Sebagai pebisnis, tentu Anda perlu menawarkan produk atau jasa layanan perusahaan Anda semaksimal mungkin. Bagaimana caranya? Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan membuat surat bisnis untuk penawaran harga yang dikirimkan langsung ke klien atau pelanggan.
Pada dasarnya, surat penawaran ini bisa berjalan efektif apabila Anda menyertakan seluruh informasi terkait produk atau jasa yang ingin dijual. Terlebih lagi apabila Anda sudah menghubungi dahulu pihak yang ditawari agar peluang produk atau jasa Anda diterima pun lebih besar.
Lalu, seperti apa contoh surat penawaran harga yang benar apabila ingin menerapkan strategi ini? Apakah ada tips membuatnya agar lebih menarik? Daripada penasaran, mari simak pembahasan lebih lengkapnya pada penjelasan di bawah ini!
Apa itu Surat Penawaran Harga?
Sesuai dengan namanya, surat penawaran harga adalah dokumen yang dibuat oleh sebuah perusahaan atau individu untuk mengajukan tawaran harga kepada pihak lain seperti klien, pelanggan, atau perusahaan lain. Pada intinya, penawaran ini dilakukan untuk memberikan informasi bahwa perusahaan Anda menyediakan produk atau jasa yang mungkin dibutuhkan oleh pihak yang dituju
Tujuan utama dari pembuatan surat ini adalah untuk menginformasikan seputar layanan bisnis dan tentunya syarat dan ketentuan yang ada apabila pihak lain tertarik untuk melanjutkan transaksi. Jenis dokumen ini bisa digunakan dalam berbagai bidang industri bisnis, seperti perdagangan, jasa, konstruksi bangunan, dan masih banyak lagi.
Contoh Surat Penawaran Harga
Agar Anda memiliki gambaran lebih luas, berikut ada beberapa contoh surat penawaran harga yang bisa digunakan untuk berbagai transaksi:
1. Contoh Surat Penawaran Harga Proyek
Sumber: Homecare 24.
2. Contoh Surat Penawaran Harga Barang
Sumber: Majoo.
3. Contoh Surat penawaran Harga Jasa
Sumber: Appsensi.
4. Contoh Surat Penawaran Harga Borongan Bangunan
Sumber: Scribd.
Cara Membuat Surat Penawaran Harga
Contoh-contoh di atas bisa dibuat melalui beberapa cara di bawah ini:
1. Tuliskan Judul Surat dengan Lengkap
Sebagai penerima surat, tentu Anda perlu mengetahui tujuan dari surat tersebut dikirimkan. Oleh karena itu, sebagai pengirim, pastikan Anda sudah menuliskan judul dan tujuan penulisan surat dengan lengkap.
Biasanya, judul dituliskan pada bagian “Hal” yang berbentuk seperti di bawah ini:
Hal: Penawaran Harga
Selain itu, Anda juga bisa langsung menuliskannya di kop surat dengan ukuran (font) besar agar pembaca bisa langsung mengetahui isi dokumen tersebut.
2. Cantumkan Informasi Penerima Surat
Langkah berikutnya yang tidak boleh tertinggal adalah menuliskan informasi penerima surat. Hal ini penting untuk dilakukan agar pesan yang dikirim tidak salah alamat dan tepat sasaran.
Informasi ini berupa nama penerima, alamat, email penerima, dan nomor telepon. Informasi ini juga berguna untuk menunjukkan profesionalitas dan kesopanan karena Anda sudah mengetahui siapa yang akan dituju.
3. Tuliskan Informasi Seputar Perusahaan atau Diri Anda
Apabila Anda akan membuat surat penawaran harga atas nama perusahaan, pastikan Anda juga mencantumkan informasi seputar perusahaan.
Informasi ini berupa nama perusahaan, alamat kantor, email perusahaan, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya. Umumnya, informasi ini dituliskan pada bagian kop surat.
4. Tulis Tanggal dan Tempat Pembuatan Surat
Berikutnya, jangan lewatkan juga untuk menuliskan tanggal dan tempat pembuatan surat. Hal ini penting karena tanggal dan tempat bisa dijadikan bukti historis dan rekap bagian administrasi.
Sebagai pengirim, Anda bisa melacak surat apa saja yang sudah dikirim ke pihak lain pada tanggal-tanggal tertentu. Sebagai penerima, Anda bisa mendata surat yang masuk dan mencari informasi dari tanggal yang ada apabila ingin melanjutkan transaksi.
5. Kalimat Pembuka
Sebelum masuk ke bagian isi, bukalah dahulu surat Anda dengan perkenalan singkat seputar perusahaan. Anda bisa menginformasikan terkait jenis bidang yang digeluti perusahaan, spesialisasi bisnis, dan keunggulan perusahaan Anda.
Kalimat pembuka ini juga jangan sampai lupa untuk dituliskan sebagai pengantar sebelum masuk ke bagian isi.
6. Isi atau Deskripsi Barang/Jasa yang Ditawarkan
Masuk ke bagian isi yang merupakan inti dari pembuatan dokumen, Anda perlu menjelaskan deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan dengan detail.
Misalnya, Anda menawarkan produk pakaian ke perusahaan X agar bisa digunakan sebagai seragam kantor. Nah, jelaskanlah atau deskripsikanlah jenis pakaian yang ditawarkan, seperti detail ukuran, bahan, dan sebagainya.
7. Sertakan Harga serta Syarat Penawaran
Inti dari pembuatan dokumen ini adalah harga barang atau jasa. Penerima pesan tidak akan mendapat informasi secara penuh apabila tidak adanya harga yang dicantumkan di dalamnya.
Anda bisa mencantumkan harga barang atau jasa dalam bentuk tabel atau list disesuaikan dengan kebutuhan. Tuliskan jenis barang beserta harganya secara detail agar penerima pesan bisa memahaminya dengan jelas.
Selain itu, tuliskan juga syarat dan ketentuan penawaran sebagai informasi tambahan apabila ingin melanjutkan transaksi. Sertakan informasi terkait waktu dan metode pengiriman, metode pembayaran, biaya tambahan (apabila ada), kebijakan garansi, dan lain sebagainya disesuaikan dengan aturan perusahaan.
8. Kalimat Penutup
Akhiri surat dengan menyediakan informasi kontak yang bisa dihubungi apabila penerima pesan ingin bertanya lebih lanjut atau melanjutkan proses transaksi. Selain itu, jangan lupa untuk mengungkapkan rasa terima kasih karena sudah mau menerima pesan dan informasi terkait penawaran harga Anda.
9. Lampiran (opsional)
Apabila Anda ingin memberi informasi lebih lanjut seputar harga produk atau layanan, Anda bisa mencantumkan lampiran di bagian terpisah dari surat utama. Lampiran ini bisa berupa gambar produk, brosur, menu, dan sebagainya.
10. Tanda Tangan
Terakhir, tanda tangani surat penawaran harga Anda untuk menginformasikan siapa pihak yang bertanggung jawab atas pembuatan dokumen tersebut. Apabila Anda membuat surat secara digital, Anda bisa membubuhkan tanda tangan digital yang bisa dikirim melalui email atau platform/aplikasi digital lainnya, seperti Privy.
Dengan Privy, Anda bisa langsung membuat template surat penawaran harga dan menandatanganinya apabila memegang peran sebagai SysAdmin. Namun, apabila Anda berperan sebagai pengguna biasa, Anda juga dapat langsung mengunggah dokumen penawaran harga dan menandatanganinya langsung di aplikasi tersebut. Sungguh efektif, bukan?
Demikianlah beberapa contoh surat penawaran harga yang benar untuk dijadikan referensi. Agar penawaran harga bisa lebih efisien, ikuti beberapa cara dan tips membuatnya seperti yang sudah dibahas di atas.
