Apakah bisnis Anda masih bergantung pada proses onboarding manual yang memakan waktu dan rumit? Jika iya, Anda mungkin menghadapi berbagai tantangan seperti dokumen yang hilang, kesalahan data, hingga pengalaman pelanggan yang kurang memuaskan. Namun, dengan digital onboarding, semua tantangan ini dapat diatasi. Untuk membantu Anda lebih memahami pentingnya hal ini untuk bisnis, mari kita simak 7 tujuan digital onboarding untuk bisnis modern, bagaimana cara kerjanya, serta tips untuk mengoptimalkan proses ini agar bisnis Anda tetap kompetitif di pasar yang terus berkembang.
baca juga:Â Keuntungan Menggunakan E-Meterai Untuk Bisnis Modern
7 Tujuan Digital Onboarding untuk Bisnis Modern
Digital onboarding bukan hanya tentang memindahkan proses manual ke platform digital. Lebih dari itu, ini adalah strategi untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan pengalaman pelanggan. Berikut adalah tujuh tujuan utama dari digital onboarding untuk bisnis modern:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Proses manual seringkali memakan waktu dan sumber daya yang besar. Dengan digital onboarding, bisnis dapat mengotomatiskan proses seperti pengumpulan data, verifikasi identitas, dan persetujuan dokumen. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi biaya operasional.
2. Mempercepat Proses Pendaftaran
Salah satu tujuan utama digital onboarding adalah mempercepat proses pendaftaran pelanggan. Dengan teknologi seperti e-KYC (electronic Know Your Customer) dan tanda tangan elektronik, pelanggan dapat menyelesaikan pendaftaran dalam hitungan menit, bukan hari.
3. Meningkatkan Keamanan Data
Digital onboarding menggunakan teknologi enkripsi dan autentikasi yang canggih untuk melindungi data pelanggan. Hal ini memastikan bahwa informasi sensitif tetap aman dari ancaman cyber.
4. Memberikan Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik
Pelanggan modern menginginkan proses yang cepat dan mudah. Dengan digital onboarding, bisnis dapat memberikan pengalaman yang lebih baik dengan menghilangkan hambatan seperti formulir manual dan dokumen fisik.
5. Mematuhi Regulasi dan Standar Kepatuhan
Digital onboarding membantu bisnis mematuhi regulasi seperti perlindungan data dan anti pencucian uang (AML). Dengan teknologi ini, bisnis dapat memastikan bahwa semua proses onboarding sesuai dengan standar hukum yang berlaku.
6. Mengurangi Risiko Kesalahan Manual
Kesalahan manusia seringkali menjadi masalah dalam proses manual. Digital onboarding mengurangi risiko ini dengan mengotomatiskan pengumpulan dan verifikasi data, sehingga data yang dihasilkan lebih akurat.
7. Meningkatkan Skala Bisnis
Dengan digital onboarding, bisnis dapat menjangkau lebih banyak pelanggan tanpa perlu menambah sumber daya secara signifikan. Hal ini memungkinkan bisnis untuk tumbuh lebih cepat dan efisien.
baca juga:Â Digital Document Management System Untuk Bisnis Anda
Bagaimana Cara Kerja Digital Onboarding untuk Bisnis Modern?
Digital onboarding adalah proses yang memungkinkan pelanggan untuk mendaftar dan memverifikasi identitas mereka secara online tanpa perlu interaksi fisik atau dokumen manual. Proses ini dirancang untuk memberikan pengalaman yang cepat, aman, dan efisien bagi pelanggan, sekaligus membantu bisnis mematuhi regulasi yang berlaku.
Berikut adalah penjelasan lebih lengkap mengenai lima langkah utama dalam proses digital onboarding:
1. Pengumpulan Data Digital
Langkah pertama dalam digital onboarding adalah pengumpulan data pelanggan. Dalam proses ini, pelanggan diminta untuk mengisi informasi pribadi mereka melalui formulir online yang dirancang agar mudah digunakan dan intuitif. Formulir ini biasanya mencakup data seperti nama lengkap, alamat, nomor identitas, nomor telepon, dan alamat email.
Keunggulan dari pengumpulan data digital adalah fleksibilitasnya. Pelanggan dapat mengisi data kapan saja dan di mana saja, asalkan mereka memiliki akses ke perangkat yang terhubung dengan internet. Selain itu, data yang dikumpulkan secara digital langsung disimpan dalam sistem bisnis yang aman, mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen fisik.
2. Verifikasi Identitas Elektronik
Setelah data dikumpulkan, langkah berikutnya adalah verifikasi identitas pelanggan. Proses ini menggunakan teknologi canggih seperti e-KYC (electronic Know Your Customer) untuk memastikan bahwa identitas pelanggan valid dan sesuai dengan dokumen yang mereka unggah.
Verifikasi identitas elektronik dapat mencakup beberapa metode, seperti:
- Pengunggahan Dokumen Identitas: Pelanggan diminta untuk mengunggah dokumen seperti KTP, SIM, atau paspor. Sistem kemudian memverifikasi keaslian dokumen tersebut secara otomatis.
- Pengenalan Wajah (Facial Recognition): Pelanggan diminta untuk mengambil foto selfie yang akan dibandingkan dengan foto pada dokumen identitas mereka.
- Autentikasi Biometrik: Teknologi ini menggunakan data biometrik seperti sidik jari atau pengenalan suara untuk memastikan identitas pelanggan.
Proses ini dilakukan secara real-time, sehingga pelanggan tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan hasil verifikasi.
3. Tanda Tangan Elektronik
Setelah identitas pelanggan berhasil diverifikasi, langkah berikutnya adalah tanda tangan elektronik. Dalam proses ini, pelanggan dapat menandatangani dokumen yang diperlukan secara digital menggunakan perangkat mereka, seperti smartphone, tablet, atau komputer.
Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan manual, asalkan memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh regulasi. Di Indonesia, tanda tangan elektronik yang tersertifikasi seperti yang disediakan oleh Privy telah diakui secara hukum berdasarkan Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
Keunggulan tanda tangan elektronik adalah kemudahannya. Pelanggan tidak perlu mencetak dokumen, menandatanganinya secara manual, dan mengirimkannya kembali. Semua proses dapat diselesaikan dalam hitungan menit, sehingga menghemat waktu dan tenaga.
4. Penyimpanan Data yang Aman
Setelah semua data dan dokumen terkumpul, langkah berikutnya adalah penyimpanan data. Dalam digital onboarding, data pelanggan disimpan dalam sistem yang dirancang untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan informasi.
Sistem penyimpanan ini biasanya menggunakan teknologi enkripsi untuk melindungi data dari akses yang tidak sah. Selain itu, bisnis juga harus mematuhi regulasi perlindungan data yang berlaku, seperti Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PSTE) di Indonesia.
Dengan penyimpanan data yang aman, bisnis dapat mengurangi risiko kebocoran data dan membangun kepercayaan pelanggan.
5. Pemberitahuan dan Persetujuan
Langkah terakhir dalam proses digital onboarding adalah pemberitahuan kepada pelanggan bahwa mereka telah berhasil di-onboard. Biasanya, pelanggan akan menerima email atau notifikasi yang mengonfirmasi bahwa proses onboarding telah selesai.
Pada tahap ini, bisnis juga dapat memberikan akses langsung kepada pelanggan untuk menggunakan layanan atau produk yang mereka tawarkan. Misalnya, pelanggan yang telah berhasil di-onboard dapat langsung mengakses akun mereka, melakukan transaksi, atau menggunakan fitur tertentu.
Pemberitahuan ini penting untuk memberikan kejelasan kepada pelanggan dan memastikan bahwa mereka merasa dihargai dalam proses onboarding.
baca juga:Â Apa Itu Sistem Integrasi? Manfaat dan Penerapannya dalam Bisnis Modern
Bagaimana Cara Mengoptimalkan Proses Digital Onboarding untuk Bisnis Modern?
Meskipun digital onboarding sudah menawarkan banyak manfaat, ada beberapa langkah yang dapat diambil untuk memastikan proses ini berjalan dengan optimal. Berikut adalah tiga cara utama untuk mengoptimalkan digital onboarding:
1. Gunakan Teknologi yang Tepat
Pilih platform digital onboarding yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Pastikan platform tersebut memiliki fitur-fitur penting seperti:
- e-KYC: Untuk verifikasi identitas pelanggan secara otomatis.
- Tanda Tangan Elektronik: Untuk menyederhanakan proses persetujuan dokumen.
- Enkripsi Data: Untuk melindungi data pelanggan dari ancaman cyber.
Platform yang tepat akan membantu bisnis Anda meningkatkan efisiensi dan memberikan pengalaman onboarding yang lebih baik bagi pelanggan.
2. Fokus pada Pengalaman Pelanggan
Desain proses onboarding yang sederhana dan intuitif. Pastikan pelanggan dapat menyelesaikan pendaftaran dengan mudah tanpa merasa terbebani oleh langkah-langkah yang rumit.
Beberapa cara untuk meningkatkan pengalaman pelanggan meliputi:
- Menyediakan Panduan Langkah demi Langkah: Berikan petunjuk yang jelas untuk setiap tahap onboarding.
- Meminimalkan Jumlah Data yang Diminta: Hanya minta data yang benar-benar diperlukan untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan pelanggan.
- Menyediakan Dukungan Pelanggan: Pastikan pelanggan dapat dengan mudah menghubungi tim dukungan jika mereka mengalami kesulitan.
3. Pantau dan Evaluasi Proses Secara Berkala
Proses digital onboarding harus dievaluasi secara rutin untuk memastikan bahwa semuanya berjalan dengan lancar. Gunakan data dan feedback pelanggan untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Beberapa metrik yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proses onboarding meliputi:
- Tingkat Penyelesaian Onboarding: Berapa banyak pelanggan yang berhasil menyelesaikan proses onboarding?
- Waktu yang Dibutuhkan untuk Onboarding: Berapa lama waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk menyelesaikan proses?
- Feedback Pelanggan: Apa yang pelanggan katakan tentang pengalaman mereka selama proses onboarding?
Dengan memantau dan mengevaluasi proses secara berkala, bisnis Anda dapat terus meningkatkan efisiensi dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan.
Digital onboarding adalah solusi yang tidak hanya membantu bisnis modern meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Dengan tujuan seperti meningkatkan keamanan data, mempercepat proses pendaftaran, dan mematuhi regulasi, digital onboarding menjadi investasi yang sangat penting untuk bisnis yang ingin tetap relevan di era digital.
Login with Privy: Solusi Onboarding Mudah, Efektif, dan Bebas Hambatan!
Perlu Anda ingat juga bahwa proses onboarding tidak boleh rumit dan lambat. Mengapa? Sebab Jika demikian, Anda berisiko kehilangan pelanggan potensial. Oleh karena itu, memilih solusi digital onboarding yang tepat adalah langkah strategis yang tidak boleh diabaikan. Di sinilah peran platform Customer Onboarding dari Privy hadir sebagai solusi terbaiknya.
Dengan Customer Onboarding dari Privy, Anda tidak perlu lagi mengingat username dan kata sandi, tidak perlu lagi dokumen fisik, hanya dengan satu aplikasi, sehingga dapat onboard ke mana saja dengan one pass. Privy memungkinkan Anda menikmati kemudahan dalam proses pendaftaran otomatis tanpa perlu menunjukkan dokumen fisik dan mengisi formulir secara manual.
Anda juga tidak perlu khawatir dengan keamanannya, sebab Privy telah mendapatkan akreditasi Webtrust for Certification Authority (CA) untuk memperkuat jaminan pembuktian tanda tangan elektronik serta keamanan data para pengguna. Selain itu, Privy juga telah mendapatkan sertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Informasi ISO/IEC 27001:2013 untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data Anda.
Hubungi tim Privy hari ini untuk konsultasi gratis dan temukan solusi digital onboarding yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda.
