
5. Contoh Surat Pengembalian Barang Inventaris
Sumber: Scribd.
Cara Membuat Surat Pengembalian Barang
Jika Anda ingin mengembalikan barang, ikuti langkah pembuatan dokumen tersebut seperti di bawah ini:
1. Hubungi Pihak Penjual Barang
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah hubungi dahulu pihak penjual. Mengapa demikian? Hal ini perlu dilakukan untuk mengonfirmasi atas kesalahan atau ketidaksesuaian barang yang diterima.
Selain itu, proses menghubungi ini juga sebagai upaya konsumen untuk mengetahui prosedur apa yang harus dilakukan untuk mengembalikan produk. Anda bisa menghubungi penjual sesuai kontak yang sudah disediakan, seperti melalui email, panggilan telepon, SMS, dan sebagainya.
2. Isi Formulir Surat Pengembalian Barang
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa setiap perusahaan memiliki prosedur berbeda terkait proses retur pembelian. Ada beberapa perusahaan yang sudah memiliki formulir untuk diisi, tetapi ada juga yang tidak memilikinya.
Maka dari itu, setelah menghubungi pihak penjual, Anda bisa langsung mengisi formulir retur pembelian apabila ada. Namun, apabila tidak ada, Anda dapat membuat surat pengembalian seperti yang sudah dicontohkan di atas.
Dalam membuat surat retur, Anda dapat memaksimalkan fitur template dokumen dari aplikasi Privy. Aplikasi tersebut menyediakan fitur di mana Anda tidak perlu repot lagi harus memulai dari awal dalam penulisan surat. Untuk menggunakan fitur ini, Anda harus menjadi admin dalam akun tersebut.
3. Nama Lengkap dan Tanda Tangan
Terakhir, jangan lupa untuk menuliskan nama lengkap serta membubuhkan tanda tangan. Bagian ini biasa diletakkan di akhir surat sebagai penutup serta menginformasikan pengirim dokumen tersebut.
Jika Anda ingin mengirimkan surat retur pembelian dalam bentuk fisik, Anda dapat membubuhkan tanda tangan basah di atas dokumen yang sudah dicetak. Apabila Anda mengirimkannya dalam bentuk softfile, Anda perlu membubuhkan tanda tangan elektronik (TTE) di atas dokumen tersebut.
Dalam proses pembubuhan tanda tangan elektronik tersebut, gunakan TTd yang sudah terverifikasi agar terjamin kepercayaan setiap pihak yang terlibat. Anda dapat membuat TTE di aplikasi Privy yang dilengkapi sistem keamanan 2FA (Two-Factor Authentication) sehingga prosedur retur pembelian bisa lebih aman.
Setelah membuat template dokumen di aplikasi Privy juga, Anda bisa langsung membubuhkan TTE di atasnya. Sangat mudah, bukan?
Itulah 5 contoh surat pengembalian barang yang biasanya dilakukan antara penjual dan konsumen. Anda bisa mengajukan pengembalian dengan membuat surat retur melalui beberapa langkah yang sudah dibahas pada penjelasan di atas.
