Sebagai pemilik perusahaan atau pelaku bisnis, tentu sering mendengar istilah “quotation” dalam konteks dunia bisnis. Quotation merupakan salah satu aspek yang sangat penting dalam menjalankan sebuah bisnis. Namun, mungkin masih banyak di antara kita yang belum sepenuhnya memahami apa itu quotation, bagaimana komponennya, jenis-jenisnya, fungsi dalam bisnis, dan bagaimana cara membuatnya dengan tepat.
Oleh karena itu, dalam artikel ini Privy telah merangkum apa saja yang perlu Anda ketahui tentang quotation.
Apa Itu Quotation?
Quotation, atau sering disebut juga dengan quotes atau penawaran harga, adalah sebuah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan atau penyedia jasa untuk memberikan informasi mengenai harga suatu produk atau layanan kepada pelanggan potensial. Dokumen ini bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk atau layanan tertentu. Dokumen ini biasanya diberikan kepada calon pelanggan sebagai langkah awal dalam proses penjualan.
Komponen dalam Quotation
Quotation biasanya terdiri dari beberapa komponen utama yang harus disertakan agar informasi yang disampaikan lengkap dan jelas. Komponen-komponen tersebut antara lain:
- Informasi Kontak Perusahaan: Termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email yang dapat dihubungi oleh pelanggan untuk melakukan kontak atau konsultasi lebih lanjut.
- Detail Barang atau Jasa yang Ditawarkan: Menyertakan deskripsi lengkap tentang produk atau layanan yang ditawarkan, termasuk spesifikasi produk, jumlah atau kuantitas, dan jenis layanan yang disediakan.
- Harga Masing-Masing Barang atau Jasa: Penyebutan harga untuk setiap item produk atau layanan yang ditawarkan. Harga ini dapat bersifat per unit, per paket, atau sesuai dengan kesepakatan antara penjual dan pembeli.
- Syarat dan Ketentuan Transaksi: Sertakan syarat-syarat yang berlaku untuk transaksi, seperti metode pembayaran, batas waktu penawaran, kebijakan pengembalian, dan hal-hal lain yang relevan dengan transaksi.
- Tanggal Berlakunya Penawaran: Sertakan tanggal berlakunya penawaran agar pelanggan mengetahui batas waktu untuk mempertimbangkan dan merespons penawaran yang diberikan.
Dengan menyertakan komponen-komponen ini secara lengkap dan jelas dalam quotation, perusahaan dapat memberikan informasi yang akurat dan transparan kepada pelanggan potensial, sehingga memudahkan dalam proses pengambilan keputusan pembelian.
Baca Juga: 8 Manfaat e-Procurement untuk Kemajuan Bisnis Anda
Jenis-Jenis Quotation
Quotation, dalam dunia bisnis, memiliki berbagai jenis yang dapat digunakan tergantung pada situasi dan kebutuhan transaksi. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai tiga jenis quotation yang umum digunakan:
1. Estimate Quotation
Estimate quotation adalah jenis quotation yang berisi perkiraan harga produk atau layanan tanpa adanya ketetapan harga yang pasti. Dokumen ini berguna untuk memberikan gambaran awal kepada calon pembeli tentang biaya yang mungkin diperlukan. Dalam pembuatan estimate quotation, penjual masih memiliki fleksibilitas untuk mengubah harga sesuai dengan kebutuhan klien atau proyek yang sedang dijalankan. Umumnya, tidak ada ketentuan pembayaran atau syarat-syarat lain yang diatur dalam dokumen jenis ini.
2. Fixed Price Breakdown
Fixed Price Breakdown adalah jenis quotation di mana harga yang ditawarkan sudah tidak bisa diubah lagi. Dokumen ini menyajikan rincian lengkap tentang barang atau jasa yang ditawarkan, beserta kuantitas dan harga masing-masing item. Penjual juga dapat mencantumkan ketentuan pembayaran dan syarat-syarat lain yang berlaku dalam dokumen ini. Fixed Price Breakdown memberikan kepastian kepada pelanggan tentang harga yang harus dibayarkan tanpa adanya perubahan.
3. Request for Quotation
Request for Quotation (RFQ) adalah jenis quotation yang dapat digunakan baik oleh calon pembeli kepada penjual maupun sebaliknya. RFQ dari calon pembeli digunakan sebagai permintaan kepada penjual untuk menyediakan barang atau jasa dengan kualifikasi tertentu. Sementara itu, RFQ dari penjual digunakan sebagai respons terhadap permintaan dari pembeli setelah adanya RFQ tersebut. Dengan RFQ, penjual dapat membantu calon pembeli menemukan provider yang dapat memberikan penawaran terbaik berdasarkan permintaan awal yang diajukan.
Baca Juga: Apa itu Invoice? Pengertian dan Bedanya dengan Kuitansi dan Faktur
Fungsi Quotation untuk Perusahaan
Quotation, sebagai dokumen resmi yang berisi penawaran harga produk atau layanan, memiliki peran yang sangat penting dalam operasional perusahaan. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai fungsi-fungsi penting dari quotation bagi sebuah perusahaan:
1. Sebagai Alat Komunikasi Resmi
Quotation berperan sebagai alat komunikasi resmi antara perusahaan dengan calon pelanggan. Dokumen ini menyampaikan informasi yang jelas dan terperinci mengenai produk atau layanan yang ditawarkan, serta harga yang dibandrol. Dengan adanya quotation, komunikasi antara perusahaan dan pelanggan menjadi lebih efektif dan transparan.
2. Menetapkan Harga Jual yang Bersaing
Quotation membantu perusahaan dalam menetapkan harga jual yang bersaing di pasar. Melalui analisis yang teliti terhadap biaya produksi, overhead, dan faktor-faktor lainnya, perusahaan dapat menentukan harga yang sesuai dengan nilai produk atau layanan yang ditawarkan. Dengan demikian, perusahaan dapat memenangkan persaingan pasar dan memperoleh keuntungan yang optimal.
3. Menjaga Transparansi dan Integritas
Quotation membantu menjaga transparansi dan integritas dalam proses penjualan. Dengan menyertakan informasi yang akurat dan jelas mengenai harga, spesifikasi produk, serta syarat dan ketentuan transaksi, perusahaan dapat memberikan gambaran yang jujur kepada calon pelanggan. Hal ini membangun kepercayaan dan reputasi yang baik bagi perusahaan di mata pelanggan.
4. Memberikan Gambaran Biaya yang Diperlukan
Quotation memberikan gambaran yang jelas tentang biaya yang diperlukan bagi pelanggan untuk memperoleh produk atau layanan tertentu. Dengan mengetahui harga yang ditawarkan dan rincian biaya lainnya, pelanggan dapat melakukan perencanaan anggaran dengan lebih baik dan mempertimbangkan keputusan pembelian secara matang.
Baca Juga: 5 Contoh Invoice Tagihan Jasa Proyek & Tips Membuatnya
Cara Membuat Quotation dengan Tepat
Membuat quotation yang tepat dan efektif merupakan langkah penting dalam menjalankan proses penjualan yang sukses. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat quotation dengan tepat:
1. Identifikasi Kebutuhan Pelanggan
Langkah pertama dalam membuat quotation adalah memahami dengan baik kebutuhan dan keinginan pelanggan. Komunikasikan dengan baik untuk mengetahui jenis produk atau layanan yang dibutuhkan, serta preferensi terkait dengan harga, kualitas, dan layanan tambahan.
2. Rincikan Barang atau Jasa yang Ditawarkan
Selanjutnya, rincikan dengan jelas barang atau jasa yang ditawarkan dalam quotation. Sertakan deskripsi yang lengkap dan detail mengenai spesifikasi produk atau layanan, termasuk jumlah, ukuran, warna, dan fitur-fitur lainnya yang relevan.
3. Tentukan Harga dengan Cermat
Setelah mengidentifikasi barang atau jasa yang akan ditawarkan, tentukan harga dengan cermat. Hitung dengan teliti biaya produksi, biaya operasional, dan margin keuntungan yang diinginkan untuk menetapkan harga yang kompetitif namun tetap menguntungkan bagi perusahaan.
4. Sertakan Syarat dan Ketentuan yang Jelas
Quotation harus menyertakan syarat dan ketentuan transaksi yang jelas dan mudah dipahami oleh pelanggan. Sertakan informasi mengenai metode pembayaran, batas waktu penawaran, kebijakan pengiriman, garansi produk, dan hal-hal lain yang relevan dengan transaksi.
5. Buat Tata Letak yang Mudah Dipahami
Tata letak quotation haruslah mudah dipahami oleh pembaca. Susun informasi secara terstruktur dan logis, dengan menggunakan judul, subjudul, dan poin-poin penawaran yang jelas. Gunakan font yang mudah dibaca dan hindari tata letak yang terlalu padat atau rumit.
6. Sertakan Informasi Kontak yang Jelas
Akhiri quotation dengan menyertakan informasi kontak perusahaan yang lengkap, termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email yang dapat dihubungi oleh pelanggan untuk melakukan kontak atau konsultasi lebih lanjut.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat quotation yang efektif dan profesional, sehingga meningkatkan kemungkinan kesuksesan dalam menjual produk atau layanan kepada pelanggan potensial. Quotation yang dibuat dengan tepat tidak hanya memberikan gambaran yang jelas tentang penawaran yang diberikan, tetapi juga mencerminkan profesionalisme dan integritas perusahaan Anda.
Dari panduan lengkap tentang apa itu quotation yang telah dibahas, diharapkan Anda sebagai pemilik perusahaan dapat lebih memahami pentingnya peran quotation dalam proses transaksi bisnis. Quotation bukan hanya sekadar dokumen formal, tetapi juga merupakan alat komunikasi yang penting antara perusahaan dan pelanggan. Melalui quotation, Anda dapat memberikan informasi yang jelas dan transparan mengenai penawaran produk atau layanan kepada calon pelanggan, sehingga memudahkan dalam proses pengambilan keputusan pembelian.
Untuk meningkatkan legalitas dan keamanan transaksi bisnis Anda, diperlukan beberapa dukungan tambahan, salah satunya adalah penggunaan e-meterai. Namun, penting untuk diingat bahwa tidak semua penyedia e-Meterai dapat diandalkan, dan masih banyak yang berpotensi menjadi scam dan tidak menjamin keamanan dokumen Anda.
Untuk mengatasi hal ini, Anda dapat memilih e-Meterai dari Privy. Layanan e-Meterai dari Privy memungkinkan Anda untuk dengan mudah menambahkan meterai ke dalam dokumen elektronik yang perlu ditandatangani, meningkatkan legalitas dan keabsahan dokumen tersebut. Dengan Privy, Anda tidak perlu lagi khawatir tentang mencari tempat pembelian meterai atau risiko kehilangan atau rusaknya meterai konvensional.
Anda dapat meningkatkan efisiensi dengan menggabungkan produk e-Meterai dengan PrivySign dalam satu platform. Privy juga menyediakan fitur keamanan yang canggih, termasuk segel khusus Peruri yang hanya dapat terbaca dengan menggunakan aplikasi khusus, menjadikan transaksi bisnis Anda lebih terjamin dan aman.
Hubungi kami hari ini dan ketahui bagaimana layanan kami dapat meningkatkan legalitas dan keamanan transaksi bisnis Anda.
