Dalam dunia bisnis, terkadang ada kondisi yang mengharuskan perusahaan untuk mengakhiri kerjasama dengan pihak ketiga. Hal ini biasanya dilakukan dengan menerbitkan surat pemutusan kontrak kerjasama, yang berfungsi sebagai pemberitahuan resmi kepada pihak terkait.
Jika Anda ingin membuatnya, dalam artikel ini kami akan memberikan contoh format surat pemutusan kontrak kerjasama dan menjelaskan komponen-komponen penting yang perlu dicantumkan. Dengan format yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa proses pemutusan kerjasama berlangsung secara profesional dan sesuai dengan hukum yang berlaku.
Apa Itu Surat Pemutusan Kontrak Kerjasama?
Surat pemutusan kontrak kerjasama adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh sebuah perusahaan untuk mengakhiri perjanjian yang telah berjalan dengan pihak ketiga, seperti vendor, supplier, atau mitra bisnis lainnya.
Dokumen ini berisi informasi lengkap mengenai alasan pemutusan kontrak, tanggal efektif, dan rincian terkait lainnya. Selain memberikan kejelasan, surat ini juga bertujuan untuk menjaga hubungan baik antara perusahaan dan mitra, meskipun kerjasama dihentikan.
Baca Juga: Surat Kontrak Kerja Karyawan: Pengertian, Dasar Hukum, dan Contohnya
Alasan Perusahaan Menerbitkan Surat Pemutusan Kontrak Kerjasama
Ada beberapa alasan yang mendorong perusahaan untuk menghentikan kerjasama dengan pihak ketiga. Berikut adalah beberapa alasan umum yang biasanya mendasari diterbitkannya surat pemutusan kontrak kerjasama:
1. Jangka Waktu Kerja Telah Selesai
Beberapa kontrak kerjasama memiliki durasi waktu tertentu, misalnya satu tahun atau dua tahun. Ketika jangka waktu ini habis dan tidak ada rencana untuk memperpanjangnya, perusahaan dapat menerbitkan surat pemutusan kontrak sebagai bentuk kepastian bahwa kerjasama telah resmi berakhir.
2. Terjadi Perselisihan Sehingga Tujuan Tidak Sejalan
Ada kalanya perusahaan dan pihak ketiga mengalami perbedaan visi atau perselisihan yang menghambat pencapaian tujuan kerjasama. Jika negosiasi tidak menemukan solusi yang memuaskan, pemutusan kontrak mungkin menjadi langkah terbaik untuk menghindari dampak negatif yang lebih besar.
3. Seorang atau Beberapa Pekerja Meninggal
Pada kasus tertentu, terutama pada bisnis yang sangat bergantung pada keterampilan dan keahlian individu tertentu, kehilangan pekerja karena meninggal dunia bisa menjadi alasan untuk mengakhiri kontrak kerjasama. Ini dilakukan untuk menyesuaikan ulang rencana bisnis atau mencari mitra kerja baru yang lebih sesuai dengan kebutuhan.
Komponen Surat Pemutusan Kontrak Kerjasama
Dalam menyusun surat pemutusan kontrak kerjasama, ada beberapa komponen yang wajib dicantumkan untuk memastikan bahwa surat tersebut memenuhi standar resmi dan tidak membingungkan pihak penerima. Berikut adalah komponen-komponen yang perlu disertakan:
1. Kop Surat
Kop surat biasanya berisi logo perusahaan, nama, alamat lengkap, nomor telepon, dan email perusahaan. Ini berfungsi untuk menunjukkan bahwa surat ini benar-benar dikeluarkan oleh perusahaan yang sah dan bukan surat tidak resmi.
Baca Juga: Kelebihan Sistem Persuratan Digital bagi Bisnis
2. Nomor Surat
Nomor surat merupakan identitas unik yang memudahkan pelacakan surat jika sewaktu-waktu diperlukan. Dengan adanya nomor surat, perusahaan dapat dengan mudah mencari arsip terkait jika suatu saat diperlukan dalam proses dokumentasi atau penyelesaian konflik.
3. Perihal
Perihal berfungsi sebagai penanda inti dari isi surat. Dalam hal ini, perihal yang bisa dicantumkan adalah “Pemberitahuan Surat Pemutusan Kontrak Kerjasama dengan Vendor.” Perihal ini membantu penerima surat untuk langsung mengetahui maksud utama dari surat tersebut.
4. Salam Pembuka
Salam pembuka ditujukan kepada pihak yang menjadi mitra atau vendor. Dimulai dengan kata “Yth. Bapak/Ibu,” diikuti dengan nama, jabatan, dan nama perusahaan pihak ketiga yang bersangkutan. Salam pembuka ini penting sebagai bentuk etika komunikasi formal yang tetap menjaga hubungan baik.
5. Alasan Pemutusan Kontrak
Bagian ini menjelaskan alasan pemutusan kontrak secara singkat dan padat. Alasan yang jelas akan membantu kedua belah pihak memahami latar belakang keputusan ini, serta meminimalkan kesalahpahaman di kemudian hari.
6. Tanggal Efektif Pemutusan Kontrak
Tanggal efektif pemutusan kontrak adalah tanggal terakhir vendor terkait bekerja sama dengan perusahaan. Tanggal ini sangat penting dicantumkan agar pihak ketiga mengetahui batas waktu mereka untuk menyelesaikan tanggung jawabnya.
7. Ucapan Terima Kasih
Meskipun tidak wajib, ucapan terima kasih dapat menjadi pelengkap yang menunjukkan apresiasi atas kerjasama yang telah berlangsung. Hal ini sangat bermanfaat untuk menjaga hubungan baik, terutama jika kerjasama berakhir bukan karena perselisihan.
8. Penutup
Penutup surat berisi kalimat yang menyatakan harapan akan pengertian dan perhatian dari pihak penerima.
Contohnya, “Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan persetujuannya, kami ucapkan terima kasih.”
Kalimat ini menandakan bahwa perusahaan berharap surat ini diterima dengan baik dan dipahami oleh penerima.
9. Tanda Tangan
Tanda tangan adalah bukti autentik dari pihak perusahaan yang menyatakan persetujuan terhadap isi surat. Cantumkan nama perusahaan, nama orang yang menandatangani, jabatannya, dan tentunya tanda tangannya. Tanda tangan ini juga menunjukkan bahwa surat tersebut diterbitkan dengan resmi dan sah.
Baca Juga: Manfaat Penting Tanda Tangan Digital bagi UMKM yang Perlu Dipahami
Contoh Surat Pemutusan Kontrak Kerjasama dengan Vendor
Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas, berikut contoh surat pemutusan kerja sama dengan vendor yang dapat menjadi panduan Anda:
Sumber: academia.edu
Permudah Proses Administrasi Bisnis Anda dengan Tanda Tangan Elektronik Privy
Mengelola dokumen penting, seperti surat pemutusan kontrak kerjasama, kini semakin mudah dan aman dengan tanda tangan elektronik dari Privy. Sebagai penyedia identitas digital dan tanda tangan elektronik terkemuka di Indonesia, Privy menawarkan solusi yang praktis untuk kebutuhan administrasi bisnis Anda.
Dengan lebih dari 40 juta pengguna terverifikasi dan lebih dari 2.600 pelanggan perusahaan, Privy menghadirkan layanan yang terpercaya dan telah teruji keamanannya. Tidak hanya mempercepat proses, penggunaan tanda tangan elektronik juga memberikan jaminan legalitas dokumen elektronik sesuai dengan regulasi di Indonesia.
Ingin tahu bagaimana Privy dapat mendukung transformasi digital dalam bisnis Anda? Anda dapat mencoba free-trial sekarang, atau mengajukan product inquiry untuk mendapatkan panduan lebih lengkap. Dengan Privy, Anda bisa fokus pada pertumbuhan bisnis tanpa perlu khawatir mengenai aspek legalitas dan keamanan dokumen Anda. Hubungi Privy sekarang!
