Di era digital seperti sekarang ini, pengelolaan data karyawan menjadi salah satu aspek yang sangat penting dalam operasional sebuah perusahaan. Data karyawan bukan hanya sekadar informasi administratif, tetapi juga mencakup berbagai aspek yang sangat pribadi dan sensitif. Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk memahami cara mengelola data karyawan dengan benar guna melindungi privasi dan keamanan informasi tersebut.
Pada kesempatan kali ini, Privy akan membahas secara mendalam mengenai data karyawan, menjelaskan alasan mengapa data ini harus dilindungi, jenis data yang perlu dilindungi, serta cara pengelolaannya yang tepat. Tanpa panjang lebar lagi, simak selengkapnya artikel di bawah ini!
Apa Itu Data Karyawan?
Data karyawan adalah informasi yang dikumpulkan oleh perusahaan tentang setiap individu yang bekerja di perusahaan tersebut. Data ini mencakup berbagai jenis informasi, mulai dari data pribadi hingga informasi terkait pekerjaan dan performa kerja. Secara umum, data karyawan dikumpulkan dari berbagai sumber, seperti formulir lamaran kerja, catatan gaji, dan sistem absensi.
Mengapa Data Karyawan Harus Dilindungi?
Melindungi data karyawan bukan hanya kewajiban hukum bagi perusahaan, tetapi juga merupakan praktik bisnis yang baik. Berikut beberapa alasan utama mengapa data karyawan harus dilindungi.
1. Melindungi Privasi Karyawan
Setiap karyawan memiliki hak atas privasi mereka, termasuk privasi data pribadi mereka. Data karyawan sering kali mencakup informasi yang sangat sensitif, seperti alamat rumah, nomor telepon, tanggal lahir, informasi kesehatan, dan data keuangan. Penggunaan data ini tanpa persetujuan karyawan bisa melanggar hak privasi mereka dan menyebabkan rasa tidak nyaman atau bahkan kerugian.
2. Mencegah Pencurian Identitas
Data karyawan yang tidak dilindungi dengan baik dapat menjadi target empuk bagi pencuri identitas. Pencurian identitas merupakan kejahatan di mana pelaku mendapatkan dan menggunakan data pribadi seseorang untuk melakukan penipuan atau kegiatan ilegal lainnya. Hal tersebut bisa menyebabkan kerugian finansial yang signifikan dan masalah hukum bagi karyawan yang menjadi korban.
Baca Juga: 7 Tips Cybersecurity Indonesia untuk Lindungi Data Anda
3. Mematuhi Peraturan Perundang-undangan
Ada berbagai peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang perlindungan data pribadi yang harus dipatuhi oleh perusahaan. Di Indonesia sendiri, ada Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) dan Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika No. 20 Tahun 2016 tentang Perlindungan Data Pribadi dalam Sistem Elektronik.
Regulasi ini mengatur bagaimana data pribadi harus dikumpulkan, digunakan, disimpan, dan dilindungi. Pelanggaran terhadap peraturan ini bisa mengakibatkan sanksi hukum, denda, atau tindakan administratif dari pemerintah.
4. Menjaga Reputasi Perusahaan
Pelanggaran data dapat merusak reputasi perusahaan di mata publik, karyawan, pelanggan, dan investor. Ketika terjadi kebocoran data, berita tersebut dapat menyebar dengan cepat dan menyebabkan kerugian yang besar terhadap kepercayaan publik terhadap perusahaan. Pelanggan dan mitra bisnis mungkin merasa ragu untuk bekerja sama dengan perusahaan yang tidak dapat menjaga keamanan data mereka.
Selain itu, karyawan akan kehilangan kepercayaan dan loyalitas terhadap perusahaan, yang dapat berdampak negatif pada produktivitas dan retensi karyawan. Dengan melindungi data karyawan secara efektif, perusahaan dapat menjaga reputasinya dan membangun kepercayaan di antara semua pemangku kepentingan.
Baca Juga: 10 Manfaat Keamanan Data Bisnis: Lindungi Data, Lindungi Bisnis
Data Karyawan Apa Saja yang Harus Dilindungi?
Tidak semua data karyawan memiliki tingkat sensitivitas yang sama, namun beberapa jenis data memerlukan perlindungan ekstra. Berikut data karyawan yang harus dilindungi dengan ketat:
- Informasi Pribadi: Termasuk nama, alamat, tanggal lahir, dan nomor identifikasi seperti KTP atau paspor. Informasi ini seringkali menjadi target utama bagi pencuri identitas.
- Informasi Keuangan: Data mengenai gaji, tunjangan, dan nomor rekening bank sangat rentan terhadap penyalahgunaan.
- Data Kesehatan: Informasi medis dan asuransi kesehatan adalah data yang sangat sensitif dan harus dilindungi sesuai dengan regulasi kesehatan.
- Riwayat Pekerjaan: Catatan pekerjaan sebelumnya, evaluasi kinerja, dan data pelatihan menjadi informasi yang sebaiknya dijaga kerahasiaannya untuk melindungi privasi dan kepentingan karyawan.
- Data Kontrak: Informasi mengenai kontrak kerja, termasuk detail gaji dan hak-hak lainnya harus dijaga agar tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang.
Bagaimana Cara Mengelola Data Karyawan dengan Benar?
Mengelola data karyawan dengan benar merupakan langkah krusial dalam menjaga privasi, keamanan, dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Berikut beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengelola data karyawan dengan benar.
1. Membuat Kebijakan Privasi Data yang Jelas dan Komprehensif
Kebijakan privasi data menjadi fondasi yang penting dalam pengelolaan data karyawan. Kebijakan ini harus merinci bagaimana perusahaan mengumpulkan, menggunakan, dan menyimpan data karyawan. Kebijakan tersebut juga harus mencakup informasi tentang hak-hak karyawan terkait dengan data mereka, seperti hak untuk mengakses, memperbaiki, atau menghapus informasi pribadi mereka.
2. Memperoleh Persetujuan dari Karyawan Sebelum Mengumpulkan dan Menggunakan Data Mereka
Sebelum mengumpulkan atau menggunakan data karyawan, perusahaan harus memperoleh persetujuan tertulis dari karyawan terkait. Karyawan harus diberitahu secara jelas tentang tujuan pengumpulan data dan bagaimana data tersebut akan digunakan.
Selain itu, mereka harus diberi kesempatan untuk menyetujui atau menolak penggunaan data mereka, terutama jika penggunaannya melibatkan pengungkapan kepada pihak ketiga. Pastikan persetujuan karyawan harus didokumentasikan dengan baik agar dapat dipertahankan untuk keperluan audit.
Baca Juga: 3 Manfaat Pengkinian Data di Privy dan Langkah-langkahnya
3. Menyimpan Data Karyawan dengan Aman
Penting untuk menyimpan data karyawan di tempat yang aman dan terlindungi dari akses yang tidak sah. Data tersebut dapat disimpan dalam sistem manajemen data yang terenkripsi atau dalam basis data yang dilindungi dengan teknologi keamanan yang kuat.
4. Membatasi Akses ke Data Karyawan
Hanya orang-orang yang membutuhkan akses ke data karyawan untuk melakukan tugas-tugas mereka yang seharusnya memiliki akses ke informasi tersebut. Pastikan bahwa hak akses diberikan secara proporsional, sesuai dengan tanggung jawab dan fungsi pekerjaan masing-masing individu. Selain itu, tetapkan prosedur autentikasi yang kuat, seperti penggunaan kata sandi yang kompleks atau autentikasi multi-faktor, untuk memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses data karyawan.
5. Memusnahkan Data Karyawan dengan Benar
Data karyawan yang tidak lagi diperlukan atau relevan harus dimusnahkan dengan benar sesuai dengan kebijakan penghapusan data perusahaan. Ini dapat melibatkan penghapusan fisik atau penghapusan elektronik, tergantung pada jenis data yang diproses. Pastikan bahwa proses penghapusan data dilakukan secara aman dan irreversible, sehingga tidak ada peluang bagi pihak yang tidak bertanggung jawab untuk memulihkan atau memanfaatkan data yang telah dihapus.
Demikianlah penjelasan menyeluruh terkait data karyawan. Secara garis besar, mengelola data karyawan dengan benar adalah tanggung jawab yang serius bagi setiap perusahaan. Melalui penerapan praktik-praktik terbaik dalam pengelolaan data, perusahaan dapat menjaga privasi, keamanan, dan kepatuhan terhadap regulasi, sambil membangun kepercayaan karyawan dan menjaga reputasi perusahaan.
Menggunakan teknologi yang tepat dan mengikuti kebijakan perlindungan data yang ketat adalah langkah penting untuk melindungi privasi dan keamanan informasi karyawan. Untuk itu, Privy hadir memberi solusi terbaik yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola dokumen dengan menggunakan PrivyCorp.
PrivyCorp dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang memudahkan pengelolaan dokumen, termasuk pengelolaan data karyawan. Fitur seperti penyimpanan dokumen terpusat dapat menjadi tempat yang aman dan efisien untuk menyimpan semua dokumen terkait. Hal ini memudahkan tim untuk mengakses dokumen dengan cepat tanpa harus mencari di berbagai tempat penyimpanan yang berbeda.
Selain itu, terdapat fitur tanda tangan digital on premise yang memberikan kemudahan dalam proses autentikasi. Pengguna dapat menandatangani dokumen secara elektronik dengan mudah yang tidak hanya mempercepat proses pengesahan, tetapi juga meningkatkan keamanan dan keabsahan dokumen.
Karena telah tersertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Informasi ISO/IEC 27001:2013, Privy memastikan bahwa semua data yang dikelola aman dan terlindungi. Jadi Anda tidak perlu khawatir terkait keamanan data perusahaan dan data karyawan.
Tunggu apalagi? Hubungi kami sekarang untuk merasakan manfaat dari sistem pengelolaan dokumen yang aman, efisien, dan tepercaya. Lindungi privasi data dengan solusi terbaik dari Privy!
