Cara Menggunakan e-Signature Online dengan Aman dan Efektif

Di era digital saat ini, berbagai jenis dokumen bisa ditandatangani secara elektronik tanpa perlu hadir secara fisik. E-signature online atau tanda tangan elektronik adalah teknologi yang memungkinkan Anda menandatangani dokumen secara online dengan cepat, efisien, dan aman. 

E-signature menjadi solusi efektif bagi perusahaan dan individu yang ingin menyederhanakan proses penandatanganan dokumen. Namun penggunaan e-signature harus dilakukan dengan benar agar data dan dokumen aman terlindungi dari risiko manipulasi atau pencurian identitas. Itu sebabnya dalam artikel ini kami akan membahas cara menggunakan e-signature online yang aman dan efektif, khususnya menggunakan layanan dari Privy.

baca juga: 6 Cara Membuat Signature Email dengan Mudah dan Efektif

Cara Menggunakan E-Signature Online dari Privy dengan Mudah dan Aman

Menggunakan e-signature bisa sangat mudah dengan platform tepercaya seperti Privy yang menyediakan fitur keamanan tinggi dan kepatuhan hukum untuk melindungi dokumen Anda. Berikut langkah-langkah menggunakan e-signature dari Privy dengan aman.

1. Registrasi dan Verifikasi Akun di Privy

Langkah pertama dalam menggunakan e-signature adalah membuat akun di platform Privy. Setelah mendaftar, Anda akan diminta untuk melakukan verifikasi identitas. Proses ini penting agar akun Anda terjaga keamanannya dan hanya bisa diakses oleh diri sendiri. Verifikasi identitas biasanya dilakukan melalui email atau nomor ponsel, dan mungkin termasuk verifikasi KTP atau biometrik yang menjamin bahwa data pengguna valid dan terlindungi.

2. Unggah Dokumen yang Akan Ditandatangani

Setelah akun terverifikasi, Anda bisa mulai mengunggah dokumen yang ingin ditandatangani. Privy mendukung berbagai format dokumen seperti PDF, Word, atau gambar, sehingga Anda memiliki fleksibilitas untuk memilih format yang paling sesuai. Pastikan dokumen dalam keadaan aman sebelum diunggah untuk menghindari risiko manipulasi data di pihak eksternal.

3. Tentukan Area untuk Tanda Tangan

Setelah dokumen diunggah, Anda dapat menentukan lokasi di mana tanda tangan akan ditempatkan. Platform Privy menyediakan fitur yang memungkinkan Anda menandai area tertentu untuk tanda tangan, baik di bagian akhir dokumen, di atas nama, atau sesuai kebutuhan lain. Dengan fitur ini, e-signature Anda akan terlihat rapi dan terstruktur.

4. Tambahkan Tanda Tangan Elektronik

Setelah menentukan area tanda tangan, tambahkan tanda tangan elektronik Anda pada dokumen tersebut. Proses ini biasanya cukup sederhana dan langsung bisa dilakukan melalui platform sehingga Anda dapat menandatangani dokumen kapan pun dan di mana pun.

5. Simpan dan Unduh Dokumen yang Sudah Ditandatangani

Setelah tanda tangan berhasil ditambahkan, Anda dapat menyimpan dokumen dalam platform atau mengunduhnya ke perangkat yang digunakan. Privy menyediakan enkripsi yang menjaga dokumen agar tetap aman selama penyimpanan dan transfer. Dengan fitur ini, Anda bisa yakin bahwa dokumen tetap terlindungi bahkan setelah proses tanda tangan selesai.

6. Bagikan Dokumen dengan Pihak Terkait

Privy juga memungkinkan Anda untuk berbagi dokumen yang sudah ditandatangani langsung melalui platform. Anda dapat mengirimkan dokumen melalui email atau memberikan akses terbatas kepada pihak lain. Fitur berbagi ini membantu Anda menghemat waktu dan memastikan keamanan dokumen sampai ke tangan yang tepat.

baca juga: Mengoptimalkan Transaksi: Panduan Penggunaan eSignature API

Mengapa Harus Menggunakan E-Signature yang Aman?

Menggunakan e-signature tanpa memperhatikan keamanan bisa membuka risiko besar bagi dokumen dan identitas Anda. Berikut alasan mengapa keamanan e-signature sangat penting.

1. Melindungi Keaslian Dokumen

E-signature yang aman menjamin bahwa dokumen tetap asli tanpa perubahan. Keaslian ini penting, terutama untuk kontrak atau dokumen legal yang memerlukan bukti sah di pengadilan. Dengan fitur verifikasi dari Privy, setiap perubahan dalam dokumen akan terdeteksi.

2. Mencegah Pemalsuan Identitas

Meski penandatanganan secara online makin mudah, risiko pemalsuan identitas juga ikut meningkat di dunia digital. Namun dengan menggunakan e-signature yang aman, Anda dapat melindungi identitas dari penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Privy menawarkan verifikasi ganda yang meminimalisir risiko ini, seperti otentikasi OTP atau biometrik.

3. Menjamin Validitas Hukum

Privy adalah penyedia e-signature yang sudah terdaftar dan memiliki validitas hukum di Indonesia. Artinya, layanan tanda tangan elektronik yang ditawarkan oleh Privy memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan konvensional. Keabsahan ini membuat Anda tidak perlu khawatir soal legalitas dokumen yang ditandatangani secara digital.

4. Mempermudah Penyimpanan dan Pengelolaan Dokumen

Dengan e-signature, semua dokumen yang telah ditandatangani tersimpan secara digital dan bisa diakses kapan saja. Hal ini mempermudah pengelolaan dan pencarian dokumen, terutama saat Anda harus memverifikasi atau melakukan review dokumen pada kemudian hari.

5. Meningkatkan Efisiensi Kerja

E-signature memungkinkan proses penandatanganan dokumen menjadi lebih cepat dan efisien tanpa memerlukan kehadiran fisik. Hal ini jelas sangat menguntungkan bagi bisnis yang memproses banyak dokumen secara berkala. Privy memungkinkan Anda untuk melakukan tanda tangan elektronik dari berbagai perangkat sehingga memudahkan Anda bekerja lebih fleksibel.

6. Mengurangi Penggunaan Kertas

Penggunaan e-signature juga mendukung gerakan ramah lingkungan dengan mengurangi kebutuhan kertas untuk dokumen. Semua proses menjadi paperless dan digital yang tidak hanya mengurangi biaya cetak tetapi juga membantu mengurangi jejak karbon Anda.

baca juga: 7 Keuntungan Menggunakan Tanda Tangan Digital untuk Bisnis Anda

Gunakan E-Signature Aman dengan Privy

Privy menawarkan solusi e-signature online yang aman, efektif, dan mudah digunakan untuk berbagai kebutuhan tanda tangan elektronik Anda. Dengan teknologi canggih dan proses verifikasi yang kuat, Privy memungkinkan Anda untuk melakukan penandatanganan dokumen dengan cara yang aman. 

Privy juga menyediakan fitur keamanan tambahan seperti enkripsi data, audit trail, dan pengelolaan akses, sehingga Anda bisa lebih tenang dalam menggunakan e-signature.

Tidak hanya itu, Privy menawarkan free-trial bagi Anda yang ingin mencoba layanan ini sebelum berlangganan. Dengan free-trial ini, Anda bisa merasakan kemudahan dalam menggunakan tanda tangan elektronik yang aman dan legal dari Privy. 

Jika memiliki pertanyaan lebih lanjut, tim Privy selalu siap membantu. Jangan ragu untuk menghubungi Privy untuk informasi produk lebih lanjut atau untuk mengajukan product inquiry terkait layanan e-signature. Gunakan Privy untuk e-signature sekarang juga!